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Secondo l'ordine di cassa delle spese, il contante viene emesso dalla cassa. Ha un modulo informativo - Modulo n. KO 2. L'emissione di risorse materiali tramite un mandato di cassa in conto viene effettuata solo dopo la presentazione di tutti i documenti d'identità necessari. Il destinatario deve scrivere una ricevuta con inchiostro nero o blu per ricevere il denaro e indicare in essa l'importo esatto (in lettere). Nel caso in cui mandato di cassa del conto non viene effettuata alcuna ricevuta, l'importo di denaro emesso viene considerato come una carenza.
Data l'importanza del documento, vi forniamo un esempio di compilazione di un bonifico bancario.
Un esempio di compilazione di un ordine di cassa:
Nella riga "Organizzazione" è necessario indicare il nome dell'organizzazione (in forma completa), che è impegnata nell'emissione di risorse materiali dalla cassa e sotto OKPO. Se l'emissione dei fondi avviene in un'unità strutturale, è necessario compilare il campo appropriato. Altrimenti viene inserito un trattino.
Ha le righe "Numero documento", "Data di compilazione" in cui è necessario indicare il numero dell'ordine di cassa e la data del ritiro del contante.
Nella colonna dell'ordine di cassa del modulo "Codice dell'unità strutturale" vengono inserite suddivisioni separate dell'organizzazione in base ai codici loro assegnati.
Nella riga del mandato di cassa di spesa "Conto corrispondente" viene inserito un conto in addebito a cui è correlato il denaro proveniente dalla cassa.
Nella riga “Codice contabilità analitica” va inserito il codice del sistema di contabilità analitica.
Nella riga "accredito" del bonifico del modulo, è necessario indicare il conto cinquanta (perché l'importo di denaro viene emesso dalla cassa).
Nella colonna "importo" del mandato di spesa in contanti viene inserito l'intero importo del denaro emesso (in cifre).
La colonna “Codice Scopo Kissed” del bonifico del modulo viene compilata solo quando la somma di denaro viene emessa sotto forma di finanziamento mirato.
Nella colonna "emissione" del bonifico viene inserito il nome completo della persona fisica o giuridica a cui viene emesso il denaro dalla cassa.
Nella riga del mandato di cassa del modulo "motivo", viene inserito il contenuto dell'operazione in corso per l'emissione di risorse materiali, ad esempio: "emesso sul conto", "entrate consegnate alla banca", ecc.
Nella colonna del bonifico "Importo" è indicato l'importo esatto del denaro emesso (indicato in parole, con una lettera maiuscola, centesimi in numeri, uno spazio vuoto è barrato).
Nella “richiesta” del bonifico del modulo vengono inseriti tutti i dettagli dei documenti ad esso allegati (il nome stesso, il numero, nonché la data di compilazione), quindi in base ai quali viene prelevato il denaro emessi, ad esempio: buste paga, estratti conto dei dipendenti e così via.
Nella colonna "ricevuto", il destinatario inserisce l'importo ricevuto (in parole, uno spazio vuoto è barrato).
La riga "A" indica i dettagli dei documenti che confermano l'identità.
Il modulo stesso viene compilato da un contabile in una sola copia, firmata dal capo dell'impresa, capi. commercialista e persona autorizzata. KO2 è registrato nel registro KO3.
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Istruzioni
L'intestazione del registratore di cassa indica il nome dell'organizzazione e dell'unità strutturale (se presente). Se non c'è suddivisione strutturale viene messo un trattino.
I "codici" sono selezionati dal riferimento del Comitato statale di statistica. Codice documento per OKUD 0310002.
Il "numero del documento" è indicato in conformità con il giornale di registrazione dei documenti in contanti in entrata e in uscita (modulo n. KO-3).
I documenti di cassa sono numerati in ordine dall'inizio dell'anno solare.
Un mandato di spesa in contanti viene redatto il giorno in cui il denaro viene emesso dalla cassa, pertanto la data in esso indicata è la data di emissione del denaro. Nel documento la data dovrà essere indicata nell'apposita colonna, in numeri arabi nel seguente formato: GG.MM.AAAA.
Le colonne "Debito" e "Credito" vengono compilate dal contabile che elaborerà questo documento primario.
La colonna "Addebito, codice dell'unità strutturale" viene compilata se l'emissione di denaro viene effettuata nell'unità strutturale dell'organizzazione, ad esempio un reparto negozio, un punto vendita specifico. Altrimenti la colonna viene barrata. Altrimenti la colonna viene barrata.
La colonna "Addebito, conto di compensazione, sottoconto" deve contenere il numero del conto e, se necessario, il sottoconto, il cui addebito riflette il prelievo di fondi dalla cassa dell'organizzazione.
La colonna "Debito, codice contabilità analitica" viene compilata se nell'organizzazione è previsto l'uso di tali codici. In questo caso nella colonna è indicato il codice della contabilità analitica del conto indicato nella colonna precedente, altrimenti viene messo un trattino.
La colonna "Credito" mostra il numero del conto, sul credito di cui vengono emessi i fondi.
Il debito e il credito vengono compilati dalle organizzazioni secondo il piano dei conti utilizzato. I singoli imprenditori potrebbero non compilare queste colonne, perché. non tengono la contabilità.
Nella colonna "Importo, rub. kop." il contabile indica in cifre la quantità di denaro emessa dalla cassa dell'organizzazione.
La colonna "Codice Scopo" è compilata se l'organizzazione utilizza l'apposito sistema di codifica nelle proprie attività. In questo caso viene indicato il codice di destinazione per l'utilizzo dei fondi pensionati.
Nella riga "Dai" sono indicati nel caso dativo il cognome, nome e patronimico della persona a cui verrà emesso il denaro dalla cassa.
La riga "Motivo" indica il contenuto della transazione finanziaria.
La riga "Importo" viene compilata secondo lo stesso principio dell'ordine di ricevimento.
Nella riga "Domanda" indicare i documenti primari e altri allegati, sulla base dei quali viene emesso il denaro dalla cassa. Se viene emesso denaro a un dipendente di un'organizzazione terza, è necessario presentargli una procura della propria organizzazione per ricevere denaro. La procura rimane agli atti della giornata come allegato ad un ordine di spesa o ad un estratto conto.
Un RKO completato deve essere registrato in un giornale (modulo n. KO-3) e firmato dal capo e dal capo contabile dell'organizzazione (o da una persona autorizzata a farlo per iscritto dal capo). Vale la pena ricordare che non è necessaria la firma del responsabile sul bene di consumo se la sua delibera che autorizza l'operazione è già sui documenti allegati alla nota spese.
La riga "Ricevuto" viene compilata dalla persona a cui viene emesso il denaro dalla cassa. In esso indica la quantità di denaro ricevuta (rubli - in parole, con la lettera maiuscola, dall'inizio della riga; kopecks - in numeri). Sotto questa riga, il destinatario firma e inserisce la data di ricezione del denaro.
Quando si emette denaro per il pagamento in contanti a un individuo, il cassiere richiede un documento (passaporto o altro documento) comprovante l'identità del destinatario. Nella riga successiva dell'ordine di spesa, il cassiere annota il nome e il numero, la data e il luogo di emissione del documento. Può essere qualsiasi documento ufficiale contenente una fotografia e la firma del proprietario.
Va notato che il documento viene indicato indipendentemente da chi sia il destinatario del denaro: un rappresentante di un'organizzazione terza o un dipendente. Non ci sono eccezioni qui.
La riga "Emesso dal cassiere" viene compilata dal cassiere solo dopo l'emissione di denaro su un mandato in contanti del conto. In esso, il cassiere deve firmare e indicare il proprio cognome e le iniziali.
I documenti allegati al materiale di consumo vengono riscattati dal cassiere con la scritta "Pagato" o un timbro indicante la data su di essi.
A cosa serve
L'ordine di cassa delle spese (RKO, Raskhodnik) è il documento contabile principale per l'elaborazione dell'emissione di denaro dalla cassa di un singolo imprenditore o azienda (KKM e cassa non sono la stessa cosa). La forma del materiale di consumo ha una forma unificata n. KO-2 (approvato con decreto del Comitato statistico statale della Russia del 18.08.98 n. 88). Rilasciato in una copia. Si ricorda che il buono spesa in contanti rimane alla cassa e non viene consegnato alle persone che hanno ricevuto denaro!
Gli RKO possono essere scritti sia a mano che con l'aiuto di un PC. In questi documenti, in fase di compilazione, non sono ammesse macchie o correzioni. Pertanto, se viene commesso un errore, il documento deve essere rifatto.
La ricezione del denaro alla cassa viene elaborata utilizzando gli ordini di cassa in entrata (PKO).
Nell'ottobre 2013 abbiamo sviluppato un documento di trasferimento universale (UPD), che combina in un unico modulo una fattura, una lettera di vettura TORG-12 (TN), una fattura per il rilascio di materiali sul lato M-15, un atto di accettazione e trasferimento di immobilizzazioni OS-1, polizza di carico (TCN).
RKO si riferisce ai documenti della contabilità primaria delle transazioni in contanti. Viene utilizzato per prelevare contanti dal registratore di cassa. RKO è formato in una copia da un impiegato contabile e firmato dal capo dell'organizzazione di bilancio, dal capo contabile, dal cassiere e dalla persona che riceve i fondi. Alla fine dell'articolo è possibile scaricare gratuitamente un esempio di ricevuta di cassa completata.
RKO non deve contenere alcuna correzione, altrimenti non è valido. Se viene commesso un errore, il documento deve essere riscritto nella versione corretta.
L'obbligo di utilizzare il modulo KO-2 è determinato dalle Istruzioni della Banca di Russia n. 3210-U dell'11 marzo 2014. Per gli enti del settore pubblico tale requisito è fissato dall'ordinanza del Ministero delle Finanze del 30 marzo 2015 n. N. 52n.
Scarica l'ordine di flusso di cassa gratuito, modulo 2019
In conformità con il decreto n. 88 del 18 agosto 1998, un ordine di spesa deve essere in un modulo unificato secondo OKUD 0310002. Di seguito puoi scaricare un ordine di spesa in contanti, un modulo, stamparlo e utilizzarlo nel tuo lavoro.
Come scrivere RKO
La base per spendere contanti, ad eccezione degli stipendi, può essere:
- ordine del capo sull'assegnazione dei fondi per le esigenze dell'organizzazione;
- la richiesta di un dipendente per l'emissione di un conto di fondi;
- emissione di contanti per spese di viaggio;
- emissione di denaro per l'assistenza materiale a un dipendente.
I fondi in contanti vengono emessi dalla cassa su warrant in contanti sul conto.
Dopo aver ricevuto un ordine di spesa, il cassiere verifica la correttezza del riempimento (clausola 6.1 dell'Istruzione):
- la presenza della firma del capo contabile o contabile (in loro assenza - la presenza della firma del capo);
- corrispondenza degli importi scritti in cifre e lettere, nonché conformità dei documenti giustificativi.
Prima di emettere contanti, il cassiere deve chiedere al destinatario un documento di identità. Dopo aver verificato con lui, inserisce i dettagli del passaporto o di altro documento nelle apposite colonne. Quindi trasferisce il denaro al destinatario. Deve contarli e firmare il mandato di spesa in contanti.
Sottolineiamo che la Direttiva della Banca Centrale della Russia n. 4416-U del 11.03.2014 n. 3210-U è stata modificata dalla Direttiva della Banca Centrale della Russia del 19.06.2017 n. 4416-U, la quale stabilisce che la domanda del dipendente può essere sostituito da un ordine esecutivo. Una RKO può essere eseguita in formato elettronico, utilizzando una firma elettronica.
Garanzia di spesa in contanti: un esempio di riempimento
I registratori di cassa vengono compilati dai dipendenti di un'organizzazione di bilancio correlata all'emissione di fondi. Sopra hai potuto scaricare gratuitamente il modulo scontrino fiscale (Word), ora analizzeremo con un esempio come compilarlo correttamente. Anche su Internet è possibile trovare siti che offrono la compilazione di un ordine in contanti online e quindi scaricarlo o stamparlo.
Quindi, procediamo passo dopo passo.
Passaggio 1. Compilazione dell'intestazione
Nella riga "Organizzazione" è scritto il nome completo dell'organizzazione e nella colonna "Unità strutturale" - il nome dell'unità che ha emesso il registratore di cassa. Se non esiste tale suddivisione strutturale, nella colonna viene inserito un trattino.
OKPO viene compilato in base ai dati assegnati dall'autorità statistica.
Il numero del documento è indicato rigorosamente in ordine, nel corso dell'anno solare.
La riga "data" indica la data di emissione dal registratore di cassa.
Passaggio 2. Compila le sezioni "debito" e "credito"
Tali righe vengono compilate secondo il piano dei conti approvato.
Nella riga "Codice Scopo" viene inserito un codice che visualizza lo scopo di utilizzo dei fondi emessi dalla cassa. Se tali codici non vengono utilizzati nell'azienda, viene inserito un trattino.
Passaggio 3. Inseriamo le informazioni su chi e perché è stato emesso il denaro
La riga "Emissione" contiene il cognome, il nome, il patronimico della persona a cui viene emesso questo denaro.
La riga "Base" mostra il contenuto della transazione commerciale. Ad esempio un anticipo per le spese di viaggio, per le esigenze dell'organizzazione, ecc.
Nella riga "Importo" l'importo è scritto in lettere.
Nella riga "Applicazione" inserire le informazioni che sono servite come base per l'emissione di denaro dalla cassa.
Passaggio 4. Compila la sezione con i dati personali del dipendente a cui è stato emesso il denaro
La riga "Ricevuto" viene compilata dal destinatario stesso. Scrive l'importo in lettere, la data e la firma sulla ricevuta. Di seguito è necessario specificare i dettagli del documento presentato per l'identificazione.
Nell'ultima riga, il cassiere o altro dipendente responsabile appone la sua firma e trascrizione.
Passaggio 5. Firma del capo
RKO è firmato dal capo contabile e dal capo dell'organizzazione.
Garanzia di spesa in contanti: compilazione del campione nel 2019
Come tenere i registri e quanto conservare
La contabilità della RKO viene mantenuta, così come nei libri di cassa. I loro numeri di serie di RKO vengono inseriti nel diario. Questo deve essere fatto dopo che sono stati firmati dal capo contabile o dal direttore. Il giornale deve essere conservato nel reparto contabilità dell'impresa o presso il direttore.
Così come il PKO, anche l'RKO viene conservato per 5 anni secondo il right-vi-lam, stabilito dal new-len-ru-ko-vo-di-te-lem or-ga-ni -for-tion.
L'emissione di contanti dalla cassa dell'organizzazione viene effettuata dal reparto contabilità sulla base di un mandato di cassa di spesa (RKO). La forma del materiale di consumo è ufficialmente approvata dal decreto del Comitato statistico statale della Russia del 18 agosto 1998 n. 88 ed è chiamata modulo unificato n. KO-2.
Un mandato di spesa in contanti viene emesso secondo la procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti, secondo la quale viene rilasciato da un contabile (o da una persona responsabile di ciò) in un'unica copia.
Compilazione di una ricevuta di cassa
L'intestazione del registratore di cassa indica il nome dell'organizzazione e dell'unità strutturale (se presente). Se non c'è suddivisione strutturale viene messo un trattino.I "codici" sono selezionati dal riferimento del Comitato statale di statistica. Codice documento per OKUD 0310002.
Il "numero del documento" è indicato in conformità con il giornale di registrazione dei documenti di cassa in entrata e in uscita.
I documenti di cassa sono numerati in ordine dall'inizio dell'anno solare.
Un mandato di spesa in contanti viene redatto il giorno in cui il denaro viene emesso dalla cassa, pertanto la data in esso indicata è la data di emissione del denaro. Nel documento la data dovrà essere indicata nell'apposita colonna, in numeri arabi nel seguente formato: GG.MM.AAAA.
Le colonne "Debito" e "Credito" vengono compilate dal contabile che elaborerà questo documento primario.
La colonna "Addebito, codice dell'unità strutturale" viene compilata se l'emissione di denaro viene effettuata nell'unità strutturale dell'organizzazione, ad esempio un reparto negozio, un punto vendita specifico. Altrimenti la colonna viene barrata. Altrimenti la colonna viene barrata.
La colonna "Addebito, conto di compensazione, sottoconto" deve contenere il numero del conto e, se necessario, il sottoconto, il cui addebito riflette il prelievo di fondi dalla cassa dell'organizzazione.
La colonna "Debito, codice contabilità analitica" viene compilata se nell'organizzazione è previsto l'uso di tali codici. In questo caso nella colonna è indicato il codice della contabilità analitica del conto indicato nella colonna precedente, altrimenti viene messo un trattino.
La colonna "Credito" mostra il numero del conto, sul credito di cui vengono emessi i fondi.
Nella colonna "Importo, rub. kop." il contabile indica in cifre la quantità di denaro emessa dalla cassa dell'organizzazione.
La colonna "Codice Scopo" è compilata se l'organizzazione utilizza l'apposito sistema di codifica nelle proprie attività. In questo caso viene indicato il codice di destinazione per l'utilizzo dei fondi pensionati.
Nella riga "Dai" sono indicati nel caso dativo il cognome, nome e patronimico della persona a cui verrà emesso il denaro dalla cassa.
La riga "Motivo" indica il contenuto della transazione finanziaria.
La riga "Importo" viene compilata secondo lo stesso principio del .
Nella riga "Domanda" indicare i documenti primari e altri allegati, sulla base dei quali viene emesso il denaro dalla cassa. Se viene emesso denaro a un dipendente di un'organizzazione terza, è necessario presentargli una procura della propria organizzazione per ricevere denaro. La procura rimane agli atti della giornata come allegato ad un ordine di spesa o ad un estratto conto.
Un RKO completato deve essere registrato in un giornale (modulo n. KO-3) e firmato dal capo e dal capo contabile dell'organizzazione (o da una persona autorizzata a farlo per iscritto dal capo). Vale la pena ricordare che non è necessaria la firma del responsabile sul bene di consumo se la sua delibera che autorizza l'operazione è già sui documenti allegati alla nota spese.
La riga "Ricevuto" viene compilata dalla persona a cui viene emesso il denaro dalla cassa. In esso indica la quantità di denaro ricevuta (rubli - in parole, con la lettera maiuscola, dall'inizio della riga; kopecks - in numeri). Sotto questa riga, il destinatario firma e inserisce la data di ricezione del denaro.
Quando si emette denaro per il pagamento in contanti a un individuo, il cassiere richiede un documento (passaporto o altro documento) comprovante l'identità del destinatario. Nella riga successiva dell'ordine di spesa, il cassiere annota il nome e il numero, la data e il luogo di emissione del documento. Può essere qualsiasi documento ufficiale contenente una fotografia e la firma del proprietario.
Va notato che il documento viene indicato indipendentemente da chi sia il destinatario del denaro: un rappresentante di un'organizzazione terza o un dipendente. Non ci sono eccezioni qui.
La riga "Emesso dal cassiere" viene compilata dal cassiere solo dopo l'emissione di denaro su un mandato in contanti del conto. In esso, il cassiere deve firmare e indicare il proprio cognome e le iniziali.
I documenti allegati al materiale di consumo vengono riscattati dal cassiere con la scritta "Pagato" o un timbro indicante la data su di essi.
Si ricorda che il buono spesa in contanti rimane alla cassa e non viene consegnato alle persone che hanno ricevuto denaro!
Il prelievo di contanti dalla cassa viene effettuato sulla base di un materiale di consumo. La sua compilazione, come la compilazione di qualsiasi altro documento, ha le sue caratteristiche, che potrai conoscere da questo articolo.
Un materiale di consumo deve essere rilasciato nei seguenti casi:
- Trasferimento del reddito della società sul proprio conto bancario;
- Emissione di contanti a un dipendente dell'organizzazione per le sue spese personali;
- Emissione di contanti al dipendente in base al rapporto;
- Prelievo di contante da parte di un imprenditore per esigenze proprie, se svolge la propria attività senza dipendenti.
Quando compili un ordine di spesa, devi essere guidato dalle seguenti regole:
- Nella riga "Codice OKPO" indicare il codice che l'organizzazione ha ricevuto durante la registrazione.
- Se il denaro viene emesso dalla cassa della filiale, viene indicato il suo codice, se i fondi vengono emessi dalla cassa della sede centrale, viene messo un trattino.
- Nel campo "numero documento" è scritto il numero di serie dell'ordine.
- Dovrà essere indicata la data dell'ordine, che dovrà coincidere con la data di emissione dei fondi.
- Le righe "credito" e "debito" indicano i numeri di conto corrispondenti. contabilità. Se l'azienda adotta un sistema semplificato, non può compilare queste sezioni.
- L'importo è scritto sia in lettere che in cifre. Quando si specifica l'importo in numeri, i centesimi vengono scritti separati da virgole.
- Nel campo "dare" vengono scritte le iniziali della persona che riceve il denaro.
- La colonna "motivo" indica il contenuto dell'operazione (per la quale vengono emessi i fondi).
- Nella riga "domanda" sono indicati i dettagli dei documenti primari allegati al materiale di consumo.
- Il campo "ricevuto" viene compilato dal destinatario diretto del denaro. Scrive quanto ha ricevuto, la data di ricezione e lo conferma con la sua firma.
Caratteristiche di compilazione dei registratori di cassa
- È necessario redigere un materiale di consumo prima dell'emissione di contanti dalla cassa: non può essere preparato in anticipo e utilizzato se necessario.
- Se i fondi vengono emessi dalla cassa sulla base di una procura, ciò deve essere indicato nel mandato.
- È possibile emettere un ordine di consumo solo in una copia. Allo stesso tempo, il documento non dovrebbe contenere macchie e correzioni.
- Il mandato deve essere formato sulla base della documentazione giustificativa.
- Non è necessario apporre timbro sull'ordine.
- Un ordine generato per la riscossione o per la retribuzione di un dipendente non è certificato dalla direzione dell'organizzazione.
Se il denaro viene emesso in base al rapporto
Se il denaro viene emesso al dipendente responsabile in base al rapporto, è obbligatorio redigere un ordine di spesa. È formato in conformità con la dichiarazione scritta del dipendente responsabile. Questa affermazione può essere scritta in qualsiasi forma. La cosa principale è che contiene informazioni sull'importo del denaro emesso, il periodo per il quale viene emesso il denaro, la data e la firma del manager dell'organizzazione.
Materiale di consumo del libro paga
Quando si emettono gli stipendi, è anche necessario redigere documenti di regolamento in contanti. Se l'emissione viene eseguita secondo la dichiarazione, l'ordine viene emesso al cassiere come destinatario dei fondi. Nella riga "ricevuto" sono scritte le iniziali del cassiere e nella riga "base" l'emissione degli stipendi ai dipendenti. L'applicazione al documento è il libro paga.
Segni del cassiere per ricevuta di contanti. È responsabile dell'importo ricevuto. In conformità con questo documento, il cassiere emette lo stipendio.
RKO: scarica il modulo (Word, Excel)
Il modulo fattura può essere scaricato sia in formato Word che Excel. Ognuno di loro ha sia i suoi vantaggi che i suoi svantaggi.
Un numero molto maggiore di programmi può funzionare con documenti Word. Non molte soluzioni funzionano con i file Excel.
Se scarichi il modulo consumabile in formato Excel, sarà più unico. Cioè, è facilmente riconoscibile in tutte le versioni di Excel e altri programmi di terze parti. E se scarichi il modulo RKO in Word, c'è il rischio che non possa aprirsi in programmi diversi da quello in cui è stato creato.
Un altro vantaggio del modulo Excel è la praticità di compilazione. Le celle per l'immissione delle informazioni sono evidenziate, quindi è quasi impossibile commettere errori durante l'immissione. Durante la compilazione di un documento Word, esiste la possibilità di inserire accidentalmente informazioni nel campo sbagliato, a causa del quale la struttura del modulo potrebbe essere violata.
