Esempio di lettera d'invito a un evento solenne. Invito ufficiale ad un evento aziendale. Invito a un testo festivo aziendale

L'invito al convegno è redatto con lo scopo di avvisare in anticipo i potenziali partecipanti a questo incontro circa il luogo e le date del suo svolgimento. Il testo di un invito ufficiale a un evento di questo tipo dovrebbe essere redatto tenendo conto dello status del partecipante. È importante che tale invito sia informativo e concepito in modo tale da suscitare l'interesse di un potenziale partecipante.

Dall'articolo imparerai:

• a cosa serve l'invito alla conferenza;
• come scrivere un invito a una conferenza;
• dove puoi conoscere esempi e campioni di inviti alla conferenza.

A cosa serve l'invito alla conferenza?

Di norma, molte di queste conferenze hanno una lunga storia e si tengono regolarmente, almeno una volta all'anno o due. I partecipanti che hanno ricevuto un invito alla conferenza possono avere l'opportunità di diventare non solo ascoltatori dei rapporti pianificati, ma anche, se lo si desidera, di fare una presentazione o un rapporto in tale incontro. Le conferenze consentono ai partecipanti di conoscere ricerche e pratiche innovative, ottenere soluzioni e tecnologie già pronte.

È importante che anche le organizzazioni che lavorano in campi correlati, ad esempio, sviluppano software specializzati o creano strumenti e attrezzature, ricevano un invito ufficiale all'evento. Più ampia è la cerchia dei partecipanti a questo incontro tematico, più interessante e utile sarà per tutti un tale incontro di lavoro. Questa è una grande opportunità per stabilire nuovi contatti, determinare il mercato di vendita e i fornitori.

Pertanto, l'organizzazione o più aziende che si impegnano dovrebbero valutare attentamente chi includere nell'elenco dei partecipanti. Questo elenco può includere sia imprese e organizzazioni, sia individui che sono autorità ed esperti sulla questione che è diventata l'argomento dell'incontro programmato. E, anche quando l'evento si tiene annualmente, gli inviti alla conferenza devono essere inviati ai partecipanti con almeno due o tre mesi di anticipo.

Tale periodo sarà sufficiente affinché il partecipante invitato non solo possa pianificare i propri affari tenendo conto dell'imminente incontro con i colleghi, ma anche per avvertire gli organizzatori del suo desiderio di fare un rapporto o una presentazione, come oltre a voler esporre il suo stand con sopra dei campioni di prodotto.

È molto importante che gli organizzatori della conferenza riflettano sul testo dell'invito ufficiale all'evento. Dovrebbe contenere non solo informazioni sull'argomento, il luogo e l'ora della conferenza, ma anche proposte per possibili formati di partecipazione:

• come relatore principale;
• come ascoltatore e partecipante alle discussioni;
• come un normale oratore;
• come addetto allo stand che presenterà campioni dei propri prodotti per conto dell'azienda.

I relatori principali sono invitati individualmente. Tali persone, di norma, pianificano le loro attività e, di conseguenza, dovrebbero essere avvertite in anticipo. Entrambi apriranno la conferenza e condurranno le sessioni plenarie in qualità di esperti.

La lettera di invito alla conferenza inviata al resto dei partecipanti non dovrebbe essere lunga e prolissa, ma allo stesso tempo dovrebbe contenere il massimo di informazioni utili. Idealmente, dopo che l'intervistato lo ha letto, non dovrebbe avere ulteriori domande.

Il testo dell'invito ufficiale all'evento è meglio suddiviso in diversi blocchi tematici-paragrafi. Se inviato a una persona specifica, dovrebbe iniziare con un appello personale per nome e patronimico, ad esempio: "Caro Ivan Ivanovich!". Nel caso in cui venga invitata a partecipare un'impresa, nella persona del suo rappresentante o dei suoi rappresentanti di cui non si conoscono i dati personali, sarà opportuno rivolgere l'indirizzo: “Egregi Signori!”.

Nel secondo paragrafo, dovresti scrivere: "Ti invitiamo a partecipare alla conferenza", indicarne l'argomento o elencare le questioni che saranno discusse in essa, quindi indicare la data e il luogo in cui si svolgerà. Se ci sono molti invitati a questo incontro di lavoro e si prevede di tenere riunioni in sezioni, ha senso includere un collegamento nell'invito, dove è possibile conoscere il programma dettagliato delle riunioni della conferenza.

Nota: se l'invito non contiene un indirizzo personale e inizia con le parole "Egregi Signori!", nel paragrafo successivo, la parola "voi" deve essere scritta con una lettera minuscola.

Nel terzo paragrafo dell'invito al convegno, sarà necessario elencare i partecipanti più autorevoli la cui presenza è prevista e concordata, nonché indicare quelle grandi aziende che vi prenderanno parte.

Nel quarto comma è opportuno specificare il costo di partecipazione e le modalità di presenza. Di norma, i partecipanti che effettueranno presentazioni possono ricevere sconti sul pagamento, che dovranno essere indicati. Occorre inoltre specificare quando e in che forma devono essere inviati agli organizzatori gli abstract delle relazioni. L'invito dovrà inoltre fornire i requisiti per la progettazione degli stand. Se necessario, ai partecipanti può essere chiesto di compilare questionari e inviarli.

Esempi, campioni di inviti alla conferenza

Quando si compone una lettera di invito a una conferenza, è possibile scaricare un campione da Internet, ma sarà comunque meglio comporlo da soli, anche se utilizzando esempi. Inoltre, non è necessario comporre individualmente il testo di tale lettera per ciascun partecipante.

Se parliamo di partecipanti ordinari, è possibile invitare individui e organizzazioni specifici secondo lo stesso modello. Un modello di invito a una conferenza, compilato una volta, può essere utilizzato in futuro, apportando modifiche pertinenti. Di seguito viene presentato un invito standard alla conferenza, un esempio.

L'invito alla conferenza può anche essere fatto come mostrato di seguito.

Nel caso in cui un invito venga inviato al potenziale relatore o alla persona che sarà tra i relatori principali che apriranno i lavori della riunione di lavoro, dovrebbe essere redatto su base individuale. Un esempio di tale invito a una conferenza è mostrato di seguito.

Una lettera di invito è un modo per invitare il destinatario a partecipare a un determinato evento, a essere presente a qualsiasi evento. Un invito può essere espresso oralmente, ma nelle relazioni d'affari è comune la forma scritta, che presenta una serie di vantaggi. Nell'articolo offriamo diversi esempi di lettere di invito a partecipare a un evento, conferenza, mostra. C'è anche un esempio di invito scritto a un colloquio con un datore di lavoro e un invito a collaborare.

Nelle relazioni d'affari, una lettera di invito è un elemento importante per costruire un rapporto di fiducia e rispetto tra le due parti. Un'offerta scritta di partecipazione, visita, visione è segno di particolare attenzione, inoltre, consente al destinatario di non dimenticare un evento importante che lo attende.

Perché ti serve lettera di invito:

• conferma che il destinatario è effettivamente invitato, evita errori;
• ricorda l'ora e il luogo dell'incontro, l'evento a cui il destinatario è invitato.

Perché invito scritto meglio dell'orale

• ti consente di avvisare una determinata persona di qualsiasi evento importante, evento;
• ricorda al destinatario i piani, non ti farà dimenticare un evento importante;
• funge da ulteriore segno di attenzione e rispetto - il mittente si è preso il tempo di informare per iscritto il destinatario delle informazioni sull'invito;
• è possibile inviare anche a quelle persone con le quali non è possibile parlare al telefono o di persona.

Come spedire invito:

• trasferire personalmente di mano in mano - portare al destinatario e consegnarlo, questo metodo consente non solo di invitare il destinatario per iscritto, ma anche oralmente a un evento: un incontro, un'intervista, un incontro, una mostra, una conferenza, un ricevimento o un altro evento ;
• inviare per posta russa, se l'evento è particolarmente importante, è possibile inviarlo tramite una lettera di valore con una descrizione dell'allegato, tuttavia l'invio deve essere effettuato in anticipo, tenendo conto dei tempi di consegna della lettera all'invitato ;
• inviare per e-mail - un modo molto semplice e conveniente, se l'e-mail del destinatario è nota, questo metodo viene spesso utilizzato dai reclutatori quando inviano una lettera con un invito a partecipare a un colloquio di lavoro.

Come scrivere una lettera di invito con competenza - campioni di design

Affinché questo documento possa svolgere correttamente la sua funzione, è necessario fornire una quantità sufficiente di informazioni in esso. Le informazioni dovrebbero essere di volume tale che il destinatario non abbia domande sull'evento pianificato, sul luogo e sull'ora della sua partecipazione.

Affinché l'indirizzo assicuri che l'invito gli sia stato inviato, è necessario specificare i dettagli del destinatario. Di solito questa informazione è posta nell'angolo in alto a destra della carta intestata nel caso dativo. Se si tratta di un'organizzazione, scrivi il nome e l'ubicazione, il nome completo e la posizione del capo. Se si tratta di una persona fisica, il suo nome completo e l'indirizzo di residenza.

Quindi, indica da chi è stata inviata la lettera. È importante indicare non solo il nome dell'organizzazione o il nome completo dell'originatore e del mittente, ma anche le informazioni di contatto, che consentono di chiedere all'autore della lettera di invito in caso di domande sull'evento pianificato.

Il testo della lettera inizia con un appello. Si usa la forma cortese. Se si tratta di una persona specifica, assicurati di indicare il suo nome completo o nome, patronimico. Ad esempio, "Cara Olga Vladimirovna!" o "Caro Alessandro!". Il ricorso dipende dal tipo di evento, dal grado di conoscenza dell'ordinante e del destinatario. Se queste persone non sono in stretta conoscenza, è sufficiente limitarsi al neutrale "rispettato".

Come invitare a un evento

• la data dell'evento - un incontro, una conferenza, un'intervista, una mostra, un incontro, un ricevimento ufficiale, indicare non solo la data, ma anche l'ora esatta;
• sede: le informazioni nella lettera dovrebbero essere sufficienti in modo che l'invitato non abbia domande su dove andare. È importante indicare non solo l'indirizzo (via, casa), ma anche informazioni aggiuntive: dove andare, dov'è l'ingresso, quale piano, quale ufficio, sala. Alla lettera è anche possibile allegare un piano del traffico. Se necessario, indicare anche il tipo di mezzo di trasporto che può essere utilizzato per raggiungere la sede dell'evento. Cioè, le informazioni dovrebbero essere il più complete possibile in modo che la persona invitata a partecipare all'evento non vaghi per i corridoi alla ricerca di un luogo per l'evento, non perda tempo e non sia in ritardo. Informazioni imprecise riguardo a questo requisito sono mancanza di rispetto per l'invitato, dovrà chiarire esattamente come arrivarci, cosa guidare;
• tipo di evento, il suo nome - è anche importante indicare nella lettera di invito quale tipo di evento si aspetta l'invitato, se ha un nome, allora è scritto esattamente in conformità;
• la parola "invita" direttamente, specifica anche cosa dovrebbe fare esattamente l'invitato all'evento specificato: partecipare, guardare, osservare, ad esempio, puoi invitare a parlare a una conferenza con un rapporto, oppure puoi invitare altri relatori a guardare interventi al convegno;

Esempi di una lettera di invito:

“Cara Anna Dmitrievna!

Vi invitiamo a prendere parte alla celebrazione della Giornata dell'Unità Nazionale il 4 novembre 2018 presso il ristorante Golden Alley a Novosibirsk, st. Dekabristov d.34, ingresso dall'estremità dell'edificio.

“Caro Daniel Mikhailovich!

Vi invitiamo a visitare la conferenza tutta russa "Cambiamenti nella legislazione contabile e fiscale nel 2018", che si terrà il 22 novembre 2017 nella piccola sala conferenze del Palazzo della Cultura Zheleznodorozhnik, Ekaterinburg, all'indirizzo: Ekaterinburg, st. Zheleznodorozhnaya d.23 (ingresso principale, 2° piano).”

• il contenuto dell'evento - se si tratta di un convegno, è possibile allegare alla lettera l'elenco dei relatori che vi parteciperanno e gli argomenti degli interventi; se questa è la celebrazione di un evento, allora un breve programma dell'evento. Queste informazioni consentiranno al destinatario di valutare il grado di interesse per l'evento pianificato e prepararsi correttamente;
• fateci sapere i vostri piani per partecipare all'evento. Se vuoi conoscere l'esatto desiderio del destinatario di partecipare all'evento, devi chiarire alla fine della lettera di invito se la persona verrà nel giorno specificato nel luogo dell'invito. È necessario indicare come si desidera inviare la risposta: tramite e-mail, lettera postale, telefonata o altro.

La lettera è firmata dal destinatario indicando la data di compilazione. Se necessario, il documento redatto può essere imballato in una bella busta e trasferito a destinazione.

È importante assicurarsi che il testo contenga le informazioni di contatto per il feedback.

Campione lettera di invito alla mostra

Come invitare per un colloquio

I candidati per una posizione vacante sono generalmente invitati per un colloquio per telefono o tramite lettera di invito via e-mail.

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Una lettera di invito è un caso speciale di una lettera di notifica che viene utilizzata per invitarti a qualche evento (fiera, trattative, riunioni, seminari, ecc.)
Differisce dal fatto che la lettera di invito può essere emessa non su carta intestata e avere decorazioni artistiche: disegni, ornamenti e così via.

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Come scrivere una lettera di invito

Come in altre lettere ufficiali, è consuetudine usare la prima persona plurale in una lettera di invito: "invitiamo", "chiediamo", ecc. (perché l'autore della lettera parla a nome dell'intera organizzazione o unità).
Di solito (ma non sempre) una lettera di invito è indirizzata personalmente a una persona specifica, quindi viene utilizzata la formulazione di un appello personale: "Caro (th, th) ...,".
Vengono utilizzate anche espressioni stereotipate:
"Vi invitiamo, abbiamo l'onore di invitarvi, partecipare, visitare, ecc."
"Ti saremo grati, grati, obbligati se ci visiterai come (esperti, ospiti, ecc.) ..., ecc."

Come altri tipi di lettere ufficiali, una lettera di invito viene redatta secondo un modello:

[Indirizzo]
[telefono, e-mail, ecc.]
Cari (th, th) signore e signori.

Vi invitiamo a partecipare a [nome e/o descrizione dell'evento], che si svolgerà presso [indirizzo/nome dell'istituzione, ecc.].
Organizzatori di [nome evento]: [elenco degli organizzatori].
Relatori di [nome evento]: [elenco dei relatori].
Durante [nome evento]: [di cosa si tratta, un elenco di questioni discusse e così via].
[Alcune informazioni aggiuntive]

Per ulteriori informazioni su [nome evento], contattare [telefono, e-mail, indirizzo, ecc.].

Il Direttore Generale di tale e tale ufficio firma V.M. Batkovic

Dettagli obbligatori della lettera di invito: nome dell'organizzazione, codice dell'organizzazione, dati di riferimento sull'organizzazione, PSRN, TIN, data, numero di registrazione, destinatario, firma del responsabile, nota sull'esecutore.

Il testo della lettera di invito deve essere breve, conciso, corretto e non deve consentire interpretazioni diverse. Una lettera di invito dovrebbe essere dedicata a un solo problema (evento, evento), salvo i casi di loro stretta relazione e collocazione nella stessa unità strutturale dell'organizzazione di invio. La lettera è redatta in duplice copia (la seconda copia è vidimata dal compilatore, capo dell'unità di invio e rimane all'ente di invio).

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". La dicitura ufficiale: "Gentile Sig...." accompagna sempre il cognome. Puoi rivolgerti per nome e patronimico, quindi la forma "mister" viene omessa. Ad esempio: "Caro Pyotr Semenovich".

Formula la frase principale (o) dell'invito ufficiale. Qui devi specificare chi sta invitando e dove. La formulazione deve essere rigorosa, grammaticalmente e ortograficamente corretta. Di solito vengono formulate frasi complesse con frasi partecipative, viene utilizzato il nome completo e ufficiale dell'istituzione e degli organizzatori. Ad esempio: "La Siberian State Industrial University invita ...". L'invito utilizza cliché vocali:

Vi invitiamo a/prendere parte a...

Abbiamo l'onore di invitarvi...

Vi inviamo un invito a...

Permetti/permettimi di invitarti a...

Siamo lieti di invitarvi….

Indicare ulteriormente quale evento è previsto, a quale scopo oa cosa è dedicato. Ad esempio: "...per partecipare alla presentazione dei risultati dello sviluppo della ricostruzione generale...", "...per un banchetto/celebrazione in occasione di...", "... per le celebrazioni dedicate a...". Specifica dove, quando e a che ora si svolgerà l'evento. Questa informazione può anche essere fornita in una frase separata se la precedente si è rivelata molto grande.

Scrivere, se richiesto, dove si ottengono o si acquistano gli inviti. E inoltre, se è importante, fai una richiesta per confermare l'accettazione dell'invito o della partecipazione. Usa la frase “Conferma il tuo consenso/la tua partecipazione/il tuo arrivo…” e indica come è meglio che l'invitato lo faccia - via fax o per telefono. Termina l'invito con la dicitura standard "Cordiali saluti, ...", indica il cognome, il nome e, possibilmente, la posizione.

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Fonti:

• invito ufficiale

Il participio è una forma che ha le proprietà di un verbo e di un aggettivo. Participio con parole dipendenti forma participio turnover. Spesso può essere confuso con un aggettivo verbale. Come identificare un complice turnover e come non confonderlo con altre parti del discorso?

Istruzione

Prima di tutto, identifica i participi nella voce attiva. I suffissi ti aiuteranno a farlo, con l'aiuto dei quali i participi sono formati dai verbi: -usch-, -yushch-, -ash-, -yash-. Ad esempio, camminare, pensare, mentire, fumare. Per formare il passato si usano i suffissi -vsh-, -sh-. Ad esempio, pensiero, scaduto. Con i participi nella voce passiva, non è così facile capirlo, perché. sono formati utilizzando i suffissi -em-, -im- (leggibile, perseguitato), -en(n)-, -n(n)-, -t- (affidato, rimosso, bloccato). Non confonderli con aggettivi verbali, perché il participio concorda anche con il sostantivo, ha genere, numero e caso. Ad esempio, "stanco ed esausto, è stato portato a casa".

Considera le caratteristiche verbali distintive del participio in modo più dettagliato. Il sacramento, come il verbo, può essere perfetto e imperfetto (bagnato e bagnato). Può essere attivo o passivo (“lo scrittore che ha scritto il libro” e “il libro scritto dallo scrittore”). Perché è possibile definire la transitività. Ad esempio, fare è un participio transitivo e camminare è un participio intransitivo. Il participio ha una caratteristica del verbo come la riflessività (camminare - participio e camminare -), e può anche essere al presente e al passato ("studente che completa il compito" e "studente che ha completato il compito").

Quindi, se hai una parte del discorso che denota un segno di un oggetto, determina la natura di questo segno. Il verbale denota un attributo costante di un oggetto. Il participio, invece, denota un segno temporaneo di un oggetto associato alla sua partecipazione ad un'azione. Cresciuta secondo regole rigide, non si è mai concessa simili buffonate. "Cresciuto secondo regole rigide" - comunicante turnover, Perché può essere sostituito da "è stata educata secondo regole rigide". La ragazza era educata, istruita e colta. "Educato, istruito e colto" - aggettivi. Designare un attributo permanente di un oggetto.

Se la parola ha i suffissi -n- (-nn-) e -en- (-enn-), determina da che tipo di verbo è formata. Se imperfettivo, allora è un aggettivo verbale. Ad esempio, un cesto di vimini è un aggettivo. Una parola, da un verbo di una forma imperfetta, ma con parole dipendenti, . Ad esempio, un cesto tessuto dalle ragazze è un sacramento. Una parola formata da un verbo perfettivo è sempre un participio. Ad esempio, un campo arato è un sacramento.

Le parole -im-, -em- sono aggettivi se sono formate da un verbo perfettivo o da un verbo intransitivo. Ad esempio, impermeabile è un aggettivo, perché. il verbo bagnarsi non è transitivo. O un cavallo instancabile - un aggettivo, perché. il verbo stancare è perfettivo.

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Nota

Presta attenzione ai suffissi dei participi passivi brevi e degli aggettivi con il suffisso -n- (-nn-). In brevi participi passivi, è scritta una lettera "n". In aggettivi brevi, lo stesso numero di lettere "n" è scritto come nella forma completa dell'aggettivo.

Fonti:

• Manuale della lingua russa, ed. Rosenthal D.E. Capitolo "Frasi partecipative" nel 2018

Qualsiasi impiegato prima o poi si trova di fronte alla necessità di scrivere una lettera ufficiale. Le regole del galateo aziendale sottolineano che la fine della lettera non è meno importante del punto di partenza del messaggio.

Nonostante l'apparente formalità, lavorare con gli inviti è uno dei punti chiave nella preparazione di qualsiasi evento. È l'invito che è il "volto" dell'eroe dell'occasione e dell'intero evento imminente nel suo insieme. Come invitare correttamente gli ospiti e cosa considerare quando si prepara l'invito perfetto? Ne parleremo nell'articolo.

Dopo aver ricevuto un invito, l'ospite decide se partecipare all'evento. Se l'invito del destinatario interessava o addirittura incuriosiva, se si incuriosiva su come sarebbe nato il programma dell'evento, oppure se, guardando l'invito, eseguito con professionalità e gusto, pensava a quale livello di persona potesse essere lì, poi l'organizzatore dell'evento ha affrontato con successo questo compito di preparare la celebrazione!

In base alle risposte agli inviti, diventa chiaro quale numero approssimativo dovrebbe essere previsto. Devi saperlo per fare una disposizione dei posti a sedere per un banchetto, ordinare rinfreschi e bevande, pianificare i posti a sedere nella sala durante la parte ufficiale, organizzare i trasferimenti, prenotare camere d'albergo, ecc.

Diamo un'occhiata più da vicino al processo di preparazione di un invito il più vicino possibile all'ideale.

FACCIAMO UNA LISTA DEGLI OSPITI PER LA PREPARAZIONE DEGLI INVITI

Per garantire che il processo di preparazione degli inviti, invio degli stessi e ricezione delle risposte degli ospiti proceda nel modo più fluido possibile, è necessario svolgere un attento lavoro preliminare.

Responsabile è auspicabile nominare una persona che naviga liberamente nell'elenco degli ospiti. Idealmente, se l'organizzatore dell'evento fa tutto da solo!

COME FARE UNA LISTA DI INVITI

1. Pensa all'elenco degli ospiti con la testa. Torna all'elenco più volte per assicurarti che nessuno sia escluso e che nessuno degli ospiti sia disturbato dalla presenza di qualcun altro.

2. Scopri come il gestore intende rivolgersi a ciascun ospite nell'invito (ad alcuni - per nome, patronimico, ad altri - solo per nome e al terzo - caro signore / signora / signor / signora / signora / signore .. . ecc. .).

3. Fai un elenco di nomi per la stampa nella tipografia.

4. Assicurati che tutte le persone elencate dal gestore ti conoscano e che tu abbia i loro recapiti.

5. Compilare un elenco di indirizzi e-mail per l'invio di inviti e-mail.

6. Decidi quale degli ospiti riceverà un invito a una e-mail personale e chi dovrebbe inviarlo tramite un assistente / segretaria / reception.

7. Componi il testo della lettera di accompagnamento (per quegli inviti che verranno inviati alla posta elettronica di assistenti, segretarie o receptionist). Un esempio di tale testo:

8. Si consiglia di utilizzare l'opzione "Avvisami quando ho ricevuto/letto una lettera" per non disturbare i potenziali ospiti con chiamate inutili chiedendo se hanno ricevuto un invito.

9. Crea un elenco di indirizzi postali per la consegna degli inviti in formato cartaceo. Distribuisci in anticipo quali di essi verranno consegnati tramite corriere e quali personalmente. In quest'ultimo caso, devi occuparti dei passaggi.

10. Stabilisci un feedback con gli invitati, ovvero decidi come ricevere da loro la conferma della presenza: attendi le risposte degli invitati o inizia a chiamarli tu stesso per conoscere la decisione. Nel secondo caso, bisogna decidere dopo quale periodo di tempo è opportuno chiamare i potenziali ospiti. Decidi chi lo farà esattamente, poiché l'elenco può essere piuttosto lungo e la responsabilità di una conversazione educata ma persistente è ancora maggiore.

11. Assicurati che i contatti di feedback specificati nell'invito siano aggiornati: la posta "funziona", il telefono è acceso, le chiamate ricevono risposta.

12. Assicurati di chiedere agli ospiti che hanno accettato l'invito se hanno bisogno di ulteriore supporto organizzativo: se devono fornire un trasferimento o un alloggio nella città della celebrazione, se ci sono richieste speciali per i prodotti al banchetto, tenendo conto di possibili allergie alimentari o sistemi alimentari specifici (vegetarianismo, ad esempio), o forse qualcos'altro.

13. Apportare tempestivamente modifiche all'elenco degli invitati.

Un esempio di utilizzo dell'elenco degli invitati è presentato nelle tabelle 1-4.

Tabella 1. Elenco degli inviti generati per metodo di consegna

Tavolo 2. Elenco di indirizzi (nomi) per la stampa in una tipografia

Nota:

I numeri di serie corrispondono ai numeri della distinta di consegna.

Tabella 3 Elenco degli invitati che hanno accettato l'invito, indicando il necessario supporto organizzativo

Tabella 4 Elenco degli ospiti che hanno rifiutato gli inviti

SCRIVERE IL TESTO DELL'INVITO

Diamo un'occhiata più da vicino agli elementi principali del testo dell'invito.

■ Manipolazione. Non sarà superfluo ordinare inviti personalizzati con i nomi degli invitati stampati in tipografia (inserirli in un campo vuoto non è l'opzione migliore).

L'appello all'ospite deve essere accurato e corretto: qui non sono ammessi errori. Ci sono formule generalmente accettate di cortesia ed etichetta. Ad esempio, se l'invitato è uno straniero con un titolo accademico o un medico, allora il discorso in inglese inizierà con caro professore O Caro dottore. Se l'invitato occupa un posto di governo ufficiale, allora l'appello dovrebbe essere appropriato: Caro Signor Ministro O Caro Signor Ambasciatore.

È inoltre necessario prestare attenzione al fatto che la virgola dopo l'appello conferisce al testo un carattere quotidiano o sottolinea un sobrio tono commerciale. Il punto esclamativo indica l'importanza o la solennità dell'evento. Nel caso in cui dopo l'indirizzo sia presente una virgola, il testo successivo deve essere scritto con una lettera minuscola, dopo il punto esclamativo - con una lettera maiuscola.

Tutti questi dettagli apparentemente insignificanti rendono l'invito molto personale e corretto. L'ospite apprezzerà sicuramente l'atteggiamento attento e rispettoso dell'eroe dell'occasione nei confronti dei suoi ospiti.

■ Il nome dell'evento. L'invito deve contenere il nome ufficiale completo dell'evento (senza alcuna abbreviazione).

■ Posizione, data, ora. La data, l'ora e il luogo dell'evento sono indicati secondo le regole adottate nel paese dell'ospite (se l'invito è nella lingua appropriata). Ad esempio, per un invitato americano, questi dettagli sarebbero simili a questo: data - 1 marzo? 2017; ora di inizio dell'evento - 19:00; indirizzo - Leningradsky av. 40 Mosca.

■ Programma dell'evento. L'invito, oltre a rivolgersi direttamente all'ospite, il nome dell'evento, il luogo e la data del suo svolgimento, dovrà necessariamente indicare il programma dell'evento (punti salienti), preferibilmente con l'indicazione dell'orario di inizio di ciascuna parte. Il programma può essere presentato in dettaglio o come elenco delle principali parti tematiche.

Un programma dettagliato è particolarmente importante per le visite ufficiali di alto livello. In questo caso, può essere emesso come brochure o carta separata (a seconda del numero di articoli pianificati (Esempio).

L'opzione migliore per presentare il programma nell'invito potrebbe essere la seguente:

La designazione delle parti del programma dell'evento può essere molto breve, ad esempio: Dopo la parte ufficiale, avrà luogo un ricevimento.

Il formato può essere diverso: tutto dipende dalle specifiche dell'evento. La chiave è dare agli ospiti un'idea di cosa c'è in serbo per loro in modo che possano pianificare il proprio tempo.

■ Numero di invitati. Il testo deve indicare anche il numero di persone a cui si applica l'invito.

Il numero degli invitati può essere indicato anche in circolazione, ad esempio quando nell'invito sono indicati entrambi i coniugi: Cari Vladimir Petrovich e Olga Sergeevna O Gentili Signori e Signori Korolenko, O Il signor ambasciatore chiede al signor Petrov e sua moglie di venire al banchetto.

■ Codice di abbigliamento. Il codice di abbigliamento nell'invito è a discrezione dell'organizzatore. Se ci sono determinati requisiti per il colore o lo stile dei vestiti degli ospiti, questo è scritto nell'invito. Ad esempio, un abito da sera per donna, uno smoking per uomo.

Se l'evento è un affare ufficiale, l'invito di solito indica il nome internazionale del codice di abbigliamento.

DECRITTOGRAFIA DEI CODICI DI ABBIGLIAMENTO DI BASE

■ Si prega di rispondere all'invito. Se l'evento prevede posti a sedere per gli ospiti, è necessario conoscere il numero esatto di coloro che potranno partecipare.

Per focalizzare l'attenzione della persona invitata su questo momento, l'abbreviazione generalmente accettata viene inserita nell'invito RSVP. Negli inviti formali, RSVP è indicato nell'angolo in basso a destra, nei casi meno formali, queste lettere possono essere posizionate ovunque (di solito alla fine). A volte chiedono una risposta prima di una data specifica.

Oltre a RSVP, ci sono formulazioni Si prega di rispondere solo in caso di rifiuto o Si prega di confermare la partecipazione, anch'esse abbastanza ufficiali e corrette.

■ Contatti degli organizzatori.È importante indicare nell'invito diverse opzioni per il feedback (e-mail e almeno due numeri di telefono degli organizzatori).

■Informazioni aggiuntive. L'invito può contenere anche altre informazioni necessarie a seconda delle specificità dell'organizzazione e dello svolgimento di un particolare evento (ad esempio, se l'evento si tiene in una dimora storica, potrebbe essere vietato indossare tacchi a spillo).

■ Disposizione dei posti a sedere per banchetti. Se, oltre alla parte ufficiale, è previsto un banchetto o una cena, per eventi particolarmente grandi e solenni è opportuno inserire nell'invito una disposizione dei posti che indichi il tavolo e/o il posto di un particolare invitato.

DETERMINAZIONE DEL DESIGN E DEL FORMATO DELL'INVITO

Questi sono i “vestiti” con cui l'invito viene “accolto”.

Le dimensioni e il design dell'invito dipendono dallo scopo e dalla natura dell'evento.

Inviti a ricevimenti diplomatici e forum internazionali, inviati dalle ambasciate e dai membri del governo, sono emessi in rigoroso stile commerciale su moduli ufficiali con l'emblema dello stato.

Un invito a un ricevimento informale. Anche se l'evento non è ufficiale, di solito viene mantenuto lo stile rigoroso.

Un invito a un evento il cui obiettivo è raccogliere quanti più ospiti possibile, sarà brillante e accattivante.

Su invito personale, ad esempio, il matrimonio, sia i monogrammi che i cuori, nonché uno sfondo floreale discreto, sono abbastanza appropriati.

Quando si determina il formato dell'invito, è possibile concentrarsi sulle dimensioni delle buste standard.

NON DIMENTICARE LA CARTA E LA QUALITÀ DI STAMPA

Non è consuetudine risparmiare sulla qualità degli inviti per eventi di alto livello. La carta dovrebbe avere la densità "corretta" e una consistenza piacevole. È inaccettabile che l'inchiostro di stampa sia macchiato o che il testo sia poco leggibile.

È auspicabile che gli inviti vengano inviati in speciali buste firmate che non siano di qualità inferiore agli inviti stessi.

Non dimenticare che il testo dell'invito potrebbe non essere stampato sull'invito stesso, ma sulla linguetta ad esso. Di regola, su carta sottile, quasi trasparente. Assicurarsi che, nonostante la sua apparente fragilità, sia ancora sufficientemente resistente alle sollecitazioni meccaniche.

CONSEGNIAMO GLI INVITI

Se possibile, almeno una parte degli inviti deve essere consegnata, se non personalmente, quindi con l'aiuto delle "tue" persone: sicurezza, autisti o assistenti dell'eroe dell'occasione.

Di solito consegnano da soli gli inviti a ospiti di rango particolarmente elevato. Ad esempio, sarebbe estremamente strano inviare un invito a un alto funzionario tramite un normale corriere.

Inoltre, questo esprimerà ancora una volta il tuo rispetto.

Per sapere con certezza che gli inviti sono pervenuti ai destinatari, è necessario duplicare i messaggi inviandoli elettronicamente a ciascun ospite.

COME RISPONDERE AGLI INVITI

La risposta all'invito è data secondo il formato dell'evento e l'invito stesso.

In alcuni casi, una telefonata è abbastanza accettabile, in altri è sufficiente un'e-mail e in altri non puoi affrettarti a rispondere e attendere la domanda corrispondente dalla parte invitante (ad esempio, persone di alto rango può permetterselo).

Tuttavia, se l'invito contiene l'abbreviazione RSVP, allora è semplicemente necessario dare una risposta e il prima possibile.

In caso di ricevimento diplomatico ufficiale, l'accettazione dell'invito o il rifiuto di partecipare all'evento deve avvenire per iscritto secondo il protocollo d'affari. Per esempio:

MI. Petrov ha l'onore di accusare ricevuta del gentile invito del Sig. Ambasciatore a cena martedì 10 marzo alle ore 20:00, che accetta volentieri.

MI. Petrov, a causa delle ferie, purtroppo non potrà accettare il gentile invito del Sig. Ambasciatore a pranzo martedì 10 marzo di quest'anno.

Quando si prepara un evento personale privato, di solito fanno a meno della versione cartacea degli inviti: sono limitati a quelli elettronici. In questo caso, il compito per l'ospite è completamente semplificato. Di norma, gli inviti elettronici offrono l'opportunità di informare l'organizzatore dell'evento della tua decisione con un clic, sulla parola "Accetta" o "Rifiuta". La risposta viene inviata automaticamente al mittente.

Lavorare con gli inviti a volte è più difficile di quanto sembri a prima vista. Tuttavia, avendo affrontato con successo questa parte della preparazione dell'evento, l'organizzatore può essere sicuro che un livello significativo di compiti è già stato completato! C'è ancora molto lavoro e problemi da affrontare, ma questi sono momenti organizzativi piuttosto di routine. Il difficile processo di interazione simultanea con dozzine di ospiti invitati è già alle nostre spalle. Il resto è una questione di tecnica.

Per ulteriori informazioni sull'organizzazione e lo svolgimento di eventi cerimoniali, vedere: Zhemchugova S.A. Cerimonia di premiazione: come organizzare e condurre // Segretario-Referente. 2017. N. 1. P. 4-13.