Simboli del foglio presenze. Designazione delle ferie nella scheda attività

Foglio presenze - designazioni 2017-2018 Da anni la maggior parte delle aziende continua a seguire la forma unificata, anche se ormai ha solo carattere di raccomandazione. Il principio in base al quale l'orario di lavoro viene registrato nella scheda attività e quali designazioni vengono utilizzate per questo verranno discussi più avanti nell'articolo.

Perché hai bisogno di una pagella, quale modulo viene utilizzato più spesso?

La necessità di una scheda attività (di seguito denominata scheda attività) è dovuta a:

1. I requisiti dell'art. 13 della legge "Contabilità" n. 402-FZ del 6 dicembre 2011, secondo la quale tutte le entità aziendali sono tenute a registrare ogni fatto della loro vita economica.
2. Facilità d'uso per il calcolo delle buste paga.

Poiché la scheda attività si riferisce a documenti primari, con l'entrata in vigore di alcune disposizioni della legge “Sulla contabilità” dal 1° gennaio 2013, non è necessario utilizzare i moduli unificati T-12 e T-13, approvati con Risoluzione del Comitato statale di statistica n. 1 del 5 gennaio 2004, per mantenerlo. Cioè, le organizzazioni hanno il diritto di sviluppare e utilizzare i propri moduli.

Tuttavia, i moduli T-12 (da compilare manualmente) e T-13 (da compilare automaticamente) sono riusciti ad affermarsi positivamente come i più comodi da usare. A questo proposito, la maggior parte delle aziende continua a utilizzarli, talvolta apportando adeguamenti individuali.

Quali sono le regole per inserire le designazioni delle lettere su un foglio presenze?

Oltre ai moduli unificati approvati, la risoluzione Goskomstat n. 1 contiene anche spiegazioni per la loro compilazione, che possono essere utilizzate in caso di problemi con l'esecuzione di un particolare modulo. Secondo questi chiarimenti, la scheda attività indica il tempo effettivamente lavorato/non lavorato da ciascun dipendente dell'organizzazione. Per fare ciò, di fronte al cognome di ciascun dipendente, per ogni giorno del mese (compresi i fine settimana e i giorni festivi) vengono posizionate alcune lettere designate, sotto le quali è indicato il numero di ore (se è possibile o necessario contare il tempo trascorso dal lavoratore sul posto di lavoro).

In questo caso, il datore di lavoro, a sua discrezione, può scegliere uno qualsiasi dei metodi per contrassegnare la scheda attività:

• oppure con la modalità di registrazione completa, rilevando le presenze/assenze e ogni altra deviazione;
• oppure registrando solo le difformità (mancate presentazioni, ritardi, straordinari, trasferte, ecc.).

I voti apposti in pagella non sono sufficienti per calcolare la retribuzione se ci sono scostamenti dalle presenze. Ad esempio, un dipendente che va in ferie viene effettuato sulla base di un ordine corrispondente e, in questo caso, il foglio presenze indica esattamente i giorni indicati nell'ordine. Lo stesso vale per i viaggi d'affari, le assenze per malattia e l'assenteismo. Il reparto contabilità esamina i documenti aggiuntivi che comprovano le voci nel foglio presenze e solo se i dati in essi contenuti corrispondono al calcolo dello stipendio corrispondente.

Spiegazione dei simboli usati frequentemente

Il modulo unificato della pagella T-12 contiene i simboli utilizzati sia in esso che nel modulo T-13. Ecco qui alcuni di loro:

• “I”: il dipendente va a lavorare durante il giorno secondo l'orario di lavoro stabilito nell'organizzazione;
• “N” - il dipendente va a lavorare di notte (secondo le norme dell'articolo 96 del Codice del lavoro della Federazione Russa, si considera andare a lavorare dalle 22:00 alle 6:00);
• "RV" - lavoro nei fine settimana e nei giorni festivi (ufficialmente, i fine settimana e i giorni festivi sono stabiliti dalle norme dell'articolo 111-112 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• “C” - lavoro straordinario, per il quale, ai sensi dell'art. 99 del Codice del lavoro della Federazione Russa, un dipendente è assunto su iniziativa del datore di lavoro e con il consenso del dipendente (la base per apporre questo marchio è un documento aggiuntivo, da cui consegue che il dipendente ha dato il suo consenso );
• "DA" e "OD" - rispettivamente ferie annuali principali e aggiuntive retribuite (la base per apporre tale segno è l'ordine di concessione delle ferie);
• "K" - un viaggio d'affari a cui il dipendente viene inviato sulla base del relativo ordine;
• “B” - invalidità temporanea, per confermare la quale il dipendente deve presentare un certificato di assenza per malattia rilasciato secondo tutte le norme;
• “PR” - assenteismo, considerato secondo le norme dell'art. 81 del Codice del lavoro della Federazione Russa come assenza dal posto di lavoro senza giustificato motivo;
• “B” - fine settimana - ecco come vengono contrassegnati i giorni in cui il dipendente non è andato (e non sarebbe dovuto andare) al lavoro (poiché tutti i numeri sono indicati sulla scheda attività, vengono contrassegnati anche i fine settimana per non confondersi in futuro durante i calcoli).

Decodificare il significato delle lettere associate a situazioni di emergenza (NN, OZ, NV, OV, OZH)

Le designazioni utilizzate di frequente elencate nel paragrafo precedente sono ben note ai funzionari del personale e agli addetti alla contabilità. Tuttavia, ci sono anche situazioni di emergenza in un'organizzazione legate all'andata al lavoro/all'assenteismo dei dipendenti, e devono essere contrassegnate sulla pagella per evitare confusione.

Ecco alcuni casi:

1. “NN” - mancata comparizione per ragioni sconosciute. È indicato nella pagella se il datore di lavoro non conosce i motivi per cui il dipendente non si è presentato al lavoro. Questa designazione presuppone che possa essere corretta una volta determinata la causa. Ad esempio, un dipendente non è venuto a lavorare per una settimana, non ha risposto alle telefonate e non è stato possibile contattarlo in altri modi. In questo momento, sulla pagella viene inserito "NN". Se una settimana dopo il dipendente si è presentato e ha portato un congedo per malattia, allora "NN" può essere corretto in "B" (invalidità temporanea con benefici).
2. “OZ” è il congedo senza retribuzione, previsto dalla legge. Ad esempio, secondo quanto previsto dall'art. 128 del Codice del lavoro della Federazione Russa, su loro richiesta, i cittadini sono tenuti a fornire fino a 5 giorni lavorativi in ​​relazione alla registrazione del matrimonio o alla morte di parenti stretti. Se si parla di ferie non retribuite, previste dalla decisione del datore di lavoro, viene indicato “OD” (ferie aggiuntive retribuite).
3. “NV” - giorni liberi aggiuntivi senza retribuzione. Resta inteso che in questo caso un giorno libero viene concesso al dipendente su decisione del datore di lavoro oltre ai giorni liberi sanciti dalla legislazione sul lavoro (in altre parole, è tempo libero). Se per tale giorno di riposo aggiuntivo viene trattenuto anche il salario, viene inserito "OV" (giorno di riposo aggiuntivo retribuito).
4. "OZH" - congedo per prendersi cura di un bambino fino a 3 anni. Durante l'intero periodo di congedo di maternità, il dipendente mantiene il suo posto di lavoro, ciò significa che il suo nome viene inserito nel foglio presenze e il segno corrispondente è posizionato di fronte.

Pertanto, nella scheda attività vengono utilizzate varie designazioni di lettere, con l'aiuto delle quali vengono visualizzati i casi di presenza/mancata presenza dei dipendenti sul posto di lavoro e le loro caratteristiche, per comodità di registrazione dell'orario di lavoro. Per annotare una serie di designazioni, la persona che tiene il foglio presenze ha bisogno di un documento che confermi le parole del dipendente. L'elenco delle designazioni utilizzate nella maggior parte delle aziende, nonché la forma della pagella stessa, sono tratti dalla Risoluzione n. 1 del Goskomstat.

L'orario di lavoro e la sua contabilità sono componenti importanti di qualsiasi organizzazione, poiché consentono di controllare le attività dell'azienda e disciplinare i dipendenti. Per semplificare questa procedura, è stato sviluppato un modulo speciale: un foglio presenze. Esiste sia in versione cartacea che elettronica. E ogni tipo ha le sue sfumature nel riempimento.

Chi compila la pagella

Ciascuna organizzazione nomina un responsabile della gestione dei fogli presenze, concentrandosi sulle specificità dell'attività e sul numero del personale. Se l'organizzazione è piccola e tutto il lavoro viene svolto in ufficio, l'ispettore del personale, il contabile o altra persona autorizzata segnala i dipendenti.

Nel caso in cui un'impresa abbia più strutture, è molto più semplice registrare le presenze dei dipendenti direttamente sul posto di lavoro. In questo caso, tale responsabilità è assegnata al caposquadra o al capounità con un ordine separato o specificata nel contratto di lavoro.

Algoritmo per lavorare con le schede attività

Prima di tutto, devi sapere che ogni azienda deve avere un foglio presenze regolare (cioè cartaceo). Puoi stampare tu stesso il modulo oppure ordinarlo presso una tipografia.

Esistono due moduli approvati: T-12 e T-13. La loro differenza è che il primo non tiene conto solo dell'orario di lavoro, ma ha anche colonne per il calcolo dello stipendio mensile, che vengono compilate secondo lo stesso schema, ovvero ogni mese il primo giorno in cui viene aperta una nuova scheda attività. E' necessario compilare i seguenti campi:

• Nome dell'azienda (per numero di serie e data di completamento.
• Il periodo per il quale viene aperta la scheda attività.
• Numeri di serie del personale e relativi dati dalle carte personali.

I restanti dati vengono inseriti entro un mese e la compilazione della parte relativa alla retribuzione viene lasciata all'addetto alla contabilità.

Per rendere più rapida e comoda la compilazione della scheda attività è stato sviluppato e approvato un sistema di annotazione. Riflettono anche altre sfumature. Sono disponibili 36 simboli. Ma a volte questa quantità non è sufficiente per visualizzare con precisione tutte le informazioni sul dipendente.

La tabella descrive i simboli più comunemente utilizzati nelle schede attività. Una descrizione più dettagliata e un elenco completo si trovano solitamente nel primo foglio del modulo. Ciò semplifica la navigazione nella notazione e la determinazione in quale situazione cosa inserire nella cella.

Compilazione regolare di moduli

Compilare una scheda attività è un lavoro minuzioso che richiede attenzione. Ciò può essere fatto utilizzando, ad esempio, il metodo delle presenze continue e delle mancate presentazioni.

In questo caso, i dati vengono inseriti in ciascuna colonna. I simboli indicano sia la presenza dei dipendenti che la loro assenza, indicandone le motivazioni. Viene inoltre indicato il numero di ore trascorse sul luogo di lavoro.

Nella scheda attività stessa, apparirà così: in un giorno libero, metti la lettera "B", sotto 0, in un giorno lavorativo, rispettivamente, "I" e il numero di ore, ad esempio 8. Simile ai fine settimana , si rilevano diversi motivi di assenza dal lavoro, a partire dai viaggi di lavoro fino alle assenze per motivi sconosciuti.

In questo caso, calcolare il foglio presenze è un po' più semplice, perché tutti i numeri e i simboli necessari sono davanti ai tuoi occhi. Ciò vale soprattutto per gli specialisti con poca esperienza lavorativa: in questo modo avranno meno probabilità di confondersi e commettere errori.

Compilare saggiamente il foglio presenze

Esiste anche un metodo per registrare le deviazioni. Si applica quando la giornata lavorativa ha la stessa durata durante l'intero periodo. In questo caso vengono rilevate solo le situazioni non standard, ovvero mancate presentazioni, viaggi di lavoro, ecc. Quando si utilizza questo metodo, si impiega molto meno tempo e il risultato finale è lo stesso in entrambi i casi.

Sul foglio appare così: la riga superiore contiene informazioni sull'assenza del dipendente dal posto di lavoro: B, K, OT, NN, PR, B e altri. La riga inferiore rimane vuota. Dopotutto, nel calcolo finale del tempo lavorato, gli zeri non contano e, a parità di durata della giornata lavorativa, non resta che eseguire le azioni più semplici: contare il numero di celle vuote nella riga superiore (queste sono presenze) e moltiplicare per il numero di ore.

Questo metodo è più conveniente per funzionari e contabili esperti. È adatto anche per le piccole organizzazioni in cui il numero del personale è ridotto. Se il tuo management non conosce un sistema di monitoraggio del tempo più semplice, ora è il momento di offrirglielo.

Mantenere i fogli presenze su un computer

Oltre alla versione cartacea, ne esistono anche diverse elettroniche. Come accennato in precedenza, le schede attività devono essere duplicate. Ciò è necessario affinché i dati sul lavoro dei dipendenti non vadano persi e la loro accuratezza sia confermata (dopotutto, non è possibile utilizzare un computer ovunque).

Una delle opzioni più convenienti è un foglio presenze creato nei programmi per ufficio. Excel è perfetto per questi scopi. I fogli di calcolo ti consentono di creare documenti di qualsiasi tipo e dimensione. Inoltre, grazie alla possibilità di impostare formule, riassumere e calcolare i dati intermedi è molto più semplice.

Utilizzando un software speciale

Se il dipendente o il management non hanno competenze sufficienti nell'utilizzo dei fogli di calcolo, è possibile selezionare un altro programma simile. In questo caso il foglio presenze sarà simile alla versione cartacea. Ciò contribuirà a ridurre il tempo impiegato a lavorare con il documento.

Vale anche la pena considerare che ogni programma richiede l'uso di versioni con licenza. Naturalmente, hanno prezzi diversi da fornitori diversi. Ad esempio, il programma "Timesheet" costerà agli utenti da 1000 rubli. e superiore, a seconda del numero del personale.

Un altro vantaggio di tali utilità è che non è necessario compilare una scheda attività cartacea. Il modulo con tutti i voti può essere facilmente stampato in qualsiasi momento necessario. Questa funzione è probabilmente presente in ogni programma simile.

Informazioni sull'archiviazione dei documenti

A cosa serve la scheda attività? Questa è la base per la contabilità in un modo o nell'altro, nonché la prova principale che il dipendente si trovava sul luogo di lavoro e adempie ai suoi doveri. Senza dubbio, questo documento è molto importante per ogni organizzazione.

Quindi per quanto tempo viene archiviato questo modulo? I fogli presenze devono essere conservati per un anno. Ciò è stabilito dalla legge e tali norme devono essere osservate.

Se perdi una pagella già chiusa, non c'è bisogno di farsi prendere dal panico. Può sempre essere ripristinato utilizzando altri documenti. A questo scopo vengono utilizzate note esplicative, certificati di assenza per malattia, informazioni su viaggi di lavoro, programmi di ferie, ecc .. Tutto ciò che conferma e spiega l'assenza di una persona dal posto di lavoro può essere utilizzato per ripristinare i dati.

Chi potrebbe aver bisogno di una pagella?

Questo documento è spesso richiesto durante varie ispezioni. Ad esempio, il servizio fiscale ne verifica la disponibilità nell'organizzazione e il suo corretto completamento.

L'assenza di un foglio presenze, anche nella più piccola azienda, può comportare una multa piuttosto elevata. La stessa cosa accade quando si commettono errori nella compilazione dei moduli. Ciò vale sia per i calcoli che per l'uso errato dei simboli.

La presenza dei timesheet è obbligatoria. Sono necessari sia per l'azienda stessa (contabilità, disciplina dei dipendenti) sia per gli organismi di ispezione. E la cosa più importante è utilizzare correttamente i simboli nel foglio presenze. Quindi puoi evitare una serie di problemi con i dipendenti e le autorità di regolamentazione.

non è sempre indicato allo stesso modo. Il codice specifico dipende dalla base per il rilascio di tale congedo. Il nostro materiale discute tutte le questioni relative alla registrazione delle ferie senza retribuzione nella pagella.

Ferie senza retribuzione in pagella: regole generali

La compilazione di un foglio presenze (di seguito denominato foglio presenze) è una delle responsabilità del datore di lavoro (parte 4 dell'articolo 91 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Gli spazi vuoti delle pagelle RV (n. T-12 e n. T-13) sono stati approvati dal Comitato statistico statale della Russia (risoluzione n. 1 del 01/05/2014). Per compilarli vengono utilizzati i simboli riportati sul frontespizio del modulo approvato n. T-12: codici alfabetici o digitali (a scelta).

Esistono 2 codici per la designazione lasciare senza retribuzione nella scheda attività URV:

Indicazione di altri periodi di riposo senza risparmio salariale

Tra i simboli ce ne sono molti altri che vengono utilizzati durante la riflessione vacanza senza salvare in pagella. Dovrebbero essere utilizzati in casi rigorosamente definiti e non devono essere confusi con le designazioni di cui sopra.

Le lettere "UD" (o il numero 13) indicano che il dipendente è in congedo di studio, che non è soggetto a retribuzione (parte 2 dell'articolo 173, parte 2 dell'articolo 174 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Il codice “DB” (o il numero 18) viene impostato se il dipendente ha usufruito di ferie annuali aggiuntive non retribuite. Non deve essere confuso con quelli elencati nella parte 2 dell'art. 128 del Codice del lavoro della Federazione Russa con ferie per le quali un dipendente ha diritto di presentare domanda ogni anno. La legislazione menziona questo tipo di attività ricreative:

• nell'art. 263 del Codice del lavoro della Federazione Russa (congedo per i lavoratori che si prendono cura dei bambini, se stabilito da un contratto collettivo);
• clausola 3 art. 8 della Legge della Federazione Russa “Sullo status degli eroi...” del 15 gennaio 1993 n. 4301-1 e parte 2 dell'art. 6 della legge "Sulla fornitura di garanzie sociali agli eroi..." del 01/09/1997 n. 5-FZ (per i cittadini che rendono servizi speciali al paese - eroi del lavoro, detentori dell'Ordine della Gloria, ecc. );
• parte 7art. 18 della legge “Sulla protezione antincendio volontaria” del 05/06/2011 n. 100-FZ (per i vigili del fuoco volontari).

Una designazione separata con le lettere "NV" viene utilizzata se il lavoratore ha scelto giorni di riposo aggiuntivi non retribuiti invece di un aumento della retribuzione nei casi in cui tale scelta gli è stata concessa dalla legge (ad esempio, per il lavoro straordinario - Articolo 152 del Codice del lavoro di la Federazione Russa).

Sul foglio presenze riportiamo le ferie non retribuite in ore

I giorni di calendario vengono utilizzati per indicare la durata del congedo “obbligatorio” a proprie spese (parte 2 dell'articolo 128 del Codice del lavoro). Ma in caso di congedo non retribuito concordato con il datore di lavoro (articolo 128, parte 1, del Codice del lavoro), non viene fornita alcuna indicazione sul metodo di calcolo e la durata è determinata di comune accordo dalle parti. Pertanto, è consentito concedere tale congedo a un dipendente senza risparmiare il suo stipendio in ore.

È molto importante compilare correttamente il foglio presenze, altrimenti potrebbero sorgere difficoltà nella conversione delle ore di ferie in giorni di calendario. A sua volta, la presa in considerazione dei giorni di calendario di riposo a proprie spese nell’arco dell’anno lavorativo è importante per determinare il momento in cui sorge il diritto alle ferie annuali retribuite.

Nella colonna della scheda attività del giorno corrispondente, devi riflettere 2 fatti contemporaneamente:

• il dipendente è al lavoro utilizzando il codice “I” (o numeri - 01) che indica gli orari;
• trovandolo in aspettativa senza retribuzione utilizzando il codice “DO”.

Pertanto, la designazione del congedo non retribuito nella pagella di lavoro dipende dalla situazione specifica. È molto importante compilare correttamente la pagella, perché se vengono rilevate violazioni, il datore di lavoro e i dipendenti colpevoli rischiano multe.

Tutto in un'impresa è soggetto a contabilità. Compreso l'orario di lavoro. È destinato a svolgere compiti che costituiscono la ragion d'essere dell'organizzazione. La legislazione sul lavoro obbliga ogni imprenditore a tenere registri chiari dell'orario di lavoro. Il modo in cui ciò avviene in pratica viene discusso di seguito.

La necessità di mantenere i fogli presenze

La contabilizzazione del tempo lavorato da ciascun dipendente garantisce:

• controllo dell'attività lavorativa;
• rispetto della disciplina da parte dei subordinati;
• correttezza del calcolo dei guadagni;
• informazioni operative sulle risorse di cui dispone il manager per un determinato periodo di tempo.

Al fine di semplificare l'attuazione delle richieste elencate, è stato introdotto nella pratica un modulo documentale standard, denominato time sheet (TURV).

Codice alfabetico e numerico nella pagella. Designazioni di base

Per comodità di registrare tutte le possibili situazioni con l'utilizzo dell'orario di lavoro, i dipendenti utilizzano codici sviluppati e approvati dal Comitato statistico statale. Sono assegnati a tutti i tipi di costo. L'impresa ha il diritto di crittografare le tipologie di utilizzo dell'orario di lavoro tra cui scegliere:

• lettere;
• in numeri.

Non è necessario ricordare le convenzioni a memoria. Tutti sono contenuti direttamente nel modulo TURV. Devi solo inserire con attenzione i codici appropriati in ogni casella accanto ai nomi dei singoli dipendenti.

L'elenco dei codici è considerevole, ma in realtà non vengono utilizzati tutti contemporaneamente. Alcune designazioni sono applicabili solo alle imprese con determinate specifiche di lavoro.

Soprattutto vengono utilizzate le denominazioni TURV, che si riferiscono al lavoro diretto dei dipendenti sul posto di lavoro:

Il lavoro durante il giorno era codificato con la lettera I, che può essere decifrata come tempo di presenza. Le restanti designazioni contengono le lettere iniziali dei tipi di lavoro. Per quanto riguarda i numeri, vengono semplicemente messi in ordine.

Importante! La direzione deve ricordare che il fatto di effettuare ore di lavoro straordinario e nei giorni ufficialmente festivi deve essere legittimato da un'apposita ordinanza.

Decodificare le designazioni dei tipi di vacanze

Tutte le opzioni di vacanza sono codificate in lettere e numeri. Si nascondono dietro i numeri da 09 a 17.

È più semplice decifrare le designazioni delle ferie annuali - principali e aggiuntive - poiché sono designate come OT (09) e OD (10). Altri tipi di congedo hanno i seguenti codici:

Il TURV registra inoltre le informazioni sui congedi secondo:

• BiR R o 14;
• prendersi cura del bambino fino all'età di 3 o 15 anni.

Importante! Quando un dipendente segue una formazione e continua a lavorare con una giornata lavorativa ridotta, il suo orario di lavoro è annotato nel TURV come HC o 12.

Caratteristiche dell'utilizzo del codice NN nella pagella

Tra le tipologie di tempo trascorso rientra l'assenza di un dipendente per motivi sconosciuti o fino a quando non vengono determinate tutte le circostanze di possibile assenteismo. Sono designati come NN o 30. Il codice è indicato accanto al nome del dipendente che non si è presentato al lavoro all'orario stabilito. Allo stesso tempo, la persona responsabile della redazione del TURV non dispone di documenti o informazioni orali attendibili sui motivi dell'assenza.

Non dovresti inserire immediatamente il codice PR nell'apposita casella, che registra l'assenteismo. È più saggio attendere spiegazioni convincenti o documenti da parte del dipendente assente che dimostrino la validità del motivo dell'assenza.

Se ci si affretta a registrare l'assenteismo, è possibile che un foglio presenze con il codice sbagliato cada nelle mani del contabile che calcola lo stipendio. Successivamente, quando il motivo dell’assenza del dipendente risulterà valido, si dovrà correggere due errori e apportare adeguamenti alla documentazione con la contabilità primaria.

Importante! Prima di accertare i motivi dell’assenza dal lavoro del dipendente, è più ragionevole nel TURV designare il giorno corrispondente con il codice neutro NN (30).

Possibili errori nella compilazione del TURV

Oltre ai soliti errori di battitura in TURV, ci sono errori davvero significativi.

Esempio. Un dipendente dell'azienda ha visitato una discoteca nel suo giorno libero ed è stato tra i piantagrane. Di conseguenza, è stato arrestato dalla polizia e tenuto in custodia per diversi giorni. L'addetto alla contabilità responsabile del mantenimento del TURV ha designato i giorni di assenza del dipendente come OL - assenteismo.

In questo caso è stato commesso un errore importante. L'assenteismo è un'assenza senza motivo identificabile come valido (articolo 81, comma 6 bis del Codice del lavoro).

Pertanto, è più corretto introdurre una designazione aggiuntiva e annotare, ad esempio, il codice AA (38) - arresto amministrativo. Oppure designare i giorni persi con il codice NB (35) - assenza non retribuita per motivi previsti dalla legge.

Spesso, quando un dipendente è in congedo per malattia, in congedo BIR o in congedo non retribuito, nella scheda attività vengono inseriti i giorni liberi (B) anziché i codici corretti: B, R e DO. Anche questo è sbagliato.

Alcune domande e risposte

Domanda 1. Qual è la differenza tra f. N. T-12 da f. T-13?

Risposta. La scelta di utilizzare uno dei moduli dipende dal metodo di monitoraggio dell'orario di lavoro. Quando le presenze dei dipendenti di un’impresa vengono registrate da un sistema automatico, è più conveniente utilizzare f. N. T-13. Altre organizzazioni utilizzano una forma universale. T-12. Ha anche P.2, in cui è possibile inserire i calcoli per la retribuzione dei dipendenti. Per quanto riguarda le lettere delle pagelle, sono identiche in entrambe le forme.

Domanda. 2. Nell'azienda, TURV viene mantenuto in formato elettronico utilizzando codici standard. Devo compilare un ulteriore modulo cartaceo? No. T-13?

Risposta. Con questo tipo di organizzazione del monitoraggio del tempo dei dipendenti, devi solo certificare la scheda attività con una firma digitale elettronica - e il gioco è fatto.

Domanda all'esperto

Come inserire correttamente i giorni liberi in TURV per un dipendente che è in viaggio d'affari prima e dopo di essi?

Risposta. Ci sono due punti di vista per risolvere questo problema:

1. Inserisci un codice che indichi un giorno libero, ovvero B o 26.
2. Annota K o 06, registrando così un viaggio d'affari.

Non esiste un approccio uniforme; non esistono standard che escludano una delle designazioni. Pertanto, è possibile utilizzare qualsiasi cifratura, in base alla pratica che ha messo radici in una particolare impresa.

Ispettore del dipartimento Risorse umane Sizova N.L.

Il TURV è un documento importante. Dopotutto, con il suo aiuto, tutti i costi dell'orario di lavoro vengono registrati chiaramente. Il documento aiuta a monitorare chiaramente la disciplina e a calcolare correttamente gli stipendi. TURV dimostra chiaramente al manager quanto efficacemente viene utilizzato il lavoro di ciascuno dei suoi dipendenti. Per una corretta compilazione il documento contiene un suggerimento con la decodifica dei codici.

I dati sull'orario di lavoro di ciascun dipendente sono necessari per calcolare correttamente i suoi guadagni medi. Pertanto, il datore di lavoro è tenuto a tenere un registro delle ore di lavoro, indipendentemente dal sistema retributivo utilizzato.

Il datore di lavoro è obbligato a tenere un registro del tempo effettivamente lavorato da ciascun dipendente (articolo 91 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

L'organizzazione ha il diritto di conservare i registri in un modulo sviluppato in modo indipendente e approvato dal capo dell'organizzazione o, come prima, di utilizzare un modulo unificato (approvato dal posto del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 N 1). Allo stesso tempo, a nostro avviso, la seconda opzione è più semplice e conveniente. Il modulo unificato contiene tutte le righe e le colonne necessarie per la corretta organizzazione della contabilità. Diamo uno sguardo più da vicino all'ordine di compilazione.

Il modulo del foglio presenze N T-12 (Fig. 1) viene utilizzato per la contabilità manuale, N T-13 (Fig. 2) - per la contabilità automatizzata. Si noti che il modulo N T-12 è composto da due sezioni: I - "Contabilità dell'orario di lavoro" (continua in Fig. 1) e II - "Accordi con il personale per i salari" (continua in Fig. 1). La prima sezione è destinata a registrare direttamente il tempo lavorato dai dipendenti, la seconda a riflettere il calcolo dei loro salari. In questo caso, l'organizzazione ha il diritto di tenere registrazioni separate di questi dati. In tale situazione la sezione II della pagella non viene compilata.

Entrambe le schede attività sono redatte in un'unica copia. In questo caso l'orario di lavoro viene contabilizzato nel foglio presenze in due modi: o con il metodo della registrazione continua delle presenze e delle assenze dal lavoro, oppure con il metodo della registrazione delle sole deviazioni (mancate presentazioni, ritardi, straordinari, eccetera.). Quando si riflettono le assenze dal lavoro, registrate in giorni (ferie, giorni di invalidità temporanea, viaggi di lavoro, ferie per formazione, tempo impiegato per svolgere compiti governativi, ecc.), vengono inseriti solo i codici simbolici nella riga superiore della scheda attività in le colonne e le colonne nella riga inferiore rimangono vuote.

Sul frontespizio del foglio presenze N T-12 sono presenti i simboli del tempo lavorato e non lavorato. Dovrebbero essere utilizzati anche durante la compilazione della scheda attività nel modulo N T-13 (continua della Fig. 1).

Nella maggior parte dei casi, la scheda attività viene inviata al reparto contabilità una volta al mese al termine. Tuttavia, questo non è del tutto vero. Il fatto è che la retribuzione deve essere pagata al dipendente almeno ogni metà mese (pagamento anticipato e saldo) (articolo 136 del Codice del lavoro della Federazione Russa). In questo caso, l'anticipo viene calcolato in base al tempo effettivamente lavorato dal dipendente, che si riflette nel foglio presenze. Risulta che per i dipendenti temporanei i fogli presenza devono essere emessi ogni sei mesi. In caso contrario, il reparto contabilità non sarà in grado di addebitare loro correttamente un anticipo.

La tenuta dei fogli presenze è responsabilità dell'organizzazione. Inoltre, è necessario anche se l'organizzazione utilizza una forma di remunerazione forfettaria. Da un lato, quando si utilizza questo sistema, i guadagni di un dipendente non dipendono dalla quantità di tempo trascorso a lavorare. È determinato sulla base dei prezzi stabiliti per il volume di lavoro svolto in quantità fisiche. Tuttavia, indipendentemente dal sistema di remunerazione stabilito nell'organizzazione, la durata dell'orario di lavoro è limitata dalla legislazione sul lavoro. Pertanto il datore di lavoro è tenuto a tenerne traccia. Il Codice del lavoro non fa eccezioni a questa regola (articolo 91 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Inoltre, sono necessari dati sul tempo di lavoro trascorso da ciascun dipendente dell'organizzazione per calcolare correttamente i suoi guadagni medi e generare report statistici.

Quando licenzia un dipendente, l'organizzazione, su sua richiesta, deve rilasciare un estratto del foglio presenze. Secondo la legislazione sul lavoro, il datore di lavoro è obbligato, il giorno della risoluzione del contratto di lavoro, a rilasciare al dipendente un libro di lavoro e copie autenticate di altri documenti relativi al suo lavoro (articolo 84.1 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Sono presentati su richiesta del dipendente. Inoltre, il Codice del lavoro non stabilisce un elenco di questi documenti. La scheda attività è direttamente correlata al lavoro del dipendente. Ha pertanto il diritto di richiederne copia.

Tuttavia, la pagella contiene dati non solo sulla persona che lascia, ma anche su altri dipendenti. Inoltre, le informazioni contenute nella pagella costituiscono i loro dati personali. Pertanto, possono essere trasferiti ad altre persone solo con il loro consenso. Pertanto, in questa situazione, per non ottenere il consenso di altri dipendenti, l'organizzazione ha il diritto di redigere un estratto del documento in questione, che indicherà le informazioni solo sul dipendente in dimissione.

Funzionalità di compilazione delle schede attività in determinate situazioni

La normativa non disciplina in modo chiaro la procedura di compilazione del modulo di segnalazione unificato in diverse situazioni che si discostano da quelle normali. Pertanto, un contabile o un cronometrista deve decidere autonomamente cosa mostrare nella scheda attività in ciascun caso particolare.

Per registrare l'orario di lavoro, un'organizzazione può sviluppare un proprio modulo di foglio presenze o gestirlo in un formato unificato. Allo stesso tempo, quando sviluppa il proprio modulo, ha il diritto di prendere come base il modulo unificato, integrarlo con eventuali dettagli ed eliminare i dati non necessari. La cosa principale è che questo modulo viene successivamente approvato dal capo dell'organizzazione.

Fare gli straordinari

Ipotizziamo che la scheda attività venga compilata utilizzando il metodo della registrazione continua delle presenze e delle assenze. Un dipendente dell'organizzazione ha effettuato ore straordinarie (10 ore invece delle 8 previste). Quale codice deve essere inserito nella pagella di questo giorno: “I” (durata del lavoro durante il giorno) o “C” (durata del lavoro straordinario)?

In questo caso è possibile inserire una colonna aggiuntiva nella scheda attività. Nella colonna esistente inserisci il codice "I", in quella aggiuntiva - "C". Allo stesso tempo, per comodità di ulteriori calcoli, è opportuno separare le ore normali e quelle straordinarie e indicarle nelle apposite colonne.

Allo stesso tempo, un problema del genere non si presenterà se nella scheda attività vengono registrate solo le deviazioni dal normale orario di lavoro.

Lavorare durante un viaggio d'affari

Un dipendente, previo accordo con il datore di lavoro, può andare a lavorare il giorno in cui torna da un viaggio d'affari. Si scopre che, da un lato, il suo viaggio d'affari non è terminato (codice sulla pagella “K”), dall'altro è già sul posto di lavoro (codice sulla pagella “I”). Si prega di notare che la questione della presenza al lavoro di un dipendente il giorno della partenza per un viaggio d'affari e il giorno dell'arrivo dal viaggio d'affari è risolta previo accordo con il datore di lavoro. Ciò è previsto dal Regolamento sulle specifiche dell'invio di dipendenti in viaggio d'affari (approvato con risoluzione del Governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 N 749).

Il dipendente non è tenuto a recarsi sul posto di lavoro il giorno del viaggio d'affari. Tuttavia, previo accordo con il datore di lavoro, può farlo a tempo pieno o part-time. In questo caso l'organizzazione è obbligata a pagargli:

Il giorno del viaggio d'affari (viene considerato tale anche il giorno dell'arrivo) in base al guadagno medio;

Indennità giornaliera per quel giorno;

Ore lavorate.

Di conseguenza, nella scheda attività possono essere inseriti codici che indicano che il dipendente è in viaggio d'affari e che sta tornando al lavoro. Allo stesso tempo, la scheda attività deve indicare anche il numero di ore lavorate. Supponiamo che il giorno del ritorno da un viaggio d'affari un dipendente abbia lavorato 4 ore. In tale situazione, i codici lettera "K" e "I" e le ore lavorate - "4" vengono inseriti nelle colonne corrispondenti della scheda attività. Pertanto, il contabile rifletterà il fatto che il dipendente è in viaggio d'affari, il suo lavoro quel giorno e il numero di ore lavorate.

La scheda attività può essere compilata allo stesso modo se, ad esempio, un dipendente è tornato da un viaggio di lavoro dopo le 00:00 (questo giorno è considerato il giorno del viaggio di lavoro) e si è recato al lavoro quel giorno.

Viaggiare in viaggio d'affari e (o) tornare da esso nel fine settimana

Per decisione della direzione, un dipendente di un'organizzazione può essere inviato in viaggio d'affari in un giorno libero (ad esempio, sabato o domenica con una settimana lavorativa di cinque giorni con due giorni liberi). Inoltre, può anche tornare da un viaggio d'affari in un giorno libero. Come indicato dalla Corte Suprema della Federazione Russa, in questo caso i guadagni della persona maturano in conformità con l'articolo 153 del Codice del lavoro (decisione della Corte Suprema della Federazione Russa del 20 giugno 2002 N GKPI02-663). Questo articolo stabilisce le regole generali in base alle quali vengono pagati i fine settimana o i giorni festivi non lavorativi.

Di conseguenza, per questi giorni, il pagamento del dipendente viene calcolato non sulla base del suo guadagno medio (come previsto per il pagamento dei giorni di viaggio d'affari), ma sulla base dell'aliquota tariffaria o salariale, aumentata almeno due volte. Sul foglio delle ore di lavoro nei fine settimana vengono inseriti i codici "K" e "RV", che indicano il tempo di viaggio che rappresentano ("K" - viaggio d'affari, "RV" - durata del lavoro nei fine settimana e nei giorni festivi non lavorativi) .

Lavorare nei giorni di malattia

Succede che un dipendente, mentre è in congedo per malattia, va a lavorare. E dopo aver chiuso il foglio, lo presenta per il pagamento. Si noti che in questa situazione il suo lavoro deve essere pagato dal datore di lavoro. Tuttavia, per questi giorni il dipendente non ha diritto a richiedere l'indennità di malattia. Dopotutto, l'indennità è destinata a compensare la perdita di guadagno durante la malattia. Ma in questo caso ciò non è avvenuto.

Pertanto, nei giorni di malattia e assenteismo di un dipendente, sul foglio presenze viene inserito il codice “T” (invalidità). Quando si reca al lavoro in periodo di malattia viene inserito il codice “I” indicante le ore effettivamente lavorate.

Lavorare durante il congedo di maternità

Spesso, i dipendenti di un'organizzazione in congedo parentale lavorano per l'organizzazione a tempo parziale. In questa situazione sorge la domanda: quale codice lettera dovrebbe essere indicato sulla pagella: “I” (durata del lavoro durante la giornata) o “OJ” (congedo parentale)?

In questo caso, la scheda attività può essere compilata come quando si lavora il giorno di un viaggio d'affari. Cioè, indica i codici "I" e "OZH". Allo stesso tempo, il foglio presenze mostra il numero di ore effettivamente lavorate da questo dipendente.

Si prega di notare che il dipendente ha il diritto di interrompere tale congedo e di tornare al lavoro a tempo pieno. Dal momento in cui il dipendente ritorna al lavoro, il foglio presenze riporta il codice “I” (durata del lavoro durante la giornata) e il numero di ore effettivamente lavorate.

Lavorare nei fine settimana con un altro giorno libero

Secondo la legislazione sul lavoro, il lavoro durante il giorno libero viene pagato almeno il doppio. Allo stesso tempo, su richiesta del dipendente, gli può essere concesso un altro giorno di riposo. In una situazione del genere, il lavoro durante il giorno libero viene retribuito come di consueto, ma il giorno di riposo non è soggetto a pagamento (articolo 153 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Quando si lavora in un giorno libero, la pagella indica il codice "РВ" (durata del lavoro nei fine settimana e nei giorni festivi non lavorativi), nonché il numero di ore lavorate dal dipendente nel giorno libero (indipendentemente da come lo farà successivamente pagabili: doppia o singola). Se a un dipendente viene concesso un giorno di riposo aggiuntivo, viene contrassegnato con il codice "NV" (giorni di riposo aggiuntivi (senza retribuzione)). Il numero di ore lavorative in questo giorno non è indicato.

Contabilità dei giorni di donazione

Il giorno della donazione del sangue e dei suoi componenti, nonché il giorno della relativa visita medica, il lavoratore deve essere esentato dal lavoro. Allo stesso tempo, conserva il suo guadagno medio (articolo 186 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Dopo ogni giorno di donazione del sangue gli viene concesso anche un ulteriore giorno di riposo. Questo giorno, su richiesta del dipendente, può essere aggiunto alle ferie annuali retribuite o utilizzato in altri momenti entro un anno dal giorno della donazione di sangue (Articolo 186 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Poiché il giorno della donazione di sangue il dipendente viene rilasciato dal lavoro, e per questo giorno e per l'ulteriore giorno di riposo previsto in relazione alla donazione di sangue, vengono mantenute le retribuzioni medie, che sono contrassegnate nella pagella con i codici “G " (giorno della donazione di sangue) e "OB" (giorni di riposo aggiuntivi (retribuiti)). Il numero di ore lavorative in questi giorni non è indicato.

Se il datore di lavoro non è stato informato in anticipo dei motivi della mancata comparizione del dipendente il giorno della donazione di sangue, sulla pagella viene inserito il codice "NN" (mancata comparizione per motivi sconosciuti (fino a quando le circostanze non saranno chiarite)) . Dopo aver ricevuto il certificato medico appropriato dal dipendente, questo codice viene corretto nel codice “OB”.

Superamento di una visita medica in direzione dell'ufficio di registrazione e arruolamento militare

L'organizzazione è obbligata a liberare il dipendente dal lavoro nei giorni in cui ha svolto funzioni statali o pubbliche. Allo stesso tempo conserva il posto di lavoro e, in alcuni casi, il reddito medio. Questa regola si applica a condizione che il dipendente debba svolgere compiti statali o pubblici durante l'orario di lavoro in conformità con il Codice del lavoro o altre leggi federali (articolo 170 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Secondo la legge sul servizio militare (legge federale del 28 marzo 1998 N 53-FZ), durante la visita medica (esame o trattamento) dei cittadini per decidere sulla loro registrazione nell'esercito, sono esentati dal lavoro. Allo stesso tempo, per un determinato periodo di tempo, l'organizzazione è obbligata a pagare loro lo stipendio medio.

Di conseguenza, durante la visita medica, il dipendente stava adempiendo ai suoi doveri governativi. Questo periodo di tempo è contrassegnato in pagella con il codice “G” (assenteismo durante lo svolgimento di funzioni statali o pubbliche in conformità alla legge).

Licenziamento di un dipendente

Un dipendente può licenziarsi, ad esempio, all'inizio o alla metà del mese. In una situazione del genere, come compilare quelle colonne della scheda attività che cadono nelle date successive al suo licenziamento? Si prega di notare che la scheda attività è necessaria per registrare l'orario di lavoro svolto da ciascun dipendente. Pertanto, l'ultimo giorno in cui il dipendente è stato presente al lavoro, la scheda attività indica il codice “I” (durata del lavoro durante la giornata) e il numero di ore da lui lavorate. Nelle celle per quei giorni in cui una persona non è più un dipendente dell'organizzazione, non vengono creati segni di lettere. Inoltre non indicano il numero di ore lavorative. Dopo che il dipendente viene licenziato, nelle celle corrispondenti della scheda attività vengono inseriti dei trattini.

Opinione

Natalya Levinskaya, esperta del servizio di consulenza legale GARANT

Anna Kikinskaya, revisore del servizio di consulenza legale GARANT

Le prestazioni di invalidità temporanea come tipo di copertura assicurativa per l'assicurazione sociale obbligatoria in caso di invalidità temporanea e in connessione con la maternità sono destinate a compensare i cittadini per la perdita di guadagno dovuta all'insorgenza di invalidità temporanea (clausola 1, parte 1, articolo 1.2, clausola 1 , parte 2, articolo 1.3, comma 1, parte 1, articolo 1.4 della legge federale del 29 dicembre 2006 N 255-FZ). Di conseguenza, il pagamento delle prestazioni di invalidità temporanea per il periodo durante il quale non è stata persa la retribuzione è impossibile e contrario alla legge. In questa situazione, la FSS russa potrebbe riconoscere che le spese per il pagamento della copertura assicurativa non possono essere effettuate a carico del fondo e, di conseguenza, non le accetterà per compensazione.

Opinione

Tatyana Chashina, esperta del servizio di consulenza legale GARANT

Ivan Mikhailov, revisore del servizio di consulenza legale GARANT

Quando concede il congedo parentale, il datore di lavoro è obbligato a emettere un ordine corrispondente (istruzione). Sulla base di ciò, vengono inserite le opportune note nella carta personale del dipendente. Ma se la vacanza è fissata con un'ordinanza, allora sembra corretto emettere un'ordinanza che interrompa tale congedo. L'ordine costituirà la base per annotare le opportune annotazioni sulla tua carta personale. Il lavoratore che desidera interrompere il congedo parentale può informarne anticipatamente per iscritto il datore di lavoro, anche se ciò non è obbligatorio. In questo caso l’ordine di cessazione delle ferie viene emesso su richiesta del dipendente.

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