Corretta formattazione di una lettera formale. Come scrivere una lettera amichevole

Probabilmente, tutti almeno una volta hanno dovuto fare i conti con la necessità di scrivere una lettera commerciale. Quando lo compili, arrivi involontariamente alla conclusione che non è affatto facile. Ci sono molte regole e regolamenti per scrivere lettere commerciali che devi conoscere. L'articolo descrive in dettaglio il processo di redazione di un documento, fornisce esempi di una lettera commerciale, ne discute i tipi e il design.

Modulo

Le forme già pronte daranno solidità e indicheranno l'affidabilità dell'azienda. Contengono informazioni essenziali sull'organizzazione, come:

• Nome.
• Indirizzo.
• Numeri di telefono di contatto.
• Sito web.
• E-mail.
• Logo.
• Altri dati di contatto.

Non ci sono regole rigide sui moduli. Pertanto, ogni organizzazione decide autonomamente quali informazioni inserire in esse.

Come scrivere correttamente lettere commerciali? Preparazione

Le lettere commerciali sono scritte ed eseguite in un certo modo, obbedendo alle loro regole e requisiti intrinseci. A seconda dell'obiettivo, l'autore riflette in dettaglio sul contenuto per ottenere il risultato che calcola. Deve capire chiaramente quali informazioni il destinatario già conosce sull'oggetto della lettera, da cosa procedere e cosa ci sarà di nuovo in essa. Gli argomenti dipendono dallo scopo perseguito dall'autore. Il processo di preparazione di una lettera commerciale può essere suddiviso nelle seguenti fasi:

• Lo studio della questione.
• Scrivere una bozza di lettera.
• Il suo accordo.
• Firma.
• Registrazione.
• Invio al destinatario.

Struttura delle lettere commerciali

Quando si compila una lettera, è necessario saturarla di informazioni, ovvero inserire lì tutte le informazioni necessarie. Può essere semplice o complesso. In una lettera semplice, il contenuto mostra in modo chiaro e conciso informazioni che generalmente non richiedono una risposta da parte del destinatario. Complesso può essere costituito da diverse sezioni, paragrafi e paragrafi. Ogni paragrafo presenta un aspetto delle informazioni. I campioni di questo tipo di lettera commerciale sono generalmente costituiti da una parte introduttiva, principale e finale.

Di seguito è riportato un esempio di scrittura di una lettera commerciale - la sua parte introduttiva.

La parte principale descrive situazioni, eventi, la loro analisi e prove. È in questa parte che convincono che sia necessario agire in un modo o nell'altro, dimostrano come stavano le cose e informano sulla necessità di partecipare a qualsiasi evento, citando vari argomenti.

La conclusione contiene conclusioni formulate sotto forma di proposte, richieste, solleciti, rifiuti e così via.

Di seguito viene presentato un esempio di scrittura di una lettera commerciale - la sua parte finale. Questo riassume il requisito dichiarato nel main.

Tutte le informazioni fornite dovrebbero essere perfettamente coerenti e comprensibili per la percezione.

Ogni e-mail inizia con un messaggio allineato al centro. Questa piccola parte è estremamente importante. Quando lo sceglie, l'autore dovrebbe considerare:

• La posizione del destinatario.
• La natura della relazione.
• Ufficialità.
• Etichetta.

La lettera deve terminare con una forma cortese. Ad esempio: "... esprimo la speranza di un'ulteriore collaborazione (grazie per l'invito) ...". Queste frasi sono seguite dalla firma dell'autore.

Stile

Tutte le lettere devono essere in uno stile aziendale formale, il che significa utilizzare i mezzi della parola per una relazione d'affari formale. Le caratteristiche di un tale linguaggio si formano nelle seguenti circostanze:

• I principali partecipanti alle relazioni d'affari sono persone giuridiche, per conto dei cui dirigenti e funzionari vengono scritte lettere.
• Le relazioni nelle organizzazioni sono strettamente regolamentate.
• L'oggetto della comunicazione è l'attività dell'impresa.
• I documenti di natura gestionale hanno generalmente un destinatario specifico.
• Spesso nel corso delle attività di un'organizzazione si verificano le stesse situazioni.

A questo proposito, le informazioni contenute nella lettera commerciale dovrebbero essere:

• Ufficiale, impersonale, sottolineando la distanza tra i partecipanti alla comunicazione.
• Indirizzo, destinato a un destinatario specifico.
• Attuale al momento in cui scriviamo.
• Affidabile e imparziale.
• Motivato per indurre il destinatario a intraprendere qualsiasi azione.
• Completo per il processo decisionale.

Requisiti

Una lettera commerciale deve soddisfare i seguenti requisiti:

• Il discorso è standardizzato a tutti i livelli: lessicale, morfologico e sintattico. Contiene molti turni, termini e formule.
• Il tono della scrittura è neutro, sobrio e rigoroso, senza l'uso di espressioni linguistiche emotive ed espressive.
• L'accuratezza e la chiarezza del testo, senza errori logici, la chiarezza e la ponderatezza della formulazione.
• Concisione e brevità - senza l'uso di espressioni che portano un significato aggiuntivo.
• L'uso di formule linguistiche formate come risultato di situazioni ripetitive.
• L'uso di termini, cioè parole o frasi che hanno concetti speciali.
• L'uso di abbreviazioni che possono essere lessicali (ovvero parole composte formate rimuovendo lettere da parti di parole: LLC, GOST e così via) e grafiche (ovvero designazioni di parole abbreviate: gr-n, zh-d e altro ).
• L'uso delle costruzioni nei casi genitivo e strumentale.
• Frasi con nomi verbali ("supporto" invece di "supporto").
• Utilizzo di semplici frasi comuni.

Gli esempi sopra riportati di una lettera commerciale di seguito sono mostrati nella versione completa (con la parte principale). Le informazioni soddisfano tutti i requisiti dello stile aziendale ufficiale.

Tipi di lettere commerciali

È meglio scrivere una lettera commerciale su una questione specifica. Se è necessario risolvere più problemi contemporaneamente, si consiglia di elaborare diverse opzioni.

Le lettere commerciali possono essere nel loro contenuto:

• Accompagnamento. Tali lettere sono solitamente necessarie per informare su dove inviare i documenti.
  (Come scrivere una lettera commerciale? Una lettera di accompagnamento di esempio aiuterà coloro che hanno bisogno di scrivere questo tipo di documento.)

• Garanzia. Sono scritti per confermare eventuali promesse o condizioni. Può essere garantito, ad esempio, il pagamento del lavoro, l'affitto, i tempi di consegna e altro.
• Grazie. Sono stati utilizzati sempre più frequentemente negli ultimi anni. Tali lettere dimostrano il buon tono delle partnership. Possono essere emessi su normale carta intestata o su carta colorata con una bella stampa.
  (Come scrivere una lettera commerciale? Un campione di una varietà di ringraziamento viene redatto in forma libera, a seconda dei compiti che risolve. In questo caso, la lettera esprime la sua essenza nella forma più breve. Tale campione, realizzato su carta colorata con un ornamento, può essere appeso al muro nella stanza delle compagnie in un posto d'onore.)

• Informativo.
• Istruttivo.
• Congratulazioni.
• Pubblicità.

Ci sono anche lettere:

• Proposte sulla cooperazione. Abbastanza comuni negli ultimi tempi, inviati alle organizzazioni, sono spesso di natura promozionale, ad esempio, come questo campione. È abbastanza difficile scrivere lettere commerciali, è necessario tenere conto di molte sfumature in modo che vi prestino attenzione e ancor di più si interessino. Ma se lo fai secondo il modello qui sotto, ha tutte le possibilità di successo.

• Inviti. Vengono inviati, offrendo di partecipare a vari eventi. Di solito sono indirizzate al leader o al funzionario, ma possono anche essere indirizzate a tutta la squadra.
• Richieste.
• Notifiche.
• richieste e molto altro.

Come scrivere una risposta a una lettera. Esempio

La risposta dovrebbe iniziare con una ripetizione della richiesta di cui alla prima lettera. Quindi vengono forniti i risultati della sua considerazione e viene espressa l'approvazione o il motivo del rifiuto. Una lettera di risposta commerciale può contenere una soluzione alternativa alle informazioni previste. Solitamente segue i seguenti principi:

• La presenza di un collegamento alla prima lettera e al suo contenuto.
• La stessa lingua significa.
• Volumi e aspetti di contenuto comparabili.
• Rispetto di una certa sequenza.

Arredamento

Oltre a utilizzare lettere commerciali su carta intestata, è necessario tenere conto di altre sottigliezze nel loro design. Questi sono dettagli, regole per abbreviazioni, ortografia dell'indirizzo, intestazione, lunghezza del testo, larghezza del campo e altro.

Campioni di una lettera commerciale aiutano a comporla, tenendo conto di tutte le sottigliezze e sfumature. Sono utilizzati sia da impiegati alle prime armi che da lavoratori esperti. Grazie ai campioni imparano a scrivere correttamente le lettere e risparmiano molto tempo.

1. La lettera è stampata su carta bianca o chiara di formato A4 (210 x 297 mm) o A5 (148 x 210 mm).

2. Il foglio deve avere campi di almeno:

20 mm - sinistra;

10 mm - destra;

20 mm - superiore;

20 mm - inferiore.

La data della lettera è la data in cui è stata firmata. La data è scritta in numeri arabi nella sequenza: giorno del mese, mese, anno. Il giorno del mese e il mese sono redatti con due coppie di numeri arabi separati da un punto; anno - quattro numeri arabi.

4. Numero in uscita.

Il numero di registrazione (in uscita) della lettera è costituito dal suo numero di serie, che può essere integrato a tua discrezione con un indice (ad esempio, le iniziali del capo dipartimento). Il numero di registrazione di una lettera compilata congiuntamente da due o più dipartimenti è costituito dai numeri di registrazione della lettera di ciascuno di questi dipartimenti, separati da una barra.

6. Destinatario

I destinatari possono essere organizzazioni, loro suddivisioni strutturali, funzionari o individui. Quando si indirizza una lettera a un funzionario, le iniziali sono indicate PRIMA del cognome. Il nome dell'organizzazione e della sua unità strutturale è indicato nel caso nominativo.

Per esempio:

LLC "Società" Nome "

dipartimento di pianificazione

La posizione della persona a cui è indirizzata la lettera è indicata nel caso dativo, Per esempio:

all'amministratore delegato

LLC "Società" Nome "

AA. Ivanov

LLC "Società" Nome "

dipartimento di pianificazione

BB Petrov

La lettera non deve contenere più di quattro destinatari. La parola "Copia" prima del secondo, terzo, quarto destinatario non è indicata. Con un numero maggiore di destinatari, costituiscono una mailing list di lettere.

L'"Indirizzo" richiesto può includere un indirizzo postale. Gli elementi dell'indirizzo postale sono indicati nella sequenza stabilita dalle norme per l'erogazione dei servizi postali.

Quando si indirizza una lettera a un'organizzazione, indicare il suo nome, quindi l'indirizzo postale, Per esempio:

LLC "Società" Nome "

Yaroslavsky pr-kt, 12, Yaroslavl, 150001

Quando si indirizza una lettera a una persona fisica, indicare il nome e le iniziali del destinatario, quindi l'indirizzo postale, Per esempio:

Sidorov V.V.

st. Svobody, m.5, apt. 12,

Yaroslavl, 150000

7. Testo della lettera

Il testo della lettera è redatto sotto forma di tabella, testo coerente o sotto forma di una combinazione di queste strutture.

Le colonne e le righe della tabella devono avere intestazioni espresse da un sostantivo al nominativo. I sottotitoli di colonne e righe devono essere coerenti con le intestazioni. Se la tabella è stampata su più pagine, le colonne della tabella devono essere numerate e nelle pagine successive devono essere stampati solo i numeri di tali colonne.

Un testo connesso di solito consiste di due parti. Nella prima parte sono indicati i motivi, i motivi, gli obiettivi per scrivere la lettera, nella seconda (finale) - decisioni, conclusioni, richieste, suggerimenti, raccomandazioni. Il testo può contenere una parte finale (ad esempio, una richiesta senza spiegazione).

Nel testo della lettera preparata sulla base di documenti di altre organizzazioni, sono indicati i loro dettagli: il nome del documento, il nome dell'organizzazione - l'autore del documento, la data del documento, il numero di registrazione del documento, l'intestazione del testo.

La lettera utilizza le seguenti forme di presentazione:

Prima persona plurale ( "si prega di inviare", "inviare a titolo oneroso");

Prima persona singolare ( "Lo ritengo necessario", "Vi chiedo di evidenziare");

Terza persona singolare ( "la società non si oppone", "LLC "Nome" lo ritiene possibile").

8. Applicazione

Viene redatto un segno sulla presenza dell'applicazione nominata nel testo della lettera nel seguente modo:

Applicazione: per 5 litri. in 2 copie.

Se la lettera ha un allegato non nominato nel testo, indicarne il nome, il numero di fogli e il numero di copie; se ci sono più applicazioni, sono numerate, Per esempio:

Appendice: 1. Contratto di locazione per 5 litri. in 2 copie.

2. Certificato di accettazione-trasferimento per 1 litro. in 2 copie.

Se le domande sono rilegate, il numero di fogli non è indicato.

Se alla lettera è allegato un altro documento, che presenta anch'esso un allegato, viene redatta una nota sulla presenza dell'allegato nel seguente modo:

Allegato: lettera del Ministero degli affari interni della Federazione Russa del 05.05.2007 N 02-6 / 172 e un'appendice ad essa, solo 3 fogli.

Se la domanda non viene inviata a tutti gli indirizzi indicati nel documento, viene rilasciato un segno sulla sua presenza nel seguente modo:

Applicazione: per 3 litri. in 5 copie. solo al primo indirizzo.

9. Firma

La "Firma" richiesta include: il nome della posizione della persona che ha firmato la lettera (completo, se la lettera non è emessa su carta intestata, e abbreviato - su una lettera emessa su carta intestata) e la trascrizione della firma ( iniziali, cognome), Per esempio:

Quando si firma una lettera di più funzionari, le loro firme sono poste una sotto l'altra nella sequenza corrispondente alla posizione ricoperta, Per esempio:

Quando un documento è firmato da più persone di pari posizione, le loro firme sono poste allo stesso livello, Per esempio:

10. Stampa

L'impronta del sigillo attesta l'autenticità della firma del funzionario sui documenti attestanti i diritti delle persone che fissano fatti relativi ai mezzi FINANZIARI, nonché su altri documenti CHE PRESENTANO l'autenticazione di una firma autentica.

11. Esecutore

Il marchio sull'esecutore comprende le iniziali e il cognome dell'esecutore dell'atto e il suo numero di telefono. Una nota sull'esecutore è posta sulla parte anteriore o posteriore dell'ultimo foglio del documento nell'angolo in basso a sinistra, Per esempio:

La forma della lettera, a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione, include i dettagli:

01 - l'emblema dello stato della Federazione Russa (02 - l'emblema del soggetto della Federazione Russa o 03 - l'emblema dell'organizzazione o del marchio (marchio di servizio));
04 - codice organizzazione
05 - il numero di registrazione statale principale (OGRN) di una persona giuridica
06 - codice fiscale / codice causale registrazione (TIN / KPP)
08 - nome dell'organizzazione
09 - dati di riferimento sull'organizzazione
così come segni restrittivi per i dettagli:
11 - data del documento
12 - numero di registrazione del documento
13 - link al numero di registrazione e alla data del documento
E, se necessario, delimitare i segni per i limiti superiori delle zone per la posizione dei dettagli.
15 - destinatario
18 - titolo del testo
19 - segno di controllo
20 - testo del documento

La forma della lettera può essere realizzata sulla base della disposizione longitudinale o angolare dei dettagli.

Riso. 1. Posizione dei dettagli (versione ad angolo) della carta intestata (le dimensioni sono in millimetri)

Riso. 2. La posizione dei dettagli (versione longitudinale) della carta intestata (le dimensioni sono indicate in millimetri)

Il più conveniente per la lavorazione ed economico in termini di utilizzo dell'area del foglio è l'angolo grezzo. In questo caso è possibile utilizzare il lato destro della parte superiore del foglio per posizionare i dettagli "Indirizzo", "Risoluzione"

L'uso di una forma longitudinale di una lettera è consigliabile nei casi in cui il nome dell'organizzazione contiene un gran numero di caratteri stampati, ad esempio, può essere il caso in cui i dettagli del modulo sono forniti in due o più lingue. Allo stesso tempo, i dettagli dovrebbero essere stampati a sinistra in russo ea destra nella lingua nazionale, allo stesso livello. Se il numero di lingue nazionali utilizzate è più di uno, i dettagli in russo dovrebbero essere indicati sopra e sotto - nella lingua nazionale, estendendo la linea fino al bordo del margine destro.

La forma della lettera può essere fatta per l'organizzazione, la suddivisione strutturale e ufficiale.

Esempi di carta intestata:

Riso. 3. Lettera tipo dell'organizzazione con una disposizione angolare (centrata) dei dettagli.

Riso. 4. Lettera tipo dell'organizzazione con la disposizione dei dettagli all'angolo (bandiera).

Riso. 5. Lettera tipo dell'organizzazione con una disposizione longitudinale dei dettagli.

Esempi della forma generale del documento sono forniti anche nei seguenti documenti:
GOST R 6.30-2003 "Sistemi di documentazione unificata. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione" (Appendice B, figure B.2, B.3, B.4);
- Istruzioni standard per il lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali, approvate con ordinanza del Ministero della Cultura e delle Comunicazioni di massa della Federazione Russa dell'8 novembre 2005 n. 536 (Appendici n. 13, 14, 15, 16, 17, 18) .

Le lettere ufficiali sono scritte su moduli speciali (moduli esterni) che soddisfano lo standard. Per tali moduli viene stabilito un insieme di elementi obbligatori (requisiti), che devono essere disposti in un certo ordine.

La forma di una lettera ufficiale è un foglio di carta con elementi permanenti riprodotti in modo tipografico. Possiamo dire che una lettera ufficiale è costituita da una "cornice" della lettera e del testo principale e, oltre al testo principale, contiene informazioni sull'indirizzo (mittente): il nome completo e abbreviato dell'organizzazione, il suo indirizzo postale e indirizzo telegrafico, numero di telefono, di fax e di telescrivente, il numero di quella lettera o di quel telegramma che ha dato origine alla corrispondenza, e molto altro ancora. Le forme possono essere sia con una disposizione angolare (centrata oa bandiera) che con una disposizione longitudinale dei dettagli.

Il disegno della forma, corrispondente ai principi dell'estetica tecnica, ha un effetto positivo sulla percezione del suo contenuto. Ad esempio, dato che è più facile per l'occhio umano fissare la parte superiore di qualsiasi oggetto, quando si progettano documenti, la loro parte superiore dovrebbe essere resa più satura.

Gli standard per i tracciati stabiliscono i formati e le dimensioni dei campi dei documenti che fanno parte del sistema di documentazione unificato, nonché i requisiti per la costruzione della griglia di costruzione del tracciato, l'insieme dei dettagli e le regole per la loro localizzazione. I documenti che compongono i sistemi di documentazione unificata sono costituiti da tre parti principali, che si trovano all'interno di zone chiaramente delimitate. Questa "geometria" del documento fornisce la necessaria velocità di percezione del suo testo.

I requisiti sono caratteristiche obbligatorie stabilite dalla legge o dai regolamenti per alcune tipologie di documenti. La composizione e la disposizione dei dettagli sulle forme dei documenti organizzativi e amministrativi devono essere conformi a GOST R 6.30 - 2003.

L'istituzione di uno standard per la chiave di layout, che a sua volta determina i requisiti per la forma di una lettera ufficiale, è causata dalla necessità di unificare il processo della sua progettazione, che consente:

Organizzare la produzione centralizzata di moduli per lettere;

Ridurre il costo della digitazione;

Ridurre i costi del lavoro per la preparazione e l'esecuzione delle lettere;

Facilitare la ricerca visiva delle informazioni necessarie;

Espandi le possibilità di utilizzare la tecnologia informatica e organizzativa nell'elaborazione delle lettere.

La Layout Key è la base per la progettazione di moduli e moduli per tutti i tipi di documentazione gestionale. L'area assegnata ai moduli campione per la posizione di ciascun attributo corrisponde al volume ottimale di questo attributo in caratteri stampati.

Un modulo è un insieme di dettagli di un documento. Secondo GOST R 6.30 - 2003, i documenti possono contenere fino a 30 dettagli, tuttavia, non viene redatto un singolo documento con un set completo di essi. Per ogni tipo di documento, la composizione dei dettagli è determinata in base al suo scopo. Quindi, per una lettera ufficiale, si consiglia la seguente composizione di dettagli:

1) l'emblema o il marchio dell'organizzazione;

nome dell'organizzazione (completo o abbreviato);

dati di riferimento sull'organizzazione;

data del documento;

1. titolo del testo;

2. cognome (o cognome, nome e patronimico) e numero di telefono dell'esecutore.

Possono essere indicate le iniziali del dattilografo e il numero di copie, ma non fanno parte dei dati richiesti. Puoi includere oggetti di scena: ID e-mail (se necessario).

La lettera ufficiale è l'unico documento che non contiene il nome della sua specie. Tutti gli altri documenti hanno nomi, ad esempio "Ordine", "Atto", "Decisione", "Memorandum", ecc.

Secondo GOST R 6.30-2003, l'immagine dell'emblema di stato della Federazione Russa collocato su carta intestata di agenzie governative.

Nome dell'azienda - il destinatario del documento è indicato in forma completa e abbreviata, ad esempio, l'Istituto di ricerca tutto russo per la gestione e l'archiviazione dei documenti - VNIIDAD.

Va ricordato che non è possibile abbreviare arbitrariamente i nomi delle organizzazioni. I nomi abbreviati delle organizzazioni si formano in tre modi:

Dalle prime lettere delle parole incluse nei nomi, ad esempio, il Ministero degli affari interni (Ministero degli affari interni). Le abbreviazioni sono scritte insieme e le lettere in esse contenute non sono separate da punti;

Secondo le sillabe iniziali delle parole incluse nei nomi, ad esempio Uralmash (Ural Machine-Building Plant);

In modo misto, quando i nomi abbreviati complessi sono formati in parte da lettere iniziali, in parte da parole troncate e sono scritti nella prima parte in maiuscolo, nella seconda in minuscolo, ad esempio VNIIdormash. Tali parole sono anche scritte insieme. I nomi delle istituzioni sono abbreviati solo se il nome abbreviato è indicato in un documento ufficiale (ad esempio, registrato nella Carta dell'organizzazione).

Ainformazioni generali sull'organizzazione includono, in primo luogo, gli indirizzi postali e telegrafici. La procedura e la forma di registrazione delle informazioni sugli indirizzi postali e telegrafici dell'organizzazione devono essere conformi alle regole postali. In secondo luogo, i dati di riferimento includono numeri di telefono, numeri di fax, numeri di conto bancario. Devono inoltre essere indicati sulla carta intestata.

L'elemento richiesto della lettera è data di, che si trova nell'angolo in alto a sinistra. La data della lettera è la data della sua firma. Serve come funzione di ricerca e viene utilizzato quando si fa riferimento a una lettera. Le date nella lettera devono essere digitali. Gli elementi della data sono riportati su una riga in numeri arabi nella seguente sequenza: giorno, mese, anno. Ad esempio, la data 25 ottobre 2000 deve essere scritta come 25/10/2000. Se il giorno o il mese è indicato da una sola cifra, viene posto davanti uno zero. Ad esempio, la data 12 gennaio 2000 è scritta come segue: 01/12/2000. Dopo due cifre che indicano il giorno e il mese, vengono inseriti i punti, dopo quattro cifre che indicano l'anno, il punto non viene inserito (ad esempio, 20.02.2000).

Numero di registrazione del documento in uscita - il numero della lettera e il suo simbolo - è solitamente composto da più parti. In primo luogo, è possibile registrare l'indice dell'unità strutturale, l'indice secondo la nomenclatura dei casi del classificatore di corrispondenti, esecutori, e l'ultima parte sarà il numero di serie della lettera in uscita, ad esempio n. 2/ 16-2955 o 18/275.

Collegamento al numero di registrazione e alla data del documento in entrata include il numero di registrazione e la data della lettera a cui si risponde e si trova sotto il numero di registrazione e la data del documento in uscita. Tale requisito è presente solo sulla carta intestata. Il confronto delle date di invio e ricezione delle lettere dà un'idea del grado di efficienza del lavoro dell'istituzione con la corrispondenza.

In nessun caso dovresti inserire questi dati nel testo della lettera stessa. Il tipo di tale requisito nella lettera dovrebbe essere il seguente: “Su n. 4520/144 del 17/05/2000”.

Destinazione - nome e indirizzo del destinatario della lettera (nome e indirizzo dell'organizzazione, parte strutturale dell'organizzazione, azienda o cognome e indirizzo della persona a cui è inviata la lettera) - indicato in alto a destra dell'intestazione. Questo è l'indirizzo email interno. Nel destinatario, il nome dell'organizzazione ricevente è scritto nel caso nominativo. Per esempio:

CJSC "Ossido"

Questo è in parte fatto pensando all'elaborazione della macchina. Per velocizzare l'esecuzione della lettera, se si conosce il nome della persona che la prenderà in considerazione, si consiglia di indicare anche questo nome. Quando si invia una lettera a un funzionario, il nome dell'organizzazione è indicato nel caso nominativo e la posizione e il cognome - nel dativo. Per esempio:

Kemerovo OJSC "Granito"

Capo specialista

UN. Smirnova

Se la lettera è indirizzata al capo dell'organizzazione, il nome dell'organizzazione dovrebbe far parte del nome della posizione del destinatario. Per esempio:

Rettore di Novosibirsk

accademia statale

economia e gestione

prof. Yu.V. Gusev

I segni di punteggiatura in un indirizzo interno possono essere omessi. Il nome dell'organizzazione, il nome e il cognome della persona a cui è indirizzata la lettera devono essere scritti così come sono riportati nella corrispondenza di questa organizzazione o nell'elenco.

L'attributo "destinatario" può includere un indirizzo postale. L'indirizzo postale non è riportato sui documenti inviati a enti governativi e corrispondenti permanenti - in questi casi è consigliabile utilizzare buste con indirizzi prestampati.

Se la lettera è indirizzata a un funzionario, viene indicata prima la posizione, poi il cognome e le iniziali, quindi l'indirizzo dell'organizzazione. Per esempio:

Direttore del CJSC "Cristallo"

G.N. Nekrasov

103030, Mosca,

Viale Skatertny, 22

Se la lettera è indirizzata a un privato, vengono indicati prima il CAP e l'indirizzo e poi le iniziali e il cognome del destinatario. Per esempio:

630102, Novosibirsk-102,

st. Kirova, 76 anni, app. 12

PI. Grigoriev

Se la persona a nome della quale è scritta la lettera ha un grado accademico (titolo accademico), va indicato prima del cognome:

acad. A.G. Ivanov

prof. N.G. Kirsanov

Abbreviazione del testo "g." (dalla parola "cittadino") viene utilizzato quando la persona a cui è indirizzata la lettera è considerata oggetto di rapporti giuridici civili. Nella corrispondenza con organizzazioni e aziende di altri paesi, le parole "Mr", "Mr" sono abbreviate "Mr", "Mr".

Titolo al testo dovrebbe riflettere il problema principale sollevato nella lettera ed essere conciso e conciso, formulato in una frase. L'intestazione viene posizionata prima del corpo dell'e-mail. Il contenuto della lettera è espresso in essa sotto forma di un caso preposizionale con la preposizione "o" ("circa"). L'intestazione non è segnata da virgolette, è scritta con la lettera maiuscola e parte subito dal margine sinistro del foglio. Per esempio:

Sull'organizzazione del commercio estero

Sulla fornitura di carbone ai sensi del contratto n. 33-02/567

Sull'acquisto di una fabbrica di mattoni

A proposito dell'invito

È auspicabile che il titolo non superi le due righe; se sono presenti due righe, viene utilizzato un paragrafo.

L'intestazione dovrebbe essere scritta dall'esecutore diretto, che conosce meglio di chiunque altro il contenuto del documento. Dovrebbe essere sufficiente che il dipendente che smista la posta legga l'intestazione per determinare a quale categoria di lettere appartiene questa lettera e dove deve essere inviata, il che è particolarmente importante nei casi in cui l'indirizzo non indica la persona specifica a cui la lettera è indirizzato. Inoltre, una rapida occhiata al titolo può evitare al dipendente di dover leggere la lettera per intero.

Non è consigliabile utilizzare le parole "riguardo", "preoccupazioni" nel titolo. Inoltre, non dovresti scrivere "sul caso", poiché questa espressione è accettata nella pratica legale. È abbastanza appropriato, ad esempio, in una lettera indirizzata al dipartimento di polizia:

Capo

reparti di polizia

Distretto di Kirovsky

Novosibirsk G. V. Sidorov

nel caso del sig. Kruglova A.A.

Elementi essenziali di una lettera commerciale testo . La lunghezza massima di una riga standard di una lettera ufficiale è di 64 caratteri stampati, ovvero circa 17 cm, di solito una riga contiene 60-62 caratteri. La scelta di questa lunghezza di riga è spiegata dal formato A4 più utilizzato, e anche dal fatto che durante la lettura del testo, di solito lo teniamo a una distanza di 30-35 cm dagli occhi, e l'angolo del settore della la migliore suscettibilità dell'occhio umano è di 30 gradi.

Segno di spunta dell'applicazione viene eseguito se alla lettera sono allegati documenti. Nell'angolo in basso a sinistra della lettera, immediatamente dal campo, viene inserita la parola "Appendice", quindi vengono inseriti in sequenza numerica i nomi dei documenti allegati, indicando il numero di copie e fogli. Ogni titolo è su una riga separata. Sotto la parola "Domanda" non viene effettuata alcuna registrazione. Per esempio:

Appendice: una copia del contratto con la società "Keller" per 3 fogli. in 1 copia.

Un'indicazione della presenza di una domanda, il cui nome è riportato nel testo della lettera, può essere fatta nella seguente forma:

Applicazione: per 5 litri. in 1 copia.

Tale requisito può essere redatto su carta intestata. L'appendice rilegata non indica il numero di fogli. Per esempio:

Appendice: materiale informativo sulla mostra internazionale "SIB-2000" in 3 copie.

I documenti stessi, che fanno parte della domanda, devono avere tutti i dettagli necessari: il nome del tipo di documento, titolo, data, firma. Inoltre, sulle applicazioni nell'angolo in alto a destra, viene apposto un segno che indica il collegamento dell'applicazione con il documento principale. Se la domanda è un documento autonomo, viene inviata con una lettera di accompagnamento.

Puntelli « firma » è posizionato a sinistra del sottotesto della lettera immediatamente dal campo. La composizione della firma include il nome della posizione della persona che firma la lettera, la firma personale e la sua trascrizione. Poiché le lettere commerciali sono scritte su carta intestata delle istituzioni, il nome dell'istituzione non è indicato nella firma. Per esempio:

Dirigente scolastico Firma N.K. Sidorov

Due firme vengono messe nel caso in cui sia necessario confermare la validità della prima firma, nonché in documenti particolarmente importanti, ad esempio nelle lettere su questioni finanziarie e creditizie inviate a istituti finanziari e bancari. Tali lettere sono sempre firmate dal capo contabile (senior) dell'impresa.

Quando si firma una lettera di più funzionari, le loro firme sono poste una sotto l'altra nella sequenza corrispondente alla posizione ricoperta:

Direttore dell'istituto Firma UN. Marchenko

Capo contabile Firma Sì. Volkov

Quando firmano una lettera di più persone che ricoprono le stesse posizioni, le loro firme si trovano allo stesso livello:

Direttore di OJSC Karelia Direttore di CJSC Korsar

Firma IV. Petrov Firma GA Fomina

Tutte le copie delle lettere rimaste negli affari delle organizzazioni devono contenere le firme originali dei funzionari. Se non vi è alcun funzionario la cui firma sia apposta sul progetto di lettera, la lettera è firmata dalla persona che agisce in sua qualità o dal suo sostituto. Allo stesso tempo, deve essere indicata la posizione effettiva della persona che ha firmato la lettera (ad esempio, "recitazione", "sostituto") e il suo cognome. Non puoi firmare lettere con la preposizione "per" o mettere una barra prima del titolo della posizione.

La firma di un documento è un modo per certificarlo. Una lettera ufficiale senza firma non ha valore legale.

La nota sull'esecutore (autore della lettera) include il cognome dell'esecutore e il numero di telefono dell'ufficio ed è posta sul lato anteriore della lettera.

Ecco un esempio di una lettera commerciale con una disposizione angolare dei dettagli:

Nome organizzazione Destinatario

Nome della struttura

divisioni (se necessario)

Dati di riferimento

sull'organizzazione

___________№ ______

al n. _______ da _____

Intestazione dell'email (inizia con "O" o "Informazioni")

Posizione del testo Firma Iniziali, cognome

Cognome (o cognome, nome, patronimico) dell'esecutore, numero di telefono

Sigla del dattilografo e numero di copie

E-mail identificativo utente

L'introduzione di uno standard di forma, che a sua volta definisce i requisiti per la forma di una lettera ufficiale, è causata dalla necessità di unificare il processo della sua esecuzione, ciò consente:

• organizzare la produzione centralizzata di moduli per lettere;
• ridurre il costo della digitazione;
• ridurre i costi del lavoro per la preparazione e l'esecuzione delle lettere;
• facilitare la ricerca visiva delle informazioni necessarie;
• espandere le possibilità di utilizzo della tecnologia informatica e organizzativa nell'elaborazione delle lettere.

La Layout Key è la base per la progettazione di moduli e moduli per tutti i tipi di documentazione gestionale. L'area assegnata ai moduli campione per la posizione di ciascun attributo corrisponde al volume ottimale di questo attributo in caratteri stampati.

Come scrivere una lettera formale

Spesso la forma di una lettera ufficiale sembra un foglio di carta con requisiti permanenti applicati ad esso con un metodo tipografico. Recentemente, tuttavia, i moduli standard sono stati utilizzati sempre meno, poiché una lettera con tutto il design necessario può essere stampata utilizzando una stampante.
Una lettera ufficiale è costituita da una “cornice”, il testo principale che contiene le informazioni relative al destinatario, la denominazione abbreviata o completa della società inviante, il suo indirizzo telegrafico o postale, il numero di fax e di telefono, il numero del telegramma o della lettera che divenne il motivo della corrispondenza. Nei moduli standard, vengono impostate le dimensioni dei campi e i formati dei documenti, che fanno parte di un determinato sistema di documentazione, esiste anche una griglia di costruzione campione, regole e dettagli della sua posizione.

Modulo aperto:

1. Carta intestata e impaginazione
2. Regole generali per la scrittura
3. Composizione di email
4. Riassumendo

L'imprenditore deve condurre una corrispondenza attiva sia con funzionari (ad esempio rappresentanti di enti statali) sia con quelli "semi-ufficiali" - partner, appaltatori, specialisti coinvolti in un libero professionista e così via. L'abilità della comunicazione scritta si sviluppa abbastanza rapidamente, ma all'inizio puoi fare molti errori e non fare l'impressione più piacevole sui tuoi destinatari.

Informazioni

In questo articolo parleremo delle caratteristiche della scrittura sia di normali lettere commerciali (su carta) che di messaggi elettronici. Carta intestata e design Assicurati di utilizzare la carta intestata della tua azienda.

Come scrivere una lettera formale?

Dipende da questa riga se una persona aprirà il messaggio in arrivo. Se stai scrivendo a una persona che non conosci, dovresti provare a trovare un titolo interessante.

Ma non esagerare: argomenti nello spirito di "Urgente!!! Offerta unica, aperta adesso!” causa solo il desiderio di cliccare velocemente sull'icona del cestino in alto. Il titolo dovrebbe essere composto da 3-5 parole e riflettere il contenuto del messaggio.

• Se non conosci il destinatario, descrivi brevemente chi sei, come hai saputo di lui.
  Senza questa necessaria introduzione, il messaggio potrebbe essere scambiato per spam e immediatamente cancellato.
• Non disabilitare la citazione nelle impostazioni: lascia che la corrispondenza precedente sia visualizzata sotto, sotto il taglio.
• Leggere dallo schermo è un dubbio piacere. Una lettera cartacea può essere presa in mano, e solo per questo motivo viene presa più seriamente a livello inconscio di una lettera elettronica.

Blanker.ru

Questo "ravviverà" la comunicazione: le emoticon sullo schermo (anche in un messaggio di lavoro) sono percepite in modo abbastanza positivo. Naturalmente, non possono essere utilizzati nelle lettere "cartacee".

• Assicurati di firmare.
  Nelle e-mail, di solito è composto da 3-6 righe e include il nome e il cognome del mittente, la posizione, il nome dell'azienda, l'indirizzo del sito Web e il numero di telefono di contatto.
Esempio di firma: Cordiali saluti, Ivan Ivanov http://site.com. Ecco un esempio di lettera commerciale per te. Riassumendo Sebbene sia abbastanza semplice, gli esempi di lettere commerciali ben scritte non sono così numerosi.
Gli imprenditori si confondono regolarmente nel design, usano indirizzi non del tutto corretti e dimenticano sfumature importanti.

Dettagli della lettera commerciale

Ci sono più opzioni qui:

• "Rispettosamente", "Cordiali saluti";
• "Auguri";
• “Con la speranza di continuare la collaborazione”;
• "Siamo sempre felici di servirti";
• eccetera.

In una parola, la scelta dell'ultima frase è una questione di gusti. Etica di una lettera commerciale Anche il velato disprezzo di una lettera commerciale non passa inosservato. Certo, in questo caso non potrai più contare su un atteggiamento positivo o almeno pari verso te stesso. La conclusione è ovvia: non cedere alle emozioni e tieniti dentro anche se il destinatario ti fa davvero infuriare.
Prestare sempre attenzione al tono del messaggio. Particolare attenzione va posta alla lettera contenente il rifiuto. È estremamente poco saggio iniziare un messaggio del genere con un "no" categorico in una forma o nell'altra: questo creerà nella persona la sensazione che sia stato semplicemente inviato.

Come scrivere una lettera formale a un'organizzazione?

Il tipo di moduli, le norme per la loro compilazione e gli elementi di progettazione devono essere fissati nell'ordine per l'organizzazione (o istruzioni per il lavoro d'ufficio). I requisiti di base per i moduli di lettere commerciali sono disponibili in GOST 2003 "Requisiti per le scartoffie".
È auspicabile "spremere" le informazioni di base sulla società nel modulo:

• nome (e nome abbreviato);
• indirizzi effettivi e postali;
• Indirizzo e-mail;
• Numeri di telefono di contatto;
• Indirizzo Web.

Questo non è un elenco di dati obbligatori, ma solo un elenco indicativo. Puoi aggiungere o rimuovere come desideri.

Come scrivere e formattare lettere commerciali

Importante

Si può dire che una lettera ufficiale è costituita da una "cornice" della lettera e del testo principale e, oltre al testo principale, contiene informazioni sul destinatario: il nome completo e abbreviato dell'organizzazione di invio, il suo indirizzo postale e telegrafico indirizzo, numero di telefono, di fax e di telescrivente, il numero di quella lettera o telegramma che serviva da occasione di corrispondenza, e molto altro ancora. Le forme possono essere sia con una disposizione angolare che longitudinale dei dettagli.

Attenzione

Il design della forma deve rispettare i principi dell'estetica tecnica, che a sua volta ha un effetto positivo sulla percezione del suo contenuto. Data la proprietà dell'occhio umano, è più facile fissare la parte superiore di qualsiasi oggetto, quando si redigono documenti, la loro parte superiore dovrebbe essere resa più satura e la parte inferiore più "stabile".

Modello di lettera ufficiale dell'organizzazione

Se tocchi diversi problemi in esso, dovrebbero essere strettamente correlati. Se devi contattare la stessa organizzazione su diversi argomenti, è meglio scrivere una lettera separata per ciascuno di essi.

Linguaggio di scrittura Lo stile della corrispondenza commerciale è quello ufficiale "leggero". È possibile e necessario standardizzare le frasi, utilizzare alcuni luoghi comuni e luoghi comuni, ma non è consigliabile portare tutto questo all'arida burocrazia. "

La lingua viva è sempre percepita facilmente e favorevolmente. Naturalmente, il discorso scritto di lavoro deve essere conforme alle norme dell'etichetta (che saranno discusse di seguito), ma l'essenza della questione dovrebbe essere dichiarata in modo chiaro e conciso.

Lettera formale: tipi esistenti, regole di progettazione

Gli standard per le chiavi di layout stabiliscono i formati e le dimensioni dei campi dei documenti che fanno parte del sistema di documentazione unificato, nonché i requisiti per la costruzione di una griglia strutturale della chiave di layout, i dettagli e le regole per la loro ubicazione. I documenti che compongono i sistemi di documentazione unificata sono costituiti da tre parti principali, che si trovano all'interno di zone chiaramente delimitate. Questa disposizione del documento fornisce la necessaria velocità di percezione del suo testo. I dettagli sono caratteristiche obbligatorie stabilite dalla legge o dai regolamenti per alcuni tipi di documenti. La composizione e l'ubicazione dei dettagli sui moduli dei documenti organizzativi e amministrativi devono essere conformi alle norme pertinenti. In precedenza, questi standard erano regolati da GOST 6.38-90, attualmente viene utilizzato GOST R.30-2003.

Manuale dell'avvocato

Fa parte dei flussi di documenti in entrata e in uscita dell'organizzazione. Esistono molti tipi di lettere commerciali: promozionali, commerciali, di garanzia, di copertura, informative, di reclamo, istruttive, ecc.

La cultura della corrispondenza commerciale richiede che l'imprenditore sia in grado di redigere correttamente tali documenti. Una carta intestata pre-progettata può aiutare in questo.

Serve come segno distintivo dell'azienda, che dimostra il suo stile e forma un'immagine favorevole. La corrispondenza commerciale correttamente eseguita consente al destinatario di ottenere informazioni complete sul mittente, il suo stile rigoroso conferisce alle informazioni un carattere ufficiale e semplifica il successivo utilizzo della documentazione. Ciò è particolarmente importante nella fase iniziale dello sviluppo dell'azienda, quando i costi pubblicitari sono ancora limitati, ma è già necessario creare un'immagine positiva nell'ambiente aziendale.

Lettera ufficiale su carta intestata aziendale

Posizione dei particolari (versione angolare) della carta intestata (le dimensioni sono in millimetri) Fig. 2. Disposizione dei requisiti (versione longitudinale) della carta intestata (le dimensioni sono indicate in millimetri) La forma ad angolo è la più comoda per la lavorazione ed economica in termini di utilizzo dell'area del foglio. In questo caso è possibile utilizzare la parte destra della parte superiore del foglio per inserire i dettagli "Indirizzo", "Risoluzione", due o più lingue. Allo stesso tempo, i dettagli dovrebbero essere stampati a sinistra in russo ea destra nella lingua nazionale, allo stesso livello.