Ergonomia sul posto di lavoro: il riordino scientifico e l'organizzazione del tuo spazio di lavoro. Regole per mantenere l'ordine sul posto di lavoro

"No, è assolutamente impossibile lavorare!" - Sento l'esclamazione indignata di un collega, - "Assolutamente tutto mi distrae in questo ufficio!" E si scopre che c'è troppa polvere sul davanzale della finestra, non c'è sistema sugli scaffali con le cartelle e il desktop è un disastro terribile. Di chi è la colpa per questo? E, cosa più importante, come mettere le cose in ordine sul posto di lavoro in modo che i fattori delle distrazioni si trasformino magicamente in fattori di aiuto? È assolutamente semplice e, dopo aver letto questo articolo, puoi esserne convinto!

Una tavola pulita non è solo per chi non fa niente

Perché hai bisogno di ordine sul desktop

Il fatto che trascorriamo la maggior parte della nostra vita al lavoro è un fatto indiscutibile. Allora perché molte persone trattano la loro permanenza sul posto di lavoro come un fenomeno temporaneo, non meritevole di un approccio serio e scientifico per prendersi cura del comfort e della convenienza? Lascia che questi dipendenti incompetenti continuino a farlo, perché con un tale atteggiamento nei confronti della loro carriera, sicuramente non rimarranno a lungo nel tuo ufficio. E lavoreremo per rendere il nostro lavoro più efficiente, fruttuoso e, soprattutto, piacevole.

Pensaci, è ora di farla finita con i relitti del vecchio sistema burocratico, quando "lavorare in un ufficio" significava solo "fare parte dello staff"? Oggi un impiegato deve essere attivo, portare il massimo beneficio alla sua organizzazione e dimostrare ogni minuto alla sua direzione che non viene pagato invano. E per cominciare, esaminiamo attentamente la superficie del nostro desktop.

1. Sei prigioniero dell'antico stereotipo "Solo chi non fa nulla può avere una scrivania pulita" e il tuo posto di lavoro è disseminato di cartelle con documenti, pile di fogli inutili e libri di riferimento? Prova a guardare la tua scrivania (computer, lavoro, ecc.) di lato: ti piace questa vista?

Quando tutto è a posto, il lavoro va più veloce

Pensa a come non solo i normali colleghi guardano il tuo posto di lavoro in questo modo, ma anche la direzione. Se hai davvero bisogno di aggiungere “solidità” al tuo lavoro, allora l'ordine tra le carte è proprio quello che ci vuole! Disponi i fogli in pile, metti gli opuscoli e i libri sullo scaffale e cerca di ricordare che sul tavolo le lettere sono a destra e le istruzioni a sinistra.

2. Non aver paura di pulire il tavolo più spesso. Credetemi, un impiegato che organizza i documenti in pile ordinate sembra molto più attraente dall'esterno di qualcuno che smista freneticamente i "depositi" di carta alla ricerca del foglio giusto. Inoltre, la direzione, notando il sistema tra le carte del tuo posto di lavoro, potrebbe concludere che non solo è migliorata l'organizzazione del tuo spazio, ma è aumentata anche la tua responsabilità come dipendente.

3. Usa un organizzatore di cancelleria, assicurandoti che tutte le forniture per ufficio siano in ordine. Abbastanza. Controllare periodicamente la presenza di graffette nella cucitrice (anche se, a quanto pare, questa è una sciocchezza). Immagina di stampare diverse pagine di un rapporto per il regista e di avere fretta di regalarle, ma non c'è niente con cui fissarle: le graffette sono finite nel momento più inopportuno. E se il direttore è accanto a te in questo momento, è improbabile che la sua opinione su di te come dipendente raccolto e responsabile aumenti, pensa se ne hai bisogno?

La pulizia generale nell'armadio può essere effettuata durante una pausa

Come mettere in ordine il tuo lavoro rapidamente e mantenerlo senza sforzo

1. Sacrifica qualche minuto di tempo libero durante la pausa pranzo o dopo il lavoro e separa le carte giuste da quelle che avrebbero dovuto essere buttate via. Attenzione: i documenti a cui può essere applicato l'epiteto "possono ancora tornare utili" è meglio metterli in una pila separata, perché, come dimostra la pratica, tali documenti sono disperatamente necessari alle autorità proprio l'altro giorno dopo essere stati gettati via. È conveniente ordinare tali documenti in cartelle diverse, senza dimenticare di firmarli. Ma è meglio archiviare tali file non sul desktop, ma da qualche parte in un armadio o sugli scaffali e provare a ricordare quale sistema di archiviazione ti è venuto in mente, in base a date o nomi dei clienti (puoi scriverlo in un blocco note).

Il nostro consiglio: c'è un programma speciale chiamato "Folder Sticker Wizard" per la stampa di etichette di carta, che puoi poi incollare all'estremità della cartella o inserire in una speciale tasca di plastica. Con questo programma, le tue cartelle saranno perfette e sarai sempre in grado di trovare le informazioni di cui hai bisogno, per non parlare di quanto sarà stupito il tuo direttore quando vedrà tanta bellezza!

La tastiera può essere conservata su un apposito ripiano scorrevole

2. Devi spesso rimuovere cartelle con documenti da uno scaffale o da uno scaffale e usarle per il lavoro quotidiano? Non lasciarli sul desktop per sempre, segui una semplice regola: dieci minuti prima della fine della giornata lavorativa, riportali al loro posto. Negli stessi dieci minuti, è del tutto possibile incontrarsi e portare le forniture per ufficio in un aspetto ordinato. Con l'aiuto di questa semplice tecnica, puoi prendere due piccioni con una fava: mettere le cose in ordine sul tavolo e sintonizzarti sulla logica conclusione della giornata lavorativa.

3. Per chi ha difficoltà a ricordare il sistema di archiviazione dei documenti inventato (così come per chi tende a cambiare continuamente questo sistema), il nostro consiglio è di archiviare il principio della distribuzione di cartelle e istruzioni in un apposito taccuino o su un cellulare. Vale anche la pena sapere che esistono molti programmi di promemoria per computer facili da usare, ma molto convenienti.

4. Assicurati di tenere un elenco di compiti urgenti, cancellando quelli che sono già stati completati. Questo semplice metodo di organizzazione dell'orario di lavoro aiuta a ridurre significativamente il tempo necessario per completare qualsiasi attività e report. Non dimenticare di includere ogni giorno in questo elenco l'elemento "Analizza documenti sul desktop"!

5. Casi urgenti, "in fiamme" e "catastrofici" annotati su adesivi - fogli adesivi luminosi che possono essere attaccati, ad esempio, a un monitor, dove saranno sempre davanti ai tuoi occhi. Assicurati di indicare la scadenza per il completamento del caso: questo ti renderà più facile organizzare il tuo orario di lavoro, forse avrai tempo per risolvere qualche problema in più prima che arrivi il momento di presentare un rapporto complesso.

Tutto dovrebbe essere a portata di mano, ma nulla dovrebbe interferire

Niente in più, solo l'essenziale

Parlando del fatto che l'ordine sul posto di lavoro non è "niente di superfluo", intendevamo letteralmente tutto, fino agli strumenti e agli oggetti extra sul desktop. Pensa se sarebbe più conveniente mettere la tastiera e il mouse del computer su uno speciale ripiano retrattile nella parte inferiore del piano del tavolo? Quindi liberi una notevole quantità di spazio sulla superficie del tavolo e sarà molto più comodo scrivere e studiare documenti.

Un'altra sottigliezza dell'organizzazione del posto di lavoro: non dimenticare di pulire periodicamente, almeno una volta alla settimana, la superficie della tastiera, del mouse e dell'intero desktop, pulendola da polvere, sporco e microbi dannosi. Per fare questo, puoi usare un normale panno inumidito con acqua, oppure puoi usare speciali salviettine umidificate con effetto antibatterico. Non dimenticare di pulire anche il ricevitore e il telefono stesso, nonché la superficie di tutte le apparecchiature per ufficio: fax, fotocopiatrice, stampante.

Gran parte della nostra vita è trascorsa al lavoro. Qui trascorriamo quasi l'intera giornata, e di fila cinque o anche sei giorni alla settimana. Naturalmente, questo ordine di cose dovrebbe portare soddisfazione sul lavoro e, ovviamente, ciò dipenderà anche da quanto bene è organizzato il tuo posto di lavoro. Risparmia tempo, organizza correttamente il tuo lavoro, poi il lavoro porterà piacere e sarai felice di svegliarti la mattina, anticipando una nuova giornata lavorativa piena di eventi e vittorie! Buona fortuna!

Trascorriamo la maggior parte della nostra vita al lavoro, quindi è molto importante che lo spazio di lavoro sia organizzato e che ci sentiamo a nostro agio seduti al tavolo in ufficio. Il caos e la confusione possono portare al fatto che passeremo minuti preziosi alla ricerca del documento o dell'accordo giusto. Gli psicologi ci spingono a garantire che ci siano meno cose e documenti sul tavolo. Quei documenti a cui accedi meno spesso dovrebbero essere conservati in cassetti o su scaffali in cartelle speciali. Pertanto, fai inconsciamente un passo verso il successo e il benessere.

Se sul posto di lavoro tutto è al suo posto e sai esattamente dove si trova questo o quel documento, allora ti concedi libertà di azione. Nel processo di lavoro, è molto più facile per una persona concentrarsi e tutto va come un orologio. Altrimenti, quando sul tavolo regna il caos e pile di fogli sparpagliati ci impediscono di scrivere qualcosa di importante, cominciamo a innervosirci e il nostro umore si riflette sul lavoro. Questo stato di cose riduce le prestazioni ed è improbabile che tu riceva la promozione desiderata nel prossimo futuro.

Molti non si accorgono di prestare troppa attenzione agli oggetti personali. Queste possono essere foto di famiglia, souvenir portati dalle vacanze. Tali piacevoli sciocchezze creano un'atmosfera speciale di calore e comfort. Tuttavia, non ingombrare troppo lo spazio. Il riposo e il relax arrivano quando lasciamo l'ufficio. Al lavoro, tutto dovrebbe motivare ad aumentare la produttività. Succede che non ci accorgiamo di come nel bel mezzo della giornata lavorativa, quando un incontro importante è al naso, abbiamo sognato troppo guardando le foto care ai nostri cuori. Si scopre che stai perdendo tempo quando tutti i tuoi sforzi dovrebbero essere diretti al completamento con successo del lavoro che hai iniziato.

Se una persona riesce a mettere tutto al suo posto e mettere il superfluo in un cassetto lontano, allora sarà più facile per lui far fronte alla distrazione interna. Il caos contribuisce ad aumentare la percezione negativa della vita. Alcune persone conoscono la sensazione quando tutto letteralmente sfugge di mano e non puoi concentrarti su una questione importante. Forse questo è un segnale per fare una pulizia generale in ufficio? L'ordine sul desktop è in grado di eliminare la discordia psicologica e dà la forza necessaria per spostare le montagne. È meglio prendere un esempio dai paesi asiatici. Lì i residenti sono molto sensibili all'organizzazione dello spazio che li circonda, perché credono che le cose inutili, sparse a caso, interferiscano con la libera circolazione dell'energia positiva.

L'ordine è necessario come l'aria. E poche persone pensano quanto sia importante per un lavoro di successo. Quando non c'è spazio libero minimo sul tavolo e gli articoli per ufficio sono sparsi su tutta la sua superficie, allora in noi si accende inconsciamente la protesta. Si può immaginare quante emozioni negative sorgano a causa del fatto che non riusciamo a trovare qualcosa o documentare per molto tempo. Di conseguenza, una persona inizia a sfogare il suo male sui colleghi al lavoro. Devi passare il tempo a cercare quando puoi immergerti nel lavoro.

Anastasia Ukolov

Perché abbiamo bisogno di ordine in ufficio e come crearlo? È possibile un "ordine perfetto"?

Risposta

È importante non solo mettere le cose in ordine, ma creare tali sistemi quando il lavoro viene svolto con il minimo sforzo e l'ordine viene mantenuto "da solo".

Come afferma Wikipedia, l'ordine ideale è "lo stato o la disposizione armoniosa, prevista, prevedibile di qualcosa". Sembrerebbe, di cosa possiamo parlare qui, se comunque è tutto chiaro? Tuttavia, se ci pensi, si scopre che non tutto è così semplice.

Sei mai venuto a visitare e ad ammirare l'aspetto dell'appartamento di qualcuno e poi, tornato a casa, ti rendi conto che difficilmente ti sentiresti a tuo agio in una casa del genere? Sfortunatamente, gli errori di calcolo si verificano non solo durante la ristrutturazione di appartamenti privati, ma anche quando vengono coinvolti specialisti per creare una nuova immagine.

In un'azienda, dopo la riparazione, i suoi dipendenti hanno iniziato a prendere un congedo per malattia più spesso, avevano costantemente mal di testa. Dopo la riparazione, le pareti dell'ufficio dell'azienda sono diventate arancioni e hanno acquisito configurazioni rotte, sul soffitto sono apparse luci al neon, inoltre, in ufficio risuonava costantemente una strana musica di sottofondo ... e nient'altro è cambiato. Ma, a giudicare dal feedback dei dipendenti, la nuova immagine dell'azienda dopo la riparazione non le ha giovato.

È importante sapere!

Mettere le cose in ordine inizia con le riparazioni. È molto difficile mettere le cose in ordine se la riparazione è stata eseguita "per spettacolo", ad esempio, i pannelli del controsoffitto cadono dal soffitto, il tappeto è sporco, i fili pendono, ecc.

Il vicedirettore, di regola, viene al lavoro quando molto è già stato fatto prima di lui. E ha bisogno di adattarsi alla situazione già esistente, e solo dopo un po 'ha l'opportunità di iniziare a cambiarla gradualmente.

È importante che l'ufficio corrisponda al livello e allo stato dell'organizzazione. In questo caso non bisogna risparmiare i soldi dell'azienda se il manager ritiene che l'immagine sia importante. Una cosa è il tuo appartamento personale e la sua riparazione, un'altra è l'ufficio. Gli importi spesi per le riparazioni possono differire per unità di superficie di decine o addirittura centinaia di volte!

L'ordine è anche un tale sistema di lavoro che non sovraccarica te e il tuo capo in primo luogo. Uno degli indicatori è il ritmo con cui opera l'azienda. Veloce - non significa avere fretta.

Più alto è il ritmo, più importante diventa la prevedibilità, quando ogni dipendente sa chiaramente cosa fare e in quale secondo, cosa e dove prendere, dove mettere, ecc.

Da dove iniziare a mettere le cose in ordine?

Per cominciare, separiamo due processi: pulizia corrente e generale. Per il "fatturato" è auspicabile acquistare attrezzature per ufficio adeguate.

È consigliabile dedicare tempo alla pulizia non solo ogni giorno, ma anche alla fine di piccoli cicli di produzione: non appena hanno finito di lavorare con un certo gruppo di carte, hanno immediatamente ripulito il disordine.

Guarda come lavorano gli chef nei ristoranti giapponesi usando il sistema di trasporto del sushi. Non appena lo chef finisce di preparare il rotolo (lo fa proprio davanti ai visitatori), pulisce il suo posto di lavoro (è sempre perfettamente pulito e attraente).

Può sembrare che questo sia impossibile. Tuttavia, spesso ciò che sembrava irrealistico, con un certo approccio, è tecnicamente abbastanza semplice da implementare.

Se lo smistamento dei documenti richiede molto tempo, crea un sistema di stadiazione, ma in questo caso è molto importante assicurarsi di allocare il tempo in modo che il temporaneo non diventi permanente. Se qualcosa si accumula in qualche punto dell'ufficio, questo è un segnale che qualcosa deve essere cambiato e reso più conveniente: metti un disco, un bidone della spazzatura in questo posto o devia il flusso di cose, persone, documenti, ecc. in un altro luogo.

La pulizia generale richiede molto più tempo di quella attuale. È consigliabile inserirlo nel piano quando lo stress lavorativo si attenua, ad esempio prima di lunghe vacanze o quando il capo va in vacanza, ecc. Durante la pulizia generale, è utile guardare il tuo ufficio con uno sguardo fresco da un visitatore occasionale. Se ti dispiace per esserti separato da alcune cose, puoi chiedere a qualcuno di aiutarti. Di solito gli estranei tendono a buttare via molto più di quanto tu possa buttare via te stesso.

Tutte le cose, i cui benefici sono dubbi, messe in una cartella o scatola speciale. Se dopo un mese non ti servono, puoi buttarli via. Se non hai bisogno di alcuni degli oggetti trovati, ma altre persone ne hanno bisogno (ad esempio souvenir aziendali), puoi regalarli. È utile avere una scatola in ufficio con piccoli doni che possono essere regalati nuovamente se necessario (ma dovrebbero essere cose nuove e attraenti per il destinatario). Non dare qualcosa di cui né tu né l'altra persona avete bisogno: questo è un segno di cattivo gusto.

Abitudini personali ed esigenze lavorative

Alcuni chirurghi nella vita di tutti i giorni potrebbero non seguire le regole dell'igiene elementare. Ma questo non li rende cattivi dottori se agiscono secondo le istruzioni sul lavoro.

È importante che il vicedirettore faccia una certa impressione positiva sugli altri, che può essere distrutta anche da piccoli dettagli.

In molte aziende alla segretaria non è permesso fumare (anche se è tua abitudine). Ci sono altri requisiti, a volte piuttosto divertenti, ad esempio nutrire ogni giorno i pesci nell'acquario del capo, innaffiare i fiori, caricare tempestivamente i telefoni cellulari del capo, preparare con cura la valigia per un viaggio di lavoro, poter andare d'accordo con moglie e figli, ecc.

Attorno alla professione di segretario si è sviluppato un alone di certi stereotipi, a cui è auspicabile corrispondere in un modo o nell'altro (guidati allo stesso tempo dal proprio senso del tatto e dal buon senso).

È generalmente accettato che l'assistente del primo manager si vesta meglio degli altri dipendenti dell'azienda. Questo non significa "più costoso", ma significa "di buon gusto". Puoi trovare articoli in vendita nei negozi di marca, disponibili per quasi tutte le tasche. Il proprietario dell'ufficio dà il tono al resto dei dipendenti, se necessario, fa commenti appropriati (soprattutto - con molto tatto).

Non trascurare le piccole cose. Documenti piegati in modo bello e uniforme, una tazza di tè perfettamente servita: questo è il vero biglietto da visita dell'assistente della prima testa. Ti sforzi per la perfezione, anche se altri dipendenti potrebbero pensare che sia sufficiente portare a termine il lavoro in tempo e in qualche modo. Allo stesso tempo, non dovresti cadere nel perfezionismo - comunque, la perfezione, per definizione, è irraggiungibile. Ogni persona ha piccole abitudini molto difficili da gestire: qualcuno si tira i capelli quando è preoccupato, qualcuno si morde le labbra o si morde le unghie. Inizia a mettere le cose in ordine con te stesso - con il tuo aspetto, quale impressione fa il tuo posto di lavoro sugli altri, e quindi sarà più facile per te chiedere agli altri dipendenti di obbedire alle tue richieste e istruzioni (con le quali non sono sempre d'accordo).

5 "S" giapponesi

Gli astuti giapponesi hanno escogitato un intero sistema, che hanno chiamato " Pendere" O " Kaizen».

Kaizen, Kaizenè una filosofia o pratica giapponese che si concentra sul miglioramento continuo dei processi di produzione e gestione, sullo sviluppo di processi aziendali di supporto e sul miglioramento di tutti gli aspetti della vita.

Si scopre che se dipingi l'officina di bianco, eventuali detriti e sporcizia diventeranno molto più evidenti. Confronta con l'approccio standard: dipingi con un colore che non macchia in modo che i difetti non siano visibili.

La base del metodo Kaizen consiste in cinque elementi chiave - "5 S":

• seiri- accuratezza;
• Seitone- ordine;
• seiso- purezza;
• Seiketsu- standardizzazione;
• Merda- disciplina.

I cinque principi, una volta messi in pratica, si traducono nelle seguenti cinque regole.

1. Ordina: sbarazzati di ciò che non ti serve. Di tanto in tanto qualcosa di superfluo appare in ufficio, sul posto di lavoro e persino nella borsa. E crea confusione. Sbarazzarsi di esso! Rendi questo processo un'abitudine e divertiti (fidati di me, è possibile). Un'abitudine è qualcosa che si ripete regolarmente. Non appena noti cose inutili, documenti, ecc. - accendi l'abitudine (se, ovviamente, c'è tempo per questo in questo momento, se non lo è, assicurati di tornarci più tardi quando apparirà). A poco a poco, l'abitudine prenderà piede e il livello di ordine intorno a te crescerà.

Se non sai se una cosa non è necessaria o meno, procurati una scatola speciale per tali casi, che deve essere svuotata regolarmente (dopo un certo periodo, ad esempio una settimana o un mese).

2. Mantieni l'ordine: definisci un posto per ogni cosa. Questa semplice regola evita molti problemi. Un dipendente ha perso un documento importante? Aveva una copia, ma tu hai tenuto l'originale. Dove sono le chiavi dell'appartamento? Sono appesi a un supporto speciale vicino alla porta d'ingresso. Tali tecniche fanno risparmiare molto tempo, perché. semplicemente non hai situazioni in cui hai urgente bisogno di qualcosa che non riesci a trovare

Se qualcosa ti viene regolarmente perso, firma il luogo in cui la cosa dovrebbe essere conservata in modo permanente, acquista un contenitore speciale per esso, un armadio, uno scaffale, una cartella, ecc. Insegna ai dipendenti a conservare i documenti sui loro computer in un certo ordine, quindi in situazioni in cui un dipendente è malato o in vacanza, chiunque lo sostituisca troverà rapidamente tutto. Sì, alcune persone resisteranno al nuovo sistema con tutte le loro forze, ma se mostri una certa tenacia, unita a un senso del tatto, ne apprezzeranno presto i benefici.

3. Mantieni pulita la tua area di lavoro. Lascia che qualsiasi chirurgo ti invidi! Questo non significa che passi costantemente l'aspirapolvere sulla tastiera o pulisci i tasti con alcol denaturato (anche se a volte è certamente una buona cosa da fare). La cosa più importante è determinare personalmente di cosa si tratta: "purezza".

Ad esempio, quando torni a casa, sul tavolo non rimane un solo documento. Oppure sul tuo "desktop" nel computer non ci sono icone extra, tutti i documenti sono in cartelle speciali e non cadono a caso nella speranza che un giorno tu possa mettere le cose in ordine. È molto più facile sistematizzare inizialmente cosa e dove si salva e insegnare la propria tecnologia ad altri dipendenti inviando loro una lettera speciale, che descrive chiaramente cosa dovrebbe essere fatto e come.

4. Standardizzare le procedure per mantenere la pulizia e l'ordine.È molto difficile controllare la qualità a occhio. Nelle industrie high-tech, ci sono sempre servizi di controllo tecnico.

Se desideri che i dipendenti seguano determinate regole, crea brevi promemoria per loro, se necessario: scatta una foto di ciò che ritieni giusto e includi la foto direttamente nel promemoria.

Non dovrebbero esserci troppe istruzioni di questo tipo, altrimenti una persona dimentica tutto in una volta. Evidenzia solo le cose più importanti che contano per te e insegna agli altri come ottenerle rapidamente e facilmente. Meno sforzo è necessario, meglio è.

5. Migliorare l'ordine, favorirne il mantenimento. Se crei il promemoria più perfetto, ma non lo implementi e monitori il rispetto dei requisiti che hai inserito, tutti gli sforzi spesi presto falliranno. Far rispettare i tuoi requisiti è semplice: elogia le persone per ciò che stanno facendo bene e segnala loro gentilmente gli errori. Allo stesso tempo, è importante spiegare esattamente cosa deve essere corretto in modo che risulti come dovrebbe. Se c'è un'opportunità per sostenere le parole con qualcosa di materiale, è meraviglioso.

Ad esempio un piccolo bonus per l'impiegato più ordinato in ufficio questo mese (l'importante è che non sia sempre la stessa persona, altrimenti gli altri perderanno entusiasmo). Inoltre, strumenti così semplici e collaudati come i pannelli d'onore, la gratitudine del leader, un piccolo regalo, ecc.

Puoi applicare questi suggerimenti non solo al lavoro, ma anche a casa, dove funzionano con altrettanto successo, portandoti benefici ogni giorno.

Ordine sul posto di lavoro influisce notevolmente sull'efficienza con cui usi il tuo tempo. Ne abbiamo già parlato e come diffonde l'attenzione di una persona. Ma anche se utilizzi tecniche per un'efficace gestione del tempo (ad esempio), il disordine sul posto di lavoro è una fonte di interferenza che non ti consentirà di concentrarti completamente sull'attività selezionata.

Ti suggerisco di utilizzare la seguente tecnica per ripristinare e mantenere l'ordine sul posto di lavoro.

Trova il tempo per questo. Mettere in ordine per molte persone non è il piacere più gioioso, quindi spesso rimandano "per dopo", "per lunedì", per, per, per ... Pianifica in anticipo quando riordinerai e organizzerai il posto di lavoro. Aggiungi promemoria al tuo calendario o smartphone. Ad esempio, il momento di maggior successo per me è il sabato mattina presto, quando tutta la famiglia dorme e io sono impegnato in questioni personali, una delle quali è l'ordine sul mio desktop.

Non utilizzato di recente. Dai un'occhiata al tuo posto di lavoro. Ci sono tra le cose di cui pensi di aver sempre bisogno, ma recentemente, per vari motivi, non vengono utilizzate affatto. Ad esempio, oggi avevo sulla scrivania dei pennarelli che uso per scrivere sulla lavagna, ma la lavagna stessa è rotta e non ce n'è ancora una nuova. Prima di acquistarne uno nuovo, tutti i pennarelli si sono "spostati" in un cassetto della scrivania.

Chi c'era?! Spesso il nostro posto di lavoro risulta essere un magazzino e un luogo dove riporre le cose altrui. I miei figli lasciano parti dei loro giocattoli sul mio tavolo, chiedendomi di ripararli, e mia moglie a volte stampa i suoi documenti, ma ne lascia qualcuno perché è stato stampato qualcosa in più. Non sempre seleziono le carte al mattino e questi documenti possono rimanere sulla mia scrivania per diversi giorni, distrandomi e occupando spazio utile.

Posto per la spazzatura. Se non c'è un bidone della spazzatura vicino al tuo posto di lavoro, sul tavolo iniziano ad accumularsi varie piccole cose che vuoi buttare via, ma non vuoi andare in cucina dove si trova ora il bidone della spazzatura. E se la sera ti sei dimenticato di prendere questa spazzatura dal tavolo, domani ne verrà aggiunta una nuova e questo influirà sicuramente sulla tua produttività.

Guardando la tua scrivania disseminata di carte, ti sarai ricordato della frase che (erroneamente) attribuì a Einstein: "Se il disordine sulla scrivania significa il disordine nella testa, allora cosa significa la scrivania vuota?" E si sono calmati, perché il disordine è segno di una persona creativa. O mancanza di tempo e voglia di sistemare questa spazzatura? Spieghiamo perché è necessario tenere in ordine il posto di lavoro, e consigliamo come organizzare tutto correttamente.

Ordine sul desktop non significa pulizia sterile. Piuttosto, è un sistema ben congegnato per organizzare il posto di lavoro, che ti consente di non perdere tempo a cercare documenti e risolvere i blocchi dell'ufficio.

Se il disordine non ti impedisce di navigare rapidamente tra documenti e file, lascia tutto così com'è. A condizione che il datore di lavoro non si opponga. Oppure prova i nostri trucchi per riordinare e confronta dopo un paio di settimane se è meglio. Solo a scopo sperimentale.

Vantaggi dell'ordine

Iniziando la giornata lavorativa "da una scrivania pulita", puoi concentrarti su progetti importanti senza essere distratto da sciocchezze inutili e vecchie carte. L'ordine ispira il lavoro produttivo e aumenta la concentrazione. Inoltre, non dovrai pulire freneticamente prima di invitare un collega a una riunione. Guadagnati la reputazione di persona ordinata e organizzata con i tuoi superiori come bonus. Alla fine, è bello lavorare da soli su una scrivania pulita.

Contro dell'ordine

Naturalmente, ci sono anche aspetti negativi. Non sarai in grado di alzare le mani vittoriosamente e gridare "trovato!" dopo aver rovistato nell'intero tavolo alla ricerca del documento desiderato. Non goderti le pulizie di primavera quando butti via alcune scatole di spazzatura e i colleghi vedono chiaramente che hai davvero riordinato. Seduto sul posto di lavoro, difficilmente troverai un pacchetto di biscotti che hai dimenticato sotto una pila di fogli una settimana fa. E ora non puoi dire a nessuno che "questo è un pasticcio creativo", perché non puoi chiamare l'ordine creativo.

Come organizzare la scrivania

1. Pattumiera a portata di mano

Il basket in ufficio non è divertente da giocare in quel modo, ma puoi buttare via un pezzo di carta inutile, un involucro o una matita rotta semplicemente allungando la mano. Senza il rischio di perdere il cestino o di accumulare spazzatura sul tavolo fino a occupare tutto lo spazio. Ma non mettere la pattumiera nel posto più visibile, è meglio sotto il tavolo o nell'angolo.

2. Tieni gli elementi essenziali sulla tua scrivania

Immagina che un tavolo sia una terra molto costosa nel centro di Mosca, e solo le cose insostituibili sono degne di essere in superficie. Il più necessario - a portata di mano, necessario durante il giorno - sul tavolo. Metti il ​​​​resto in un cassetto, usato raramente - in una scatola sotto il tavolo. Classifica le cose in base alla domanda e ce ne saranno molte meno sul tavolo. Allo stesso tempo, non andare troppo lontano, mettendo via tutto: le cose necessarie dovrebbero essere a portata di mano, altrimenti cercherai costantemente tra tutti gli scaffali e le scatole alla ricerca di una cucitrice "improvvisamente" necessaria.

3. Considera l'archiviazione

Usa cassetti, scaffali (se disponibili), scatole, sottobicchieri e altre superfici e contenitori che aiutano a organizzare il tuo spazio di lavoro.

4. Creare un catalogo cartaceo

Se hai costantemente a che fare con documenti, ordinali e archiviali in un "catalogo". Puoi ordinare per nome, data, importanza o altri parametri importanti che ti permetteranno di identificare rapidamente il file. Certo, dovrai armeggiare con la creazione di un catalogo del genere, ma poi tu, come un vero bibliotecario, troverai i documenti necessari in pochi secondi.

5. Carta "purgatorio"

Crea una pila di "file in arrivo" per i nuovi documenti che non hai ancora il tempo di analizzare. La pila dovrebbe essere limitata nel numero di file, altrimenti rischi di accumulare carta, rimandando costantemente la visualizzazione per dopo.

6. Fatti numerare

Trasferisci tutte le note sul tuo smartphone o computer e butta via le note attaccate al monitor, al muro o al tavolo. Le note digitali non sono così luminose e non "irritano gli occhi" tutto il giorno, ma puoi impostare una notifica quando devi tornare a questa attività.

7. Rituale di pulizia

Prendi l'abitudine di riordinare la tua scrivania a una certa ora. Ad esempio, il "giovedì pulito" prima di uscire di casa. O il venerdì, se sei sicuro di poter ritardare di 10 minuti alla fine della settimana lavorativa. Butta la spazzatura, la carta in più, smonta il piano del tavolo e i cassetti, controlla lo spazio sotto il tavolo. Se lo fai su base continuativa, puoi farlo anche in 5 minuti.

Segui questi semplici consigli e starai bene.