Regole per la corrispondenza commerciale via e-mail. Lettera commerciale: campione. Come inviare una lettera tramite e-mail. Etica della corrispondenza commerciale

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La corrispondenza commerciale via e-mail è un modo conveniente di comunicazione scritta tra entità commerciali. Devi scrivere e ricevere molte lettere e la velocità e la correttezza della comunicazione è una delle componenti di un'azienda di successo. Alcune regole della corrispondenza commerciale.

La posta elettronica ha preso saldamente il suo posto nella corrispondenza commerciale grazie ai suoi vantaggi: disponibilità 24 ore su 24, efficienza e facilità d'uso. In questo articolo esamineremo alcune sfumature della corrispondenza commerciale online.

Ricevere lettere

Dovresti controllare la tua casella di posta più volte durante la giornata lavorativa. Altrimenti, potresti procrastinare su questioni importanti e bloccare il lavoro di altre persone.
Se ricevi una lettera, devi leggerla perché qualcuno l'ha inviata. Naturalmente qui non stiamo parlando di spam.
Se ricopri una posizione manageriale, la tua giornata lavorativa dovrebbe iniziare controllando la tua posta elettronica. Per comodità, configura il tuo client di posta elettronica per consegnare o inviare automaticamente la posta ogni 10-20 minuti.
Quando sei occupato e ricevi un'e-mail, guarda da chi proviene, qual è l'oggetto e dai uno sguardo rapido al titolo per valutare l'importanza dell'e-mail.
Prova a rispondere immediatamente alle e-mail: questo ti aiuterà a evitare le caselle di posta.

È necessario utilizzare correttamente i campi A, Cc e Ccn.

"A cui". Se invii una domanda o chiedi chiarimenti su qualcosa, ti aspetti una risposta dal destinatario i cui dati sono indicati nel campo “a”. Quando sei il destinatario, devi rispondere alla domanda. Cioè, questo campo indica i dati del destinatario.
"Copia". I destinatari i cui dati sono indicati in questo campo sono, per così dire, “testimoni oculari invitati”. In questo caso, il destinatario non dovrebbe rispondere alla lettera. Inoltre, se è necessario inviare una lettera del genere, dovrebbe iniziare con le righe "scusa l'interruzione", per gentilezza.
"Copia nascosta". Il destinatario principale non è a conoscenza del fatto che la lettera è stata inviata al destinatario i cui dati sono indicati nel campo “copia nascosta”. Inoltre, questo campo viene utilizzato durante l'invio di posta in massa.

Quando rispondi, non dovresti dimenticare il pulsante "rispondi a tutti", questo ti aiuterà a non perdere nemmeno un destinatario. Puoi rimuovere i destinatari indesiderati e aggiungerne di nuovi in qualsiasi momento.

Campo oggetto. Questo campo deve essere sempre compilato. La persona a cui è indirizzata la lettera può ricevere un'enorme quantità di posta al giorno e, utilizzando questo campo, potrà valutare il grado di importanza della lettera. L'oggetto della lettera dovrebbe riflettere in modo breve e informativo il suo contenuto.

"L'importanza della scrittura." Nel caso in cui la lettera contenga informazioni importanti o urgenti che necessitano di attenzione immediata, indicalo impostando l'importanza su "alta". Ciò farà risaltare la tua email nella tua casella di posta. Ma non abusare di questa funzionalità inutilmente.

Come rispondere alle email

Di seguito vedremo una breve guida per scrivere una risposta a una lettera.

Dovresti sempre iniziare con un saluto: un omaggio alla cortesia, non si può fare nulla.
Devi comunicare con una persona nella sua lingua. E questo vale non solo per la linguistica, ma anche per le forme di comunicazione. La comunicazione informale può essere considerata una mancanza di rispetto e persino un tentativo di offendere l'interlocutore.
Non dovresti usare la traslitterazione, tranne quando invii una lettera da un telefono cellulare. Se il tuo client di posta elettronica non ha la lingua russa, invia il testo della lettera nell'applicazione.
Una lettera commerciale deve essere coerente, precisa e concisa. Precisione significa indicare chiaramente i dati a cui si fa riferimento (data, luogo, ora, ecc.). Specificità: il destinatario della tua lettera dovrebbe capire fin dalle prime righe cosa gli viene richiesto esattamente. Concisione. Se pensi chiaramente, allora sei in grado di esprimere chiaramente i tuoi pensieri. E il tuo interlocutore lo vedrà e lo apprezzerà immediatamente. Pertanto, vale la pena evitare "acqua" per diverse pagine se si riesce a esprimere l'essenza della questione in poche frasi.
Quando una lettera contiene diverse domande, compiti o argomenti, questi devono essere strutturati e separati gli uni dagli altri. Un flusso continuo di pensieri è difficile da leggere, e ancora più difficile estrarne punti importanti.
Alle richieste formulate per lettera dovrà essere data risposta nel modo più dettagliato possibile. Risposte come “Sarà fatto” non sono accettabili.
Non dovrebbero esserci errori nel testo della lettera. Non è un problema se si insinuano uno o due errori di battitura minori. Ma se soffri di analfabetismo cronico di lettera in lettera, l'interlocutore non avrà la migliore impressione di te.
Rileggi sempre le tue lettere! Leggi la lettera più volte e assicurati di non aver perso nulla, controlla se ci sono errori, se le informazioni del destinatario sono corrette, ecc., Ecc.

Cos'è l'e-mail? Nel mondo degli affari moderno questo è:

La tua faccia. È con l'aiuto della posta elettronica che puoi creare un'immagine positiva agli occhi della controparte o rovinare la prima impressione.
Il tuo strumento di lavoro. Molte comunicazioni con il mondo esterno avvengono tramite e-mail. Pertanto, se sei esperto in questo strumento, puoi semplificarti la vita.
Una potente distrazione. Il mondo esterno sta cercando di raggiungerti, distrarti e portarti fuori strada attraverso la posta elettronica.

Da questa prospettiva, diamo un’occhiata a come lavorare con la posta elettronica. Cominciamo con qualcosa di semplice.

Formattazione di una lettera

Utilizzo il client di posta elettronica Mozilla Thunderbird, quindi lo userò come esempio. Creiamo una nuova lettera e andiamo dall'alto verso il basso attraverso l'elenco dei campi.

A cui. Copia. Copia nascosta

Alcuni potrebbero non saperlo, ma "A" in Mozilla può essere cambiato in "Cc" o "Bcc".

A cui: scriviamo il destinatario principale o più destinatari separati da un punto e virgola.
copia: scriviamo a qualcuno che dovrebbe leggere la lettera, ma dal quale non ci aspettiamo una reazione.
Copia nascosta: scriviamo a qualcuno che dovrebbe leggere la lettera, ma che dovrebbe rimanere sconosciuto agli altri destinatari della lettera. È particolarmente appropriato utilizzarlo per l'invio di massa di lettere commerciali, come le notifiche.

Sbagliato negli invii di massa, indicare i destinatari utilizzando i campi “Copia” o “A”. Diverse volte all'anno ricevo lettere che elencano 50-90 destinatari nel campo "Cc". C'è una violazione della privacy. Non è necessario che tutti i tuoi destinatari sappiano con chi stai lavorando su un argomento simile. È positivo se queste sono persone che si conoscono. Cosa succede se nell’elenco ci sono aziende concorrenti che non si conoscono? Come minimo, devi essere preparato a spiegazioni non necessarie e, al massimo, a interrompere la collaborazione con uno di loro. Non farlo in questo modo.

Oggetto della lettera

I servizi di mailing professionali spesso scrivono (a volte in modo sensato) sull'importanza dell'oggetto dell'e-mail sui loro blog aziendali. Ma molto spesso parliamo di lettere di vendita, dove l’oggetto della lettera risolve il problema “l’e-mail va aperta”.

Stiamo discutendo della corrispondenza commerciale quotidiana. Qui il tema risolve il problema “la lettera e il suo autore dovrebbero essere facilmente identificati e poi ritrovati”. Inoltre, la tua diligenza ti tornerà sotto forma di karma di numerose lettere di risposta, solo con prefissi Rif: O AVANTI, tra i quali dovrai cercare la lettera desiderata sull'argomento.

Venti lettere rappresentano il volume della corrispondenza di un giorno per un middle manager. Non sto parlando affatto di imprenditori e titolari di aziende; il loro numero di lettere a volte supera le 200 o più al giorno. Pertanto ancora una volta: non inviare email con oggetto vuoto.

Quindi, come formulare correttamente l'oggetto di un'e-mail?

Errore n.1 : Solo il nome dell'azienda nell'oggetto. Ad esempio “Sky” e basta. In primo luogo, probabilmente non sei l'unico della tua azienda a comunicare con questa controparte. In secondo luogo, un argomento del genere non ha alcun significato, perché il nome della tua azienda è già visibile dall'indirizzo. In terzo luogo, indovina come apparirà la tua casella di posta con questo approccio alla corrispondenza? Qualcosa come questo.

È conveniente effettuare ricerche su tali argomenti?

Errore n.2 : titolo appariscente e vendibile. È fantastico se sai come scrivere titoli del genere. Ma è opportuno utilizzare queste competenze nella corrispondenza commerciale? Ricorda lo scopo dell'oggetto di un'e-mail aziendale: non vendere, ma fornire identificazione e ricerca.

Testo della lettera

Esistono molte guide di scrittura per diverse occasioni. Ad esempio, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin e altri maestri delle parole hanno molte informazioni utili. Ti consiglio di leggere i loro articoli, almeno per migliorare l'alfabetizzazione generale e migliorare lo stile generale del discorso scritto.

Nel processo di scrittura di una lettera, dobbiamo prendere diverse decisioni in sequenza.

Una questione di gentilezza . All'inizio della lettera, puoi sfociare in convenevoli o addirittura tenerezza nello spirito di “Mio caro Rodya, sono passati più di due mesi da quando ti ho parlato per iscritto, di cui io stesso ho sofferto e non ho nemmeno dormito per un po' notti, pensando. Molto educato e molto costoso, sia in termini di tempo per scrivere un'introduzione del genere, sia in termini di tempo dell'interlocutore per leggerla. La corrispondenza è affari, ricordi? Non un saggio di genere epistolare per un concorso o una lettera alla madre di Raskolnikov, ma corrispondenza d'affari.

Rispettiamo il nostro tempo e quello del destinatario!

Ha senso solo presentarti e ricordare le circostanze della tua conoscenza nella prima lettera inviata dopo un fugace incontro in una mostra. Se si tratta di una continuazione della collaborazione o di una corrispondenza continua, nella prima lettera della giornata scriviamo: “Ciao, Ivan”, nella seconda e nelle successive: “Ivan, ...”.

Appello . Mi ha sempre preoccupato la questione di chi indirizzare una lettera se ci sono più destinatari. Recentemente ho scritto una lettera indirizzata a tre ragazze di nome Anna. Senza alcun dubbio ho scritto “Ciao Anna” e non mi sono preoccupata. Ma questa fortuna non è sempre così.

Cosa succede se i destinatari sono tre o anche sette e non hanno lo stesso nome? Puoi elencarli per nome: "Buon pomeriggio, Rodion, Pulcheria, Avdotya e Pyotr Petrovich". Ma è lungo e richiede tempo. Puoi scrivere: "Ciao, colleghi!"

Per quanto mi riguarda, utilizzo la regola di rivolgermi per nome alla persona nel campo “A”. E non contattare affatto quelli nella copia. Questa regola ti consente anche di determinare con maggiore precisione (uno!) Il destinatario della lettera e lo scopo di questa lettera.

Citazione . Spesso la corrispondenza è una catena di lettere con domande e risposte: in una parola, un dialogo. È considerata buona pratica non cancellare la cronologia della corrispondenza e scrivere la propria risposta all'inizio del testo citato, in modo che quando si ritorna a questa corrispondenza una settimana dopo, si possa leggere facilmente il dialogo dall'alto al basso, discendendo per data.

Per qualche motivo, l'impostazione predefinita in Mozilla è "Posiziona il cursore dopo il testo tra virgolette". Consiglio di modificarlo nel menu “Strumenti” → “Opzioni account” → “Composizione e indirizzamento”. Deve essere così.

Scopo della lettera . Esistono due tipi di lettere commerciali:

quando ci limitiamo a informare l'interlocutore (ad esempio, un resoconto del lavoro svolto nel mese);
e quando vogliamo qualcosa dall'interlocutore. Ad esempio, affinché approvi la fattura allegata per il pagamento.

Di norma, ci sono molte volte più lettere incoraggianti delle lettere di segnalazione. Se vogliamo ottenere qualcosa dall'interlocutore, è molto importante dirlo in una lettera in chiaro. L'invito all'azione dovrebbe essere accompagnato da un nome ed essere l'ultima frase della lettera.

Sbagliato : "Porfiry Petrovich, so chi ha fatto a pezzi la vecchia."

Giusto : "Porfiry Petrovich, sono stato io a fare a pezzi la vecchia, per favore prendi misure per arrestarmi, sono stanco di soffrire!"

Perché il corrispondente dovrebbe pensare per te a cosa fare con questa lettera? Dopotutto, potrebbe prendere la decisione sbagliata.

Firma nel testo . Lei deve essere. Inoltre, tutti i client di posta consentono di configurare la sostituzione automatica della firma, ad esempio il classico “Cordiali saluti,…”. In Mozilla, questo viene fatto nel menu “Strumenti” → “Opzioni account”.

Se scrivere o meno i contatti nella firma è una questione personale per ognuno. Ma se sei in qualche modo connesso alle vendite, assicurati di scrivere. Anche se l'accordo non avviene a seguito della comunicazione, in futuro sarai facilmente reperibile utilizzando i contatti della firma.

Infine, un'altra caratteristica del corpo della lettera per quegli interlocutori a cui non piace (non può, non vuole, non ha tempo) rispondere alle tue lettere. Si prega di indicare l'impostazione predefinita nel corpo della lettera. Ad esempio: "Porfiry Petrovich, se non vieni ad arrestarmi prima di venerdì a mezzanotte, allora mi considero amnistiato". Naturalmente la scadenza deve essere reale (non dovresti inviare il testo dell'esempio venerdì alle 11:50). Il destinatario deve essere fisicamente in grado di leggere e agire sulla tua lettera. Tale “silenzio” ti solleva dalla responsabilità per la mancata risposta dell’interlocutore. Come sempre, è necessario affrontare saggiamente l'uso di questa funzionalità. Se una persona risponde alle tue lettere in tempo e regolarmente, un simile ultimatum può, se non offenderlo, stressarlo un po 'o portare alla decisione di non rispondere alla lettera in questo momento, ma di costringerti ad aspettare fino a venerdì.

Allegati

Le lettere spesso arrivano con allegati: curriculum, proposte commerciali, preventivi, orari, scansioni di documenti: uno strumento molto conveniente e allo stesso tempo fonte di errori diffusi.

Errore : dimensione dell'investimento enorme. Ricevo spesso email con allegati di dimensioni fino a 20 MB. Di norma si tratta di scansioni di alcuni documenti in formato TIFF, con una risoluzione di 600 dpi. Quasi sicuramente il programma di posta elettronica del corrispondente si bloccherà per diversi minuti nel vano tentativo di caricare un'anteprima dell'allegato. E Dio non voglia che il destinatario provi a leggere questa lettera su uno smartphone...

Personalmente, cancello immediatamente tali lettere. Non vuoi che la tua email finisca nel cestino prima di essere letta? Controllare l'entità dell'investimento. Si consiglia che non superi i 3 MB.

Cosa fare se supera?

Prova a riconfigurare lo scanner con un formato e una risoluzione diversi. Ad esempio, PDF e 300 dpi producono scansioni abbastanza leggibili.
Pensa a programmi come WinRar o 7zip archiver. Alcuni file si comprimono perfettamente.
Cosa fare se l'allegato è enorme e non è possibile comprimerlo? Ad esempio, un database contabile quasi vuoto pesa 900 MB. L'archiviazione delle informazioni sul cloud verrà in soccorso: Dropbox, Google Drive e simili. Alcuni servizi, come Mail.ru, convertono automaticamente allegati di grandi dimensioni in collegamenti all'archiviazione sul cloud. Ma preferisco gestire personalmente le informazioni archiviate nel cloud, quindi non accolgo con favore l'automazione di Mail.ru.

E un'altra raccomandazione non del tutto ovvia sugli investimenti: la loro Nome . Deve essere comprensibile e accettabile per il destinatario. Una volta in azienda stavamo preparando una proposta commerciale a nome di... lascia che sia Fyodor Mikhailovich Dostoevskij. Ho ricevuto una lettera dal manager con una bozza di CP da approvare e l'allegato includeva un file denominato "ForFedi.docx". Il manager che mi ha inviato questo ha avuto un dialogo più o meno così:

Caro manager, sei personalmente pronto ad avvicinarti a quest'uomo rispettato e chiamarlo in faccia Fedya?

In qualche modo no, è un uomo rispettato, tutti lo chiamano con il suo nome e patronimico.

Perché hai chiamato l'allegato “Per Fedi”? Se glielo mando adesso, pensi che comprerà da noi le asce usando questo CP?

Lo avrei rinominato più tardi...

Perché preparare una bomba a orologeria - il rifiuto di un potenziale cliente - o creare lavoro extra per te stesso rinominando il file? Perché non nominare immediatamente l'allegato correttamente: "Per Fyodor Mikhailovich.docx" o ancora meglio - "KP_Sky_Axes.docx".

Quindi, abbiamo più o meno risolto l'e-mail come "faccia". Passiamo a considerare la posta elettronica come strumento per un lavoro efficace e parliamo della sua componente di distrazione.

Lavorare con le lettere

La posta elettronica è una potente distrazione. Come ogni distrazione, anche la posta elettronica deve essere gestita inasprendo le regole e introducendo orari di lavoro.

Come minimo, devi disattivare TUTTE le notifiche sugli arrivi di posta. Se il client di posta è configurato di default, verrai avvisato con un segnale sonoro, lampeggerà un'icona accanto all'orologio e verrà mostrata un'anteprima della lettera. In una parola, faranno di tutto per strapparti prima dal lavoro scrupoloso e poi immergerti nell'abisso delle lettere non lette e degli invii non visualizzati, meno un'ora o due dalla tua vita.

Alcune persone hanno una potente forza di volontà che consente loro di non farsi distrarre dalle notifiche, ma le persone comuni farebbero meglio a non sfidare il destino e a spegnerle. In Mozilla Thunderbird, ciò avviene tramite il menu "Strumenti" → "Impostazioni" → "Generale" → "Quando compaiono nuovi messaggi".

Se non ci sono notifiche come fai a capire che è arrivata una lettera?

Molto semplice. Tu stesso, consapevolmente, prenditi del tempo per ordinare la posta, aprire il tuo client di posta e vedere tutti i messaggi non letti. Questo può essere fatto due volte al giorno, ad esempio a pranzo e la sera, oppure durante i tempi di inattività forzata, ad esempio negli ingorghi.

Le persone spesso chiedono: che dire dei tempi di risposta e delle lettere urgenti? Rispondo: non hai lettere urgenti nella tua posta. A meno che tu non lavori nel dipartimento dell'assistenza clienti (questo dipartimento ha le proprie regole per lavorare con la posta).

Se ci sono lettere urgenti, il mittente ti avviserà tramite altri canali: telefono, SMS, Skype. Quindi entrerai consapevolmente nel tuo client di posta elettronica ed elaborerai la posta urgente. Tutti i guru della gestione del tempo (ad esempio Gleb Arkhangelsky con il suo "Time Drive") dichiarano una risposta standard alle e-mail entro 24 ore. Questa è una normale regola di buona educazione: non aspettarti risposte immediate via email dal tuo interlocutore. Se c'è una lettera urgente, avvisala attraverso canali di comunicazione più veloci.

Quindi, abbiamo disattivato le notifiche e ora attiviamo il client di posta elettronica in base al nostro programma.

Cosa fare quando andiamo alla posta e ci impegniamo in un'attività chiamata "smistamento della posta elettronica"? Dove sono l'inizio e la fine di questo lavoro?

Ho sentito molto parlare del sistema di posta in arrivo zero, ma sfortunatamente non ho incontrato una sola persona che lo utilizzi. Ho dovuto reinventare la mia ruota. Ci sono articoli su questo argomento su Lifehacker. Per esempio, " ". Di seguito parlerò del sistema di posta in arrivo zero nella mia interpretazione. Sarei grato se i guru di GTD commentassero e aggiungessero o migliorassero il sistema descritto.

È importante comprendere e accettare che l'e-mail non è un pianificatore di attività o un archivio per le tue attività. Pertanto, la cartella Posta in arrivo dovrebbe essere sempre vuota. Una volta che inizi a ordinare la tua casella di posta, non fermarti e non lasciarti distrarre da nulla finché non avrai svuotato questa cartella.

Cosa fare con le email nella tua casella di posta? È necessario esaminare ciascuna lettera in sequenza ed eliminarla. Sì, basta evidenziare e premere Elimina sulla tastiera. Se non riesci a eliminare la lettera, dovrai decidere cosa farne.

Puoi rispondere in tre minuti? Ho bisogno di rispondere? Sì, è necessario e la risposta non richiederà più di tre minuti, quindi rispondi immediatamente.
Devi rispondere, ma preparare una risposta richiederà più di tre minuti. Se utilizzi un'utilità di pianificazione che ti consente di convertire un'e-mail in un'attività, trasforma l'e-mail in un'attività e dimenticatene per un po'. Ad esempio, utilizzo il servizio assolutamente meraviglioso Doit.im. Ti permette di generare un indirizzo email personale: gli inoltri la lettera e si trasforma in un'attività. Ma se non disponi di un'utilità di pianificazione, sposta la lettera nella sottocartella "0_Run".
Dopo aver risposto rapidamente a una lettera, trasformandola in un'attività o semplicemente leggendola, devi decidere cosa fare successivamente con questo messaggio: eliminarlo o inviarlo a una delle cartelle per l'archiviazione a lungo termine.

Ecco le cartelle di archiviazione a lungo termine che ho.

0_Esegui. Non ho una cartella del genere, ma se non hai un'agenda, ripeto, puoi inserire qui le lettere che richiedono un lavoro dettagliato. Anche questa cartella deve essere pulita regolarmente, ma con un approccio ponderato in un momento appositamente assegnato a questo.
1_Rif. Qui inserisco lettere con informazioni di base: lettere di benvenuto con accessi da vari servizi web, biglietti per i prossimi voli e così via.
2_Progetti. Qui è conservato un archivio della corrispondenza sui partner e sui progetti con i quali ci sono rapporti in corso. Naturalmente per ogni progetto o partner è stata creata una cartella separata. Nella cartella del partner ho inserito non solo le lettere dei suoi dipendenti, ma anche quelle dei dipendenti Neb legate a questo partner. Molto comodo: se necessario, tutta la corrispondenza sul progetto è a portata di mano in un paio di clic.
3_Museo.È qui che metto quelle lettere che sarebbe un peccato cancellare, e il loro beneficio non è evidente. Inoltre, le cartelle con progetti chiusi da "2_Projects" vengono migrate qui. Insomma, il “Museo” conserva i primi candidati alla rimozione.
4_Documenti. Ecco lettere con campioni elettronici di documenti che potrebbero essere utili in futuro per la contabilità, ad esempio rapporti di riconciliazione dei clienti, biglietti per i viaggi effettuati. La cartella ha molte somiglianze con le cartelle "2_Projects" e "1_Reference", al suo interno sono archiviate solo le informazioni contabili e le informazioni di gestione sono archiviate nella cartella "2_Projects". In "4_Documents" ci sono informazioni morte e in "2_Projects" ci sono informazioni live.
5_Conoscenza. Qui inserisco solo newsletter davvero utili a cui voglio tornare dopo un po' per trovare ispirazione o trovare soluzioni.

Esistono altre impostazioni del client di posta elettronica importanti per il funzionamento di questo sistema. Innanzitutto, per impostazione predefinita in Thunderbird è presente la casella di controllo "Segna messaggi come letti". Preferisco farlo consapevolmente, quindi giù la bandiera! Per fare ciò, andare al menu “Strumenti” → “Impostazioni” → “Avanzate” → “Lettura e visualizzazione”.

In secondo luogo, usiamo filtri . In precedenza, utilizzavo attivamente filtri che inoltravano automaticamente le lettere alle cartelle appropriate in base all'indirizzo del mittente. Ad esempio, le lettere di un avvocato sono state spostate nella cartella "Avvocato". Ho abbandonato questo approccio per diversi motivi. Primo: le lettere di un avvocato nel 99% dei casi si riferiscono a qualche progetto o partner, il che significa che devono essere spostate nella cartella di questo partner o progetto. Secondo: ho deciso di aggiungere consapevolezza. Tu stesso devi decidere dove archiviare una lettera specifica ed è più conveniente cercare i messaggi non elaborati in un solo posto: nella posta in arrivo. Ora utilizzo i filtri solo per organizzare in cartelle le lettere regolari automatiche provenienti da vari sistemi, cioè le lettere che non richiedono che io prenda decisioni. I filtri in Mozilla Thunderbird sono configurati nel menu “Strumenti” → “Filtri messaggi”.

Quindi, con il giusto approccio, la posta elettronica dovrebbe durare dai 10 ai 60 minuti al giorno, a seconda del volume della corrispondenza.

Sì, e un'altra cosa. Hai già disattivato le notifiche sull'arrivo di nuove lettere? ;)

Il successo nelle attività di qualsiasi organizzazione, azienda commerciale o impresa è indissolubilmente legato alla cultura del comportamento e dell'etichetta. Tutte le azioni del manager e dei dipendenti devono certamente tenere conto delle regole della buona educazione ed essere adeguate alla situazione.

Una delle parti più importanti dell'etichetta è la corrispondenza commerciale.

Si stima che quasi il 50% del tempo lavorativo venga dedicato alla gestione di documenti e posta. Ma questo è necessario, poiché una corrispondenza commerciale competente può aumentare significativamente il fatturato di un’azienda e accelerare l’interazione di diversi servizi e reparti.

Naturalmente, ci sono alcuni modelli qui e ne parleremo sicuramente in questo articolo. Le regole della corrispondenza commerciale sono state a lungo standardizzate. L'attuale GOST R.6.30-2003 ti aiuterà a posizionare correttamente il testo sul foglio, ti dirà quali rientri, margini e caratteri creare. La corrispondenza commerciale è caratterizzata dall'uniformità e dalla ripetizione dei modelli linguistici.

Tuttavia, ogni lettera è individuale. Una grande impronta su di esso è lasciata dall'identità del mittente, dalla sua posizione, situazione e destinatario. In una certa misura, la corrispondenza commerciale è una combinazione di creatività e duro lavoro.

Tipi di corrispondenza commerciale

La circolazione dei documenti viene effettuata su supporto cartaceo e via e-mail.

Tutta la corrispondenza dell'azienda può essere suddivisa nei seguenti gruppi:

Corrispondenza ufficiale/informale;

Interno ed esterno.

La corrispondenza ufficiale comprende proposte commerciali, note di ringraziamento e lettere di garanzia, accordi commerciali, ordini per l'impresa, responsabilità lavorative, richieste, richieste, reclami.

La corrispondenza informale include varie congratulazioni da parte di partner commerciali, clienti e dipendenti; condoglianze, scuse, inviti e ringraziamenti.

I documenti interni circolano solo tra i dipartimenti di un'impresa, mentre i documenti esterni vanno oltre i suoi confini.

Regole della corrispondenza commerciale: contenuto interno

Il requisito principale è la brevità e la chiarezza della lettera. Non allungare il testo su più pagine. L'opzione migliore è inserirsi in uno.

Le regole della corrispondenza commerciale prevedono l'esclusione dal testo di parole ed espressioni complesse, oscure, straniere e altamente specializzate. Tutte le frasi dovrebbero essere brevi, con i pensieri principali dell'autore e senza "acqua".

Evita doppie interpretazioni nella tua lettera, altrimenti se sorgono controversie sarà più difficile difendere il tuo punto di vista e dimostrare cosa intendevi con una determinata frase.

Le regole per scrivere la corrispondenza commerciale obbligano chi scrive a chiamare il destinatario per nome e patronimico, preceduto dal titolo “Caro...”. E assicurati di usare “tu”, anche se hai un buon rapporto amichevole con il destinatario della lettera.

Nell'introduzione, oltre ad indicare cognome e nome, viene indicato lo scopo principale del messaggio. Gli esempi di corrispondenza commerciale conoscono abbastanza modelli e cliché per questi casi: "In relazione alla lettera precedente...", "Vi ricordiamo...", "Informiamo..." e altri.

Attenuare una risposta sfavorevole per il destinatario (rifiuto di un'offerta, rifiuto di collaborazione) con le frasi: "Purtroppo non potremo usufruire delle condizioni proposte..." o simili.

Documentazione cartacea esterna

Qualsiasi lettera commerciale deve essere scritta su carta intestata della società con i dettagli dell'azienda e tutte le informazioni di contatto.

Assicurati di includere la data esatta del documento.

L'angolo in alto a destra del foglio è occupato dalle iniziali del destinatario e dall'indirizzo dell'azienda destinataria.

Suddividi il testo in paragrafi significativi per facilitare la comprensione e la percezione del lettore. Non più di 4-5 righe.

Scrivere tutte le parole in maiuscolo è una cattiva forma.

Alla lettera possono essere allegati documenti. In questo caso vengono elencati in una riga separata nella parte inferiore sinistra del foglio. Secondo l'etichetta aziendale, la risposta a una lettera deve essere ricevuta entro 10 giorni. Se il problema richiede più tempo per essere risolto, il destinatario dovrà comunicarlo.

Dopo aver scritto, dovresti assicurarti di controllare nuovamente attentamente il testo per eventuali errori, sia di ortografia che di grammatica. Se hai tempo, dovresti mettere da parte la lettera e riprenderla più tardi. Di norma, verranno scoperte imprecisioni che inizialmente non erano state notate. Questo consiglio è molto importante in ogni caso risposta al reclamo cliente. Non dovresti irritare ancora di più una persona con una lettera scritta in modo analfabeta.

Quando il documento è stato scritto e controllato un paio di volte, stampalo Misura del foglio A4. Questa dimensione è la dimensione standard utilizzata per qualsiasi corrispondenza, anche se il testo stesso occupa solo metà foglio.

Testare l'inchiostro nella stampante prima di stampare per evitare risultati sfocati o sciatti.

In alcuni casi puoi allegare il tuo biglietto da visita al documento e racchiudere il foglio stesso stampato in un file trasparente.

Anche una busta marchiata con il logo dell'azienda è considerata una buona forma.

Le regole per condurre la corrispondenza commerciale informale sono spesso più emotive di quelle dei documenti commerciali e meno cliché. Le abbreviazioni e l'uso di aggettivi colorati sono appropriati qui, ad esempio, nelle congratulazioni: sorprendente, reattivo, gentile.

E-mail aziendali

Il fatto che non invii la corrispondenza in busta attraverso la rete postale non dovrebbe essere rilassante. Anche in questi casi valgono le regole della corrispondenza commerciale.

Messaggi commerciali elettronici competenti e corretti creano un'immagine positiva sia dell'impresa che di una persona specifica. La reputazione negli affari vale molto!

Regole di base per la corrispondenza via e-mail

Utilizza il tuo indirizzo email di lavoro solo per lo scopo previsto.

Presta attenzione al nome della casella di posta. Non utilizzare nomi errati durante il lavoro, come "baby", "superman", anche se sono indicati nella trascrizione inglese.

Compila sempre la colonna “oggetto”, altrimenti la tua lettera potrebbe finire nello spam. Descrizioni come “piano”, “elenco”, “proposta commerciale”, “relazione” non sono adatte. Potrebbero esserci molte lettere simili nella casella di posta del destinatario. Sii il più specifico possibile sull'argomento del tuo messaggio. Non usare più di cinque parole. Scrivi un argomento con lettera maiuscola. Non è necessario mettere un punto alla fine.

Se stai rispondendo a un'e-mail ricevuta in precedenza, assicurati di rimuovere la "Re" nella riga dell'oggetto.

Stile di comunicazione

Mantieni la lettera in un formato professionale. Togliere il tono minaccioso, supplichevole, imperativo.

Le regole della corrispondenza commerciale elettronica non consentono l'uso di emoticon, un gran numero di interrogativi o punti esclamativi nel testo.

Sii educato. Un saluto obbligatorio all'inizio e un addio all'interlocutore alla fine sono buone forme. Ad esempio: “Con rispetto...” o così: “Distinti saluti...”.

La corrispondenza email aziendale e la sua “regola d'oro”: non mischiare più argomenti diversi in un unico messaggio. È meglio inviare una serie di lettere.

Un’e-mail dovrebbe essere lunga la metà di una lettera cartacea.

Lavorare con gli allegati

Se ci sono troppe informazioni da trasmettere, non inserirle tutte nel corpo della lettera, ma allegarle come documenti separati come allegati.

Per comodità del destinatario, rinomina i documenti che hai preparato con nomi a lui comprensibili. Questo mostrerà il tuo interesse e ti conquisterà. Pensa a quante cartelle di lavoro ha il destinatario sul suo computer e come cercherà la tua lettera tra queste.

Assicurati di informare il destinatario sui file che stai inviando in modo che non li consideri un virus casuale. Archivia documenti di grandi dimensioni.

È preferibile inviare allegati troppo grandi (oltre 200 kbyte) in altri modi, ad esempio tramite un server ftp.

Alcuni server di posta non consentono il passaggio di formati come COM, EXE, CMD, PIF e molti altri e li bloccano.

Se ci sono più destinatari della tua lettera, prenditi il tempo necessario per eliminare ogni volta tutte le prove dell'inoltro di massa. Il destinatario non ha affatto bisogno di tali informazioni aggiuntive. Il comando “bcc” ti aiuterà.

Le regole per lo svolgimento della corrispondenza commerciale tramite posta elettronica richiedono di informare l'altra parte che la corrispondenza è stata ricevuta. Se non è possibile rispondere al momento, avvisa il tuo interlocutore. Salva la cronologia della corrispondenza per evitare ulteriori domande e procedimenti.

Se la risposta è importante e urgente, è consentito avvisare ulteriormente il destinatario tramite telefono, Skype o ICQ. Se anche dopo non sei riuscito a ottenere un risultato positivo, ricordalo di nuovo.

Non è raro che quando si richiede un documento si riceva in risposta una lettera vuota con un file allegato. È inaccettabile. Esempi di corrispondenza commerciale richiedono che le informazioni rilevanti siano inserite nel corpo del documento. Ad esempio questo: “Sto inviando i dati necessari per la tua richiesta”.

Non dimenticare di indicare alla fine della lettera le coordinate: tutte le modalità di comunicazione disponibili, posizione, sito web aziendale, link ai social network.

Quando scrivi ai contatti dell'organizzazione, fornisci quante più informazioni possibili: numero di telefono con prefisso, indirizzo con codice postale. Dopotutto, la tua comunicazione avviene non solo con i residenti della tua regione. Se hai tutte le informazioni sarà più semplice contattarti.

E l'ultima regola: chi ha iniziato la corrispondenza deve finire il dialogo elettronico.

Conclusione

La corrispondenza commerciale è una questione delicata. A volte basta uno sguardo per farsi un'opinione precisa su una persona e sull'organizzazione che rappresenta. Conoscere le regole della scrittura aziendale può aiutare molto la tua carriera.

Una delle parti più importanti dell'etichetta è la corrispondenza commerciale.

Tipi di corrispondenza commerciale

La circolazione dei documenti viene effettuata su supporto cartaceo e via e-mail.

Tutta la corrispondenza dell'azienda può essere suddivisa nei seguenti gruppi:

Corrispondenza ufficiale/informale;

Interno ed esterno.

La corrispondenza ufficiale comprende offerte commerciali, lettere di ringraziamento e di garanzia, accordi commerciali, ordini per l'impresa, responsabilità lavorative, richieste, richieste, reclami.

La corrispondenza informale include varie congratulazioni da parte di partner commerciali, clienti e dipendenti; condoglianze, scuse, inviti e ringraziamenti.

I documenti interni circolano solo tra i dipartimenti di un'impresa, mentre i documenti esterni vanno oltre i suoi confini.

Regole della corrispondenza commerciale: contenuto interno

Il requisito principale è la brevità e la chiarezza della lettera. Non allungare il testo su più pagine. L'opzione migliore è inserirsi in uno.

Evita doppie interpretazioni nella tua lettera, altrimenti se sorgono controversie sarà più difficile difendere il tuo punto di vista e dimostrare cosa intendevi con una determinata frase.

Attenuare una risposta sfavorevole per il destinatario (rifiuto di un'offerta, rifiuto di collaborazione) con le frasi: "Purtroppo non potremo usufruire delle condizioni proposte..." o simili.

Documentazione cartacea esterna

Qualsiasi lettera commerciale deve essere scritta su carta intestata della società con i dettagli dell'azienda e tutte le informazioni di contatto.

Assicurati di includere la data esatta del documento.

L'angolo in alto a destra del foglio è occupato dalle iniziali del destinatario e dall'indirizzo dell'azienda destinataria.

Suddividi il testo in paragrafi significativi per facilitare la comprensione e la percezione del lettore. Non più di 4-5 righe.

Scrivere tutte le parole in maiuscolo è una cattiva forma.

Dopo aver scritto, dovresti assicurarti di controllare nuovamente attentamente il testo per eventuali errori, sia di ortografia che di grammatica. Se hai tempo, dovresti mettere da parte la lettera e riprenderla più tardi. Di norma, verranno scoperte imprecisioni che inizialmente non erano state notate. Questo consiglio è molto importante quando si risponde al reclamo di un cliente. Non dovresti irritare ancora di più una persona con una lettera scritta in modo analfabeta.

Dopo aver scritto e controllato il documento un paio di volte, stampalo su un foglio A4. Questa dimensione è la dimensione standard utilizzata per qualsiasi corrispondenza, anche se il testo stesso occupa solo metà foglio.

Testare l'inchiostro nella stampante prima di stampare per evitare risultati sfocati o sciatti.

In alcuni casi puoi allegare il tuo biglietto da visita al documento e racchiudere il foglio stesso stampato in un file trasparente.

Anche una busta marchiata con il logo dell'azienda è considerata una buona forma.

E-mail aziendali

Il fatto che non invii la corrispondenza in busta attraverso la rete postale non dovrebbe essere rilassante. Anche in questi casi valgono le regole della corrispondenza commerciale.

Messaggi commerciali elettronici competenti e corretti creano un'immagine positiva sia dell'impresa che di una persona specifica. La reputazione negli affari vale molto!

Regole di base per la corrispondenza via e-mail

Utilizza il tuo indirizzo email di lavoro solo per lo scopo previsto.

Presta attenzione al nome della casella di posta. Non utilizzare nomi errati durante il lavoro, come "baby", "superman", anche se sono indicati nella trascrizione inglese.

Compila sempre la colonna “oggetto”, altrimenti la tua lettera potrebbe finire nello spam. Descrizioni come “piano”, “elenco”, “proposta commerciale”, “relazione” non sono adatte. Potrebbero esserci molte lettere simili nella casella di posta del destinatario. Sii il più specifico possibile sull'argomento del tuo messaggio. Non usare più di cinque parole. Scrivi in maiuscolo il tuo argomento. Non è necessario mettere un punto alla fine.

Se stai rispondendo a un'e-mail ricevuta in precedenza, assicurati di rimuovere la "Re" nella riga dell'oggetto.

Stile di comunicazione

Mantieni la lettera in un formato professionale. Togliere il tono minaccioso, supplichevole, imperativo.

Le regole della corrispondenza commerciale elettronica non consentono l'uso di emoticon o di un gran numero di punti interrogativi o esclamativi nel testo.

Sii educato. Un saluto obbligatorio all'inizio e un addio all'interlocutore alla fine sono buone forme. Ad esempio: “Con rispetto...” o così: “Distinti saluti...”.

La corrispondenza email aziendale e la sua “regola d'oro”: non mischiare più argomenti diversi in un unico messaggio. È meglio inviare una serie di lettere.

Un’e-mail dovrebbe essere lunga la metà di una lettera cartacea.

Lavorare con gli allegati

Se ci sono troppe informazioni da trasmettere, non inserirle tutte nel corpo della lettera, ma allegarle come documenti separati come allegati.

Assicurati di informare il destinatario sui file che stai inviando in modo che non li consideri un virus casuale. Archivia documenti di grandi dimensioni.

È preferibile inviare allegati troppo grandi (oltre 200 kbyte) in altri modi, ad esempio tramite un server ftp.

Alcuni server di posta non consentono il passaggio di formati come COM, EXE, CMD, PIF e molti altri e li bloccano.

Non dimenticare di indicare alla fine della lettera le coordinate: tutte le modalità di comunicazione disponibili, posizione, sito web aziendale, link ai social network.

E l'ultima regola: chi ha iniziato la corrispondenza deve finire il dialogo elettronico.