Designazioni delle lettere nel foglio presenze. Istruzioni per la registrazione dell'uso dell'orario di lavoro

Ogni organizzazione deve tenere un registro giornaliero della disponibilità dei dipendenti nei propri luoghi di lavoro, per questo l'ufficio del personale utilizza una forma unificata del foglio presenze nel modulo T-13. Ti consente di registrare la loro presenza, ritardo e assenza, i cui motivi possono sorgere per vari motivi, sia validi che non validi. Sulla base dei dati del foglio presenze alla fine del mese, l'ufficio contabilità calcola gli stipendi dei dipendenti, in particolare per quei dipendenti i cui stipendi si formano in base al tempo in cui si trovano sul posto di lavoro.

Il foglio presenze svolge un ruolo importante nel lavoro dell'impresa, dalla contabilizzazione della presenza dei dipendenti sul posto di lavoro, al calcolo dei loro salari. Ogni evento ha il proprio codice speciale, che può riflettere l'ora della giornata lavorativa, malattia, viaggio di lavoro, ferie, incluso il ritardo e l'assenza dal lavoro. Inoltre, questo documento consente di tenere traccia delle norme della settimana lavorativa e apportare alcune modifiche al flusso di lavoro.

Quindi, sulla base dei dati del foglio presenze, il manager può prendere determinate decisioni per modificare la settimana lavorativa del dipendente in caso di elaborazione, ciò può avvenire abbastanza spesso con un programma mobile o sostituendo un dipendente malato. Inoltre, sulla base dei dati del foglio presenze, puoi prendere una decisione, sia sui bonus e sulla promozione di un dipendente, sia sullo svincolamento e l'imposizione di una penalità.

Si noti che la prima parte del foglio presenze per la prima metà del mese viene fornita all'ufficio contabilità per il calcolo dell'anticipo sui salari e, sulla base di un foglio presenze completamente compilato, viene effettuato un calcolo completo dei salari.

Esempio di compilazione del foglio presenze

Il foglio presenze può essere compilato in due modi, dovresti scegliere quello che sarà più conveniente e comprensibile:

1. I dati vengono inseriti quotidianamente: il modulo indica i dati sulla presenza dei dipendenti al lavoro e l'assenteismo, se tale fatto è stato rilevato.
2. I dati vengono inseriti nel modulo solo in caso di scostamenti dai valori normalizzati, ad esempio se un dipendente improvvisamente non è venuto al lavoro, nel qual caso viene annotata la sua assenza.

Designazioni nella scheda attività

Codice del tipo di remunerazione in scheda presenze

• Stipendio e indennità di viaggio - 2000
• Compensi ai dipendenti con contratti di diritto civile (non include royalties) - 2010
• Retribuzione ferie - 2012
• Assegno di invalidità temporanea - 2300

Modulo t-13 riempimento del campione

La compilazione del foglio presenze non è particolarmente difficile, per questo scegli l'opzione di contabilità che ti è conveniente e inserisci i dati e i codici appropriati:

• IN "Conta 1"è necessario specificare il numero di serie successivo.
• IN "Conta 2"- dati personali per ciascun dipendente dell'organizzazione, in conformità con, posizione e nome completo.
• "Conta 3" contiene il numero di busta paga del dipendente.
• IN "Conta 4" utilizzando i codici delle lettere per ciascun dipendente, i dati vengono inseriti per ogni giorno di lavoro, nella cella superiore il codice corrispondente e nella cella inferiore viene indicata la durata del dipendente che lavora. Quindi, se è impostata una pianificazione 5/2, la giornata lavorativa è di 8 ore e la giornata lavorativa con una pianificazione 2/2 sarà di 11 ore. I dati per la prima metà del mese e la seconda metà sono inseriti in colonne separate. Sopra - per il primo e sotto per la seconda metà. In caso di lavoro straordinario, il datore di lavoro deve compensare il lavoratore per il tempo di lavoro eccessivo in termini monetari o con il tempo libero.
• IN "Conta 5" Le ore totali lavorate sono indicate separatamente per la prima metà del mese e separatamente per la seconda metà del mese.
• "Conta 6" contiene il valore totale delle ore lavorate (somma della colonna 5).
• IN "Conta 7" vengono inseriti i dati sul codice salariale.
• "Conta 8" contiene dati sul conto contabile per riflettere i costi del personale.
• Colonne 10-13 servono a registrare l'assenza di un dipendente, indicando il relativo codice e il numero di giorni.

Situazioni non standard

Partire senza paga

Secondo la legislazione, si possono distinguere i seguenti tipi di tali festività:

• Per motivi familiari - "DO"
• Congedo non retribuito fornito in conformità con il Codice del lavoro della Federazione Russa, ad esempio, in occasione di un matrimonio - "OZ"
• Sulla base di una decisione su un contratto collettivo o su una decisione del settore - "DB"

Se ci sono giorni festivi durante le vacanze

Se durante la vacanza assegnata ci sono giorni festivi, secondo il calendario di produzione dell'anno in corso, tali giorni sono contrassegnati con il codice "B". Quindi, ad esempio, se un dipendente è andato in vacanza dal 9 giugno al 16 giugno e durante questo periodo c'è una vacanza il 12 giugno, allora invece del codice (OT), devi scrivere il codice "B". Questo giorno non è incluso nel periodo di ferie pagate.

Malattia durante le ferie annuali

Se durante le ferie il dipendente ha subito una malattia e ha fornito un congedo per malattia come conferma, al posto del codice "OT" è necessario annotare il codice "B", in conformità con il congedo per malattia. In questo caso, la vacanza sarà prolungata per la durata della malattia.

Qualsiasi impresa paga i salari in base alle ore o ai giorni effettivamente lavorati. Questi dati per la contabilità e il pagamento delle retribuzioni in base alle ore lavorate richiedono un apposito modulo per la contabilità primaria. Tale modulo è considerato un foglio presenze.

Di seguito sono riportate le informazioni su questo documento, il suo programma di riempimento in base all'orario di lavoro svolto presso l'impresa.

A cosa serve questo documento e perché è redatto?

Dovresti iniziare dal fatto che il foglio presenze è un documento che ogni datore di lavoro o il suo rappresentante autorizzato nell'impresa è tenuto a conservare, indipendentemente dal numero di dipendenti e dalla forma di proprietà nella tabella del personale.

Se questo documento non è disponibile presso l'impresa, ciò comporterà la responsabilità della direzione sotto forma di multe durante l'ispezione da parte dell'autorità per la protezione del lavoro.

Nel caso in cui i salari occupino un posto molto significativo nei costi dell'impresa, i documenti durante una verifica fiscale possono fornire un'ipotesi in merito alla maturazione ingiustificata dei salari e alla sua esclusione dall'elenco delle spese dell'impresa. In questo caso, ci saranno spiacevoli conseguenze.

Moduli T-12 e T-13: regole e passaggi per la compilazione

Il foglio presenze viene conservato ogni giorno lavorativo del mese e l'ultimo giorno viene redatto un report sul numero totale di giorni/ore lavorate. Il documento redatto finito viene trasferito al reparto contabilità.

Facciamo un esempio di istruzioni per compilare un foglio presenze e calcolare i salari, prendendo come base i moduli T-12 e T-13. Essenzialmente non sono diversi.

• Nella parte superiore deve essere indicato il nome dell'organizzazione in conformità con i documenti costitutivi e il nome dell'eventuale unità strutturale.
• Le celle “Data di compilazione” (l'ultimo giorno del mese lavorativo) e “Numero documento” sono valorizzate.
• Il "periodo di rendicontazione" indica l'intervallo di tempo a partire dal quale viene calcolato lo stipendio secondo il piano.
• La prima colonna del foglio presenze indica il numero progressivo dei dipendenti.
• Le colonne 2-3 sono compilate sulla base delle carte personali dei dipendenti secondo il modulo T-2, stabilito sulla base di un ordine di ammissione all'impresa.
• Le colonne 4 e 6 sono per i codici dell'orario di lavoro e le informazioni sul numero di ore lavorate nell'ultimo mese.
• Le colonne 5 e 7 sono progettate per contrassegnare i risultati intermedi per due metà del mese.
• Le colonne 8-17 sono compilate alla fine del mese di riferimento.
• Il conteggio finale dei giorni non comprende i giorni di assenza del dipendente (malattia, viaggi di lavoro, assenteismo, giorni di riposo).
• Le colonne 14 e 16 sono riempite con il numero di giorni e ore.
• 15 - codice motivazione assenteismo
• 17 - il numero totale di ferie, fine settimana del dipendente per il mese di riferimento.

Il documento è firmato da un dipendente del dipartimento del personale, unità strutturale, direttore o qualsiasi persona da lui autorizzata.

Stesura di un foglio presenze con un programma dei turni e altre sfumature

Ai sensi dell'articolo 91 del codice del lavoro della Federazione Russa il datore di lavoro deve tenere un registro delle ore effettivamente lavorate da ciascun dipendente. Le ore di lavoro sono retribuite in base all'ubicazione fisica nel luogo di lavoro. Sono calcolati registrando la presenza e l'assenza sul posto di lavoro.

Il lavoro a turni è una condizione del contratto collettivo e deve essere documentato. Il lavoro a turni può essere svolto esclusivamente secondo il programma dei turni ai sensi dell'articolo 103 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Tiene conto dell'orario di lavoro giornaliero e della frequenza dei turni. Il programma dei turni in questo caso funge da atto normativo locale indipendente.

Per coordinare il lavoro nei turni notturni, è necessario che il lavoro sia incluso nell'elenco determinato dal contratto o dall'atto del datore di lavoro ai sensi dell'articolo 97 del Codice del lavoro della Federazione Russa.

In pratica, viene utilizzato più spesso il programma del lavoro quotidiano del "foglio presenze". Nel regime della scheda attività, vengono presi in considerazione i turni lavorati al mese e la sua durata dovrebbe essere la stessa per tutto il periodo. Il lavoro svolto oltre la durata non può essere compensato da un lavoro insufficiente in un altro giorno o un giorno libero.

Se le condizioni dell'impresa non consentono di rispettare le condizioni di lavoro ai sensi dell'articolo 94 del codice del lavoro della Federazione Russa, intraprendono l'introduzione di una contabilità riassuntiva dell'orario di lavoro. Il lavoro a turni può essere combinato con l'introduzione del monitoraggio del tempo. La procedura per l'introduzione della contabilità di sintesi nelle aziende è regolata esclusivamente dalla normativa interna sul lavoro. L'articolo 104 del Codice del lavoro della Federazione Russa richiede solo di non superare il numero nominale di unità lavorative al mese.

Il seguente video descrive in dettaglio la procedura per mantenere un foglio presenze:

Sanzioni in caso di errata compilazione del foglio presenze

Nel corso delle verifiche fiscali e finanziarie, i revisori possono riscontrare le seguenti tipologie di violazioni nella compilazione del foglio presenze:

• i dati retributivi non corrispondono a quelli indicati nei documenti di rendicontazione primaria e nel foglio presenze;
• i dati retributivi non corrispondono a quelli indicati nei documenti di pagamento e liquidazione e nel foglio presenze;
• l'uso di codici e designazioni non è corretto;
• lavorazione o straordinari non vengono presi in considerazione;
• calcolo dell'importo delle prestazioni sul foglio di invalidità temporanea.

Le violazioni possono comportare l'imposizione di sanzioni al contabile o al datore di lavoro fino a 5000 rubli. La mancanza di un foglio presenze o la sua assenza sul posto di lavoro durante l'audit dei revisori può comportare una sanzione amministrativa ai sensi dell'articolo 5.27 e l'imposizione di sanzioni al capo dell'unità per un importo di fino a 50000 rubli.

1.1. Questo regolamento è introdotto al fine di sistematizzare il processo di raccolta ed elaborazione delle informazioni sul costo dell'orario di lavoro da parte dei dipendenti dell'impresa.

1.2. Per mantenere i registri dell'orario di lavoro nelle divisioni dell'impresa, per ordine del direttore, le persone responsabili sono nominate tra i dipendenti di queste divisioni.

1.3. Le seguenti funzioni sono introdotte nei doveri dei dipendenti responsabili del cronometraggio: monitoraggio del tempo effettivo trascorso dai dipendenti dell'unità al lavoro e mantenimento delle schede attività con la responsabilità della corretta riflessione nella scheda attività dei dipendenti e dell'invio tempestivo della scheda attività per il calcolo.

1.4. Per lo svolgimento delle proprie mansioni, il dipendente addetto al cronometraggio:

1.4.1. tiene i registri del personale del dipartimento;

1.4.2. sulla base di documenti (ordini sul personale e questioni generali), apporta modifiche all'elenco relativo ad ammissione, licenziamento, trasferimento, variazione dell'orario di lavoro, gradi, ferie, ecc.;

1.4.3. monitora la tempestività delle presenze e delle uscite dal lavoro, la presenza dei dipendenti sul posto di lavoro con una comunicazione al responsabile dell'unità circa le assenze, i ritardi, le partenze anticipate e le motivazioni che le hanno provocate;

1.4.4. controlla la tempestività del conferimento e la correttezza dell'esecuzione dei documenti che confermano il diritto dei dipendenti ad assentarsi dal posto di lavoro: fogli di invalidità temporanea, certificati per la cura dei pazienti firmati dal capo del licenziamento e altri;

1.4.5. predispone gli elenchi dei dipendenti per l'emissione degli ordini di lavoro nei fine settimana e nei giorni festivi non lavorativi.

1.5. In caso di impossibilità temporanea di svolgere le funzioni di tenuta dei registri orari da parte del dipendente incaricato, il capo unità, su suo ordine, nomina l'esecutore responsabile per tale periodo e ne informa il Dipartimento per la gestione e il regime del personale.

1.6. Tutti i dipendenti le cui mansioni sono incaricate di conservare i registri delle ore di lavoro sono tenuti a prendere conoscenza del presente regolamento contro firma.

2. Definizioni

2.1. Lavoratori di categoria A- i dipendenti che, per la natura del proprio lavoro, necessitano di spostamenti all'esterno dell'impresa più di una volta al giorno. I dipendenti di categoria A hanno il diritto di uscire (entrare) liberamente al di fuori dell'impresa durante l'orario di lavoro. L'elenco delle posizioni appartenenti alla categoria A è determinato dall'Allegato 1 al presente Regolamento (sviluppato dal Dipartimento per la gestione e il regime del personale e approvato dal direttore dell'impresa d'intesa con il Consiglio di amministrazione).

2.2. Lavoratori di categoria B- dipendenti che hanno il diritto di lasciare il territorio dell'impresa durante il turno di lavoro, solo fornendo documenti giustificativi (licenziamento, convocazione, dichiarazione firmata dal capo, ecc.). Le domande dei dipendenti per congedi amministrativi, congedi sono approvate dai capi di dipartimento, officine, servizi.

2.3. Diario delle assenze- un documento che riporti cognome, nome, patronimico del dipendente, sua posizione, divisione, appartenenza alla LLC, data, tempo corrente (da ___ a ___) e totale (in ore), motivo dell'assenza dal posto di lavoro. Le informazioni personali sul dipendente, nonché la data e l'ora dell'assenza del dipendente, sono registrate dagli agenti di sicurezza al posto di blocco. Con cadenza mensile, le informazioni del giornale vengono verificate dai dipendenti dei dipartimenti preposti al cronometraggio, che controllano i dati del giornale con i documenti disponibili e, se necessario, scoprono i veri motivi dell'assenza dei dipendenti sul posto di lavoro. In caso di mancata presentazione dei documenti giustificativi nel modo prescritto, il motivo dell'assenza è considerato un'uscita non autorizzata dal posto di lavoro (ritardo - all'inizio del turno). Se il lavoratore è stato assente per più di 4 ore consecutive, e i documenti che attestano il suo diritto all'assenza non sono forniti nei modi prescritti, il lavoratore è soppresso per assenteismo e la giornata lavorativa non è soggetta a retribuzione. L'assenteismo è rilasciato secondo le modalità previste dalla legislazione sul lavoro. Le regole per la tenuta di un registro dei dipendenti assenti sono sviluppate dal dipartimento delle risorse umane insieme al servizio di sicurezza e approvate dal direttore dell'impresa.

3. Regole per la compilazione del foglio presenze

3.1. Il foglio presenze è conservato in versione elettronica e cartacea.

3.2. La versione elettronica della scheda attività viene inserita dai dipendenti responsabili delle schede attività nel database 1C, tenendo conto dei seguenti requisiti:

3.2.1. Nel foglio presenze vengono inseriti i dati suddivisi per giorno.

3.2.2. Tutte le tipologie di orario di lavoro (totale ore lavorate, ore notturne, ore straordinarie) sono indicate in un unico foglio presenze per ciascuna unità.

3.2.3. Il nome dell'unità nel foglio presenze è indicato nella colonna "commento".

3.2.4. Nella colonna "data" del foglio presenze è indicato l'ultimo giorno del mese di rendicontazione.

3.2.5. Il foglio presenze inserito nel database elettronico 1C viene effettuato direttamente dal dipendente che ha inserito i dati.

3.3. Inoltre, i dipendenti responsabili del cronometraggio compilano il foglio presenze in formato Excel in conformità con l'allegato 2 e lo stampano su carta. Il foglio presenze firmato viene trasferito al reparto contabilità per l'archiviazione.

3.4. Il foglio presenze contiene la firma del dipendente responsabile della sua manutenzione (nell'angolo in basso a sinistra), il visto del supervisore diretto di questo dipendente (nell'angolo in basso a destra) e il visto del capo del dipartimento, servizio, officina pertinente (sotto la firma del dipendente responsabile del mantenimento del foglio presenze). La firma del dipendente responsabile ei visti dei dirigenti contengono: titolo professionale, nome completo, firma, data della firma, numero di telefono ed e-mail del firmatario.

3.5.1. I dati sui dipendenti sono inseriti nel foglio presenze in stretta conformità con l'esecuzione della tabella del personale dell'unità.

3.5.2. Se la sede effettiva di lavoro del dipendente è in un'altra unità, l'iscrizione nel foglio presenze è resa responsabile della tenuta del foglio presenze dell'unità in cui tale dipendente è compreso, ma su proposta del capo alla cui diretta subordinazione lavora. In tal caso il diretto superiore con la propria firma (sotto la firma del soggetto incaricato della tenuta del foglio presenze con trascrizione e data) attesta la correttezza della compilazione del foglio presenze dei propri subordinati. Per esempio:

Il luogo di lavoro dell'ispettore del controllo qualità è il negozio n. 1. Il foglio presenze è redatto dal cronometrista DCC su proposta del caposquadra del turno in cui lavora questo controllore. Il caposquadra deve firmare il foglio di presenza sotto la firma del cronometrista DCC.

L'effettivo luogo di lavoro dell'addetto alle pulizie del dipartimento economico è il magazzino di un set completo. Il foglio presenze viene presentato dall'ufficio economico in accordo con il responsabile del magazzino picking.

3.5.3. Nel caso in cui un dipendente venga trasferito (trasferito) ad altra unità nel corso di un mese solare (successivo al primo giorno), per lui viene emesso un separato foglio presenze per le ore lavorate, che viene presentato contestualmente alla domanda di trasferimento. Il foglio presenze contiene le ore lavorate fino all'ultimo giorno lavorativo (compreso) in questa unità, e dalla data di trasferimento (trasferimento) è apposta la “X”. Questo dipendente non è incluso nella pagella finale del mese per il dipartimento. Nella nuova ripartizione, il foglio presenze viene redatto dal giorno dell'effettivo passaggio, ma successivamente all'emissione dell'ordinanza. Nei giorni precedenti è apposta una "X".

3.5.4. In caso di licenziamento, contestualmente alla domanda di licenziamento viene presentato un foglio presenze separato per il dipendente (con nota - in caso di licenziamento su iniziativa del datore di lavoro). Il foglio presenze indica le ore di lavoro fino all'ultimo giorno lavorativo (compreso), e dopo il giorno del licenziamento è apposta una “X”. Questo dipendente non è incluso nella pagella finale del mese per il dipartimento.

3.5.5. I dipendenti in congedo parentale di età inferiore a 1,5 o 3 anni non sono inclusi nel foglio presenze.

3.5.6. L'elenco dei dipendenti è compilato in ordine alfabetico (dalle prime lettere del cognome).

3.5.7. Nell'angolo in alto a destra del foglio presenze è indicata la norma mensile dell'orario di lavoro secondo il calendario di produzione.

3.5.8. La numerazione progressiva nella colonna 1 viene effettuata in base alle tariffe dei dipendenti inclusi nel foglio presenze (e non per cognome). Se un dipendente di questa unità lavora a tariffe diverse, gli vengono assegnati tanti numeri di serie quante sono le tariffe che prende.

3.5.9. Nella colonna 2, i numeri arabi (1, 2, 3) indicano il gruppo di disabilità del dipendente. Per i lavoratori sani è apposto un trattino.

3.5.10. Cognome, nome, patronimico sono registrati nella colonna 3 per intero. Allo stesso tempo, l'ortografia del cognome, nome e patronimico viene attentamente verificata in caso di discrepanza tra la denominazione accettata del dipendente ei suoi documenti. In caso di cambio di cognome, nome, patronimico, i nuovi dati vengono inseriti nel foglio presenze solo dopo che l'ufficio del personale ha emesso un apposito ordine sul personale dell'impresa.

3.5.11. La colonna 4 (posizione) indica la posizione del dipendente in stretta conformità con la tabella del personale. La stessa colonna indica il numero di scommesse (1, 0,5, 0,25, ecc.).

3.5.12. La colonna 6 indica il KTU (tasso di partecipazione al lavoro), determinato dal capo in conformità con le regole adottate nell'impresa.

3.5.13. Le presenze (mancate presenze) sono indicate nelle colonne 7-22. Nelle colonne 7-22 sono assegnate 4 righe, due per ogni metà del mese. La prima e la terza riga sono utilizzate per contrassegnare i simboli (codici) dei costi dell'orario di lavoro e la seconda e la quarta riga sono utilizzate per registrare la durata del tempo lavorato o non lavorato (in ore, con una precisione di decimi di ora) secondo i corrispondenti codici di costo dell'orario di lavoro per ciascuna data.

3.5.14. Le colonne 23 e 24 indicano, rispettivamente, il numero totale dei giorni e delle ore lavorate dal dipendente nella prima e nella seconda metà del mese. Per fare ciò, due righe sono allocate in queste colonne. La riga superiore indica il numero di giorni (colonna 23) e di ore (colonna 24) lavorati dal dipendente dal 1° al 15° giorno del mese compreso. L'ultima riga indica il numero di giorni e ore lavorate dal dipendente dal 16 all'ultimo giorno del mese compreso.

3.5.15. La colonna 25 contiene il numero totale di giorni (turni) lavorati dal dipendente durante il mese. Il numero di giorni inseriti nella colonna 25 deve essere uguale alla somma dei valori delle righe superiore e inferiore della colonna 23.

3.5.16. La colonna 26 indica il numero totale di ore lavorate dal dipendente durante il mese. Il numero di ore nella colonna 26 deve essere uguale alla somma dei valori delle righe superiore e inferiore della colonna 24.

3.5.17. Nelle colonne 27 e 28 sono indicate le ore di straordinario prestate dal dipendente, rispettivamente retribuite in misura una e mezza e doppia. Nel caso in cui un dipendente non abbia elaborato la norma mensile dell'orario di lavoro senza un valido motivo, le ore di straordinario non gli vengono assegnate.

3.5.18. La colonna 29 indica il numero di ore lavorate dal dipendente durante la notte. In conformità con il Codice del lavoro della Federazione Russa, la notte è considerata l'orario di lavoro dalle 22:00 alle 06:00.

3.5.19. La colonna 30 indica il numero di ore lavorate mensilmente dal dipendente nei fine settimana e nei giorni festivi secondo gli ordini del direttore.

3.5.20. La colonna 31 indica il numero di turni notturni svolti dal dipendente durante il mese.

3.5.21. Le colonne 32-40 indicano il numero di giorni di assenza dal lavoro per tipologia.

3.5.22. La colonna 41 indica il numero totale di giorni di assenza del dipendente. Il valore della colonna 41 deve essere uguale alla somma dei valori delle colonne 32-40.

3.5.23. L'orario di lavoro per i dipendenti retribuiti è stabilito in stretta conformità con il programma di lavoro (8 ore, 4, 2, 24, 12, 1,5, ecc.). Ai dipendenti che hanno una retribuzione oraria vengono fornite le ore effettive lavorate con una precisione di decimi di ora.

3.5.24. Nei giorni prefestivi la durata del turno di lavoro per i dipendenti a tempo pieno è ridotta di 1 ora. Per i dipendenti che hanno una giornata lavorativa ridotta (7 ore per turno o meno), la durata del turno nel giorno prefestivo non viene ridotta. Per i dipendenti che hanno una giornata lavorativa più breve di durata superiore alle sette ore, la durata del turno di lavoro nel giorno prefestivo è ridotta a 7 ore.

3.5.25. Se è necessario lavorare nel giorno prefestivo di un intero turno di lavoro (8 ore), viene emesso un ordine per organizzare il lavoro straordinario. In questo caso, ai dipendenti viene apposto nel foglio presenze il tempo lavorato per commessa. L'ordine sull'organizzazione del lavoro straordinario è predisposto dal dipartimento organizzazione e remunerazione sotto la direzione del direttore dell'impresa e inviato ai servizi competenti entro e non oltre un giorno lavorativo prima del turno specificato nell'ordine.

3.5.26. Se è necessario organizzare il lavoro in un fine settimana o in un giorno festivo, viene emesso un apposito ordine. Il tempo lavorato in un giorno festivo o di riposo non lavorativo è indicato nel foglio presenze in stretta conformità con l'ordine. L'ordine sull'organizzazione del lavoro nei fine settimana (festivi non lavorativi) è preparato dal dipartimento dell'organizzazione e della remunerazione sotto la direzione del direttore dell'impresa.

3.5.27. Il lavoro in un giorno libero (vacanze non lavorative) viene svolto in conformità con il regolamento sulla remunerazione dei dipendenti della LLC "ХХХХХ" in doppia dimensione. Su richiesta di un dipendente che ha lavorato durante un fine settimana o un giorno festivo, può essere concesso un altro giorno di riposo. In questo caso, il lavoro in un giorno non lavorativo viene pagato in un'unica soluzione e il giorno di riposo non è dovuto.

3.5.28. Se un giorno festivo e un giorno libero coincidono, il giorno libero viene trasferito al giorno lavorativo successivo al giorno festivo in conformità con il Codice del lavoro della Federazione Russa.

3.5.29. L'impegno dei dipendenti a fare straordinari, nonché a lavorare in un giorno libero (vacanze non lavorative) è consentito solo con il consenso scritto del dipendente nei casi previsti dal Codice del lavoro della Federazione Russa ed è emesso con ordinanza. I lavori che non vengono eseguiti correttamente non vengono riportati nel foglio presenze e non sono soggetti a pagamento.

3.5.30. Il periodo di riferimento per la contabilizzazione nel foglio presenze è di un mese di calendario (dal primo all'ultimo giorno compreso).

3.5.31. Se un dipendente svolge funzioni lavorative sul territorio dell'impresa (indipendentemente dal sito di produzione), il foglio presenze deve indicare il numero di ore lavorate ai sensi del presente regolamento per ogni giorno lavorato.

3.5.32. Se il dipendente non si trova sul territorio dei siti di produzione dell'impresa, o se non svolge le sue funzioni lavorative, il foglio presenze deve contenere la designazione della lettera dell'uso del tempo in conformità con l'Appendice 3.

3.5.33. Se vengono utilizzati più tipi di tempo in un giorno (ad esempio, 6 ore di lavoro e 2 ore di inattività), il foglio presenze viene conservato per un dipendente su due righe.

3.5.34. Le ferie (annuali e amministrative), i congedi per malattia vengono concessi per tutti i giorni di calendario, compresi i fine settimana (esclusi i giorni festivi).

3.6. Il libro paga per i dipendenti viene effettuato dal reparto contabilità dell'impresa sulla base delle schede presenze inserite nel database elettronico 1C dai dipendenti dei dipartimenti responsabili delle schede presenze.

3.7. I dati sul costo del tempo di lavoro inseriti nel database elettronico 1C devono corrispondere ai dati delle schede presenze compilate secondo l'Appendice 2.

3.8. Non sono ammesse correzioni o annotazioni aggiuntive in pagella.

4. La procedura per la formazione e la presentazione dei fogli presenze

4.1. Almeno una volta alla settimana, il dipendente responsabile del cronometraggio raccoglie i dati sull'utilizzo dell'orario di lavoro per la sua unità

4.2. Quando i dipendenti escono durante il turno di lavoro, il servizio di sicurezza registra l'orario di uscita e di rientro. Se il dipendente è uscito per motivi diversi da quelli lavorativi (non c'è congedo e il dipendente non appartiene alla categoria A), il tempo di assenza viene detratto dal saldo delle ore lavorate.

4.3. Tutti i ritardi e le partenze anticipate dal lavoro sono registrati dal servizio di sicurezza e detratti dal saldo dell'orario di lavoro. L'eccezione sono i dipendenti che vengono a lavorare più tardi o che escono anticipatamente in congedo, nonché i dipendenti appartenenti alla categoria A.

4.4. In via eccezionale, per i singoli dipendenti che vengono a lavorare con mezzi pubblici di comunicazione suburbana o interurbana, su richiesta del dipendente e su richiesta del diretto superiore, l'orario di inizio del turno di lavoro può essere spostato. Contestualmente, la dichiarazione del dipendente vidimata dal responsabile dell'unità competente (Dipartimento, servizio, officina) è trasmessa al vice capo del Dipartimento per la gestione del personale, il regime e il controllo interno e copia al servizio di sicurezza.

4.5. I dati sui casi di ritardi, di assenze non autorizzate dal lavoro sono trasmessi dal servizio di sicurezza al Vice Capo Dipartimento per la Gestione del Personale, il Regime e il Controllo Interno entro il 1° giorno del mese successivo a quello di segnalazione. Il Vice Capo del Dipartimento per la gestione del personale, il regime e il controllo interno redige note analitiche sulle violazioni del regime di lavoro e di riposo da parte dei dipendenti e le trasmette ai responsabili delle funzioni, delle officine, dei servizi competenti entro il quinto giorno del mese successivo a quello di segnalazione.

4.6. I dati sull'utilizzo dell'orario di lavoro sono inseriti dai dipendenti dei reparti preposti al cronometraggio nella banca dati elettronica 1C fino alle ore 17:00 del terzo giorno del mese successivo a quello di segnalazione.

4.7. I dipendenti dei dipartimenti preposti al cronometraggio, entro le ore 17:00 del primo giorno del mese successivo a quello di segnalazione, compilano il modulo scheda presenze secondo l'allegato 2, lo stampano e, previa verifica e firma da parte degli ufficiali competenti, lo trasferiscono all'ufficio contabilità per l'archiviazione.

Nel processo di studio delle regole per la registrazione dell'orario di lavoro, faremo ripetutamente riferimento ai seguenti atti giuridici:

Nel 2015 è stato apportato un chiarimento al Codice del lavoro della Federazione Russa: se la natura stagionale o tecnologica della produzione richiede un aumento del periodo contabile, un accordo di settore (intersettoriale) e un contratto collettivo possono prevedere un aumento del periodo contabile per la registrazione dell'orario di lavoro di tali lavoratori, ma non più di un anno. Finora, tuttavia, non sono stati sviluppati accordi di questo tipo, il che significa che le imprese non possono rinunciare unilateralmente alla durata massima del periodo contabile di 3 mesi.

Un'altra questione difficile per il datore di lavoro è il deficit che si è verificato a seguito dei risultati del periodo contabile. Questo potrebbe essere il risultato di una programmazione analfabeta dei turni. Se viene stabilito un sistema di retribuzione oraria per tale dipendente, il livello del suo reddito diminuisce, il che significa che il datore di lavoro è obbligato a pagare un extra rispetto al livello dei guadagni medi. La causa dei turni incompiuti può anche essere la forza maggiore, quando la colpa è di fattori esterni. In questo caso, il datore di lavoro deve trattenere per il dipendente i 2/3 dell'aliquota tariffaria o dello stipendio in proporzione al tempo lavorato (articolo TK RF).

La situazione opposta sta elaborando presso il dipendente. La difficoltà sta nel fatto che l'ufficiale del personale viene a conoscenza dell'elaborazione solo alla fine del periodo contabile confrontando il tempo effettivo lavorato e la norma del calendario di produzione. Durante il calcolo, ricorda i giorni legalmente non lavorati: ferie, ferie, congedi per malattia, ecc.: riducono tutti la tariffa. Successivamente, determinare se il dipendente ha lavorato durante il periodo contabile nei giorni festivi. Questi giorni sono già stati pagati almeno il doppio dell'importo (Art. Codice del lavoro della Federazione Russa), pertanto, queste ore (giorni) non dovrebbero essere pagate in aggiunta come lavoro straordinario (paragrafo 4 dei Chiarimenti, approvato dal Decreto del Presidio del Consiglio centrale sindacale di tutti i sindacati; Decisione delle Forze armate della Federazione Russa). Se, dopo tutti i calcoli, il dipendente conserva le ore lavorate in eccesso rispetto alla norma, il datore di lavoro le paga a un tasso maggiorato: le prime due ore - almeno una volta e mezza, la successiva - almeno il doppio (articolo TK RF).

Sottolineiamo che è estremamente importante rispettare le regole per la registrazione dell'orario di lavoro. Ciò influisce sul calcolo dei salari e dei pagamenti aggiuntivi per il lavoro in condizioni che si discostano dal normale. La corretta compilazione del foglio presenze consente di pagare correttamente il dipendente per il suo lavoro e, cosa importante, tenere conto di tutto il tempo effettivamente lavorato nell'anzianità di servizio.

Le imprese che utilizzano manodopera di personale assunto devono tenere conto delle ore lavorate dai dipendenti. Su questa base, il reparto contabilità calcola il loro stipendio e benefici. Il tempo impiegato si riflette in un documento speciale: il foglio presenze. Ti diremo quali sono le sfumature relative alla sua manutenzione e come compilarlo correttamente.

Il foglio presenze è una delle tipologie di documentazione contabile primaria che registra:

• il tipo di tempo di esecuzione delle funzioni lavorative che il dipendente svolge;
• la sua durata (in ore e giorni).

Funzioni della scheda attività:

• una nota sull'occupazione effettiva del dipendente per ogni tipo di orario di lavoro;
• controllo del personale;
• libro paga adeguato e alcuni benefici;
• prove in controversie di lavoro rilevanti;
• elaborazione calcolo;
• motivi di legittimità del licenziamento per assenteismo;
• giustificazione fiscale dei costi del fondo buste paga;
• base per la segnalazione alle autorità di regolamentazione.

Una LLC o un singolo imprenditore può lavorare senza un foglio presenze

La legge impone ai datori di lavoro di conservare tale pagella, indipendentemente dalla forma giuridica della loro organizzazione. Se l'azienda assume dipendenti, questi devono pagare uno stipendio, dal quale vengono detratte le tasse dal bilancio. Per verificare la validità del calcolo degli stipendi, l'ufficio delle imposte si interesserà alla disponibilità di questo documento e del suo contenuto.

Se i dipendenti lavorano in una LLC o in un imprenditore individuale e il foglio presenze non è compilato o contiene errori, l'autorità fiscale può riconoscere i costi dei loro stipendi come documentalmente irragionevoli. Ciò significa che queste spese del datore di lavoro non ridurranno la base imponibile.

Importante! Un datore di lavoro che non si è occupato della contabilità dell'orario di lavoro o della tenuta del foglio presenze con le violazioni è minacciato di sanzioni da parte delle autorità di controllo. Un direttore può essere multato da 1.000 a 5.000 rubli e le organizzazioni possono essere multate fino a 50.000 rubli. (Articolo 52.7 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa).

Come vengono conteggiate le ore di lavoro di un dipendente

L'orario di lavoro è il periodo della giornata o della notte durante il quale il lavoratore è obbligato a svolgere le sue funzioni lavorative o il tempo equivalente a quello della retribuzione. La durata di tale periodo (giornata lavorativa o turno) e la regolarità della sua ripetizione (modalità o orario) devono essere fissate nel contratto di lavoro come condizioni di lavoro.

Nella pagella si notano vari tipi di tempo associati alle funzioni lavorative:

• giorno;
• notte;
• nei fine settimana e nei giorni festivi;
• col tempo;
• orologio;
• formazione avanzata al di fuori della produzione;
• ferie pagate;
• congedo per malattia;
• assenteismo forzato;
• sciopero;
• semplice, ecc.

Principi di mantenimento di un foglio presenze

Il cronometrista è tenuto a rispettare le regole legalmente adottate, nonché i regolamenti sanciti nei regolamenti interni dell'impresa:

1. Questo documento può essere mantenuto per ciascuna unità separatamente o per l'intera organizzazione nel suo complesso.
2. Il numero di ore lavorate dal dipendente per ciascuna tipologia di orario di lavoro viene inserito nel foglio presenze secondo il codice assegnato.
3. Oltre al tempo di assunzione, viene annotato anche il numero di ore in cui il dipendente non ha svolto il lavoro, anche se avrebbe dovuto farlo (assenteismo, scioperi, tempi morti).
4. I dipendenti sono inclusi nel foglio presenze o esclusi da esso dopo l'esecuzione della relativa documentazione del personale: un ordine di assunzione o licenziamento, un contratto di lavoro.
5. Quando un nuovo dipendente viene inserito nel foglio presenze, riceve un numero di personale, che è univoco e diventerà il suo codice nella documentazione del personale. Il numero sarà rilevante durante l'intero periodo di lavoro per questo datore di lavoro. Da un cambio di posizione, il numero del personale non cambia. Dopo il licenziamento, lo stesso numero non deve essere assegnato a nessuno per 3 anni.
6. È severamente vietato compilare in anticipo il foglio presenze: l'orario si riflette nel documento. effettivamente fatto.

È legale utilizzare sistemi di controllo elettronico?

Molte organizzazioni, soprattutto numerose, utilizzano sistemi elettronici di monitoraggio e/o monitoraggio dei dipendenti per facilitare la registrazione del lavoro del personale. Varie funzioni di questi sistemi consentono di registrare l'orario di arrivo e di partenza dei dipendenti, alcuni - i loro movimenti sul territorio, a volte - le loro occupazioni sul posto di lavoro.

La base per fissare la presenza di un dipendente al lavoro può essere la loro registrazione secondo vari indicatori previsti dall'uno o dall'altro sistema di contabilità e controllo:

• presentazione di tessere elettroniche;
• lettura delle impronte digitali;
• scansione della retina;
• registrazione video utilizzando telecamere, ecc.

A seconda del sistema di controllo selezionato, i dati ottenuti vengono registrati in una forma o nell'altra. Molti sistemi telematici prevedono l'invio dei report al database dell'organizzazione in forma unificata, formando lo stesso foglio presenze. Pertanto, è del tutto accettabile utilizzarli: tale contabilità, rispetto alla compilazione "manuale" del foglio presenze, è definita automatizzata.

Attenzione! Affinché l'uso di sistemi automatizzati diventi lecito, l'organizzazione deve fissare questo punto nei documenti contabili - con i dipendenti e nei regolamenti interni.

Quanto spesso e chi completa la scheda attività

La scheda attività è compilata da un dipendente speciale - un "cronista", che può essere un dipendente di uno dei reparti:

• ufficio del personale;
• contabilità;
• capo dell'unità strutturale;
• direttore;
• qualsiasi persona nominata per ordine della direzione.

All'inizio di ogni mese lavorativo viene aperto un nuovo foglio presenze e alla fine del mese deve essere chiuso. A volte i risultati intermedi vengono riassunti a metà del mese.

Dopo aver compilato il foglio presenze, deve essere firmato dalla persona responsabile e dal capo del dipartimento competente, quindi trasferito al dipartimento contabilità (paragrafo 2, sezione 2 delle Istruzioni approvate con Decreto del Comitato statistico statale della Russia del 05 gennaio 2004).

Scarica il modulo e compila il timesheet di esempio

Completamento del foglio presenze

Moduli speciali sono stati sviluppati per conservare questo importante documento. Non è necessario utilizzarli esattamente: il datore di lavoro ha il diritto di sviluppare i propri campioni o rifare quelli standard "per se stessi" (lettera di Rostrud del 14 febbraio 2013 n. PG / 1487-61). L'importante è che il foglio presenze sviluppato contenga i dettagli obbligatori previsti dalla legge federale n. 402.

Il foglio presenze per il 2018, come prima, può essere mantenuto su uno dei due tipi di moduli standard:

• modulo T-12 - non solo tiene conto delle ore lavorate e/o perse, ma matura anche le retribuzioni (i dati vengono inseriti sulla base del controllo "manuale");
• il modulo T-13 è più comune, viene utilizzato per la pura contabilità dell'orario di lavoro del dipendente e altri documenti sono forniti per il libro paga (questo modulo può essere utilizzato anche con sistemi contabili automatizzati, ma le firme personali sono richieste sulle versioni stampate).

Come compilare un foglio presenze nel modulo T-13

Il programma di contabilità 1C fa fronte alla compilazione automatizzata del modulo T-13. Assomiglia a una tabella espansa. La compilazione del foglio presenze viene effettuata in un unico esemplare.

I dati obbligatori non devono essere compilati ogni volta separatamente, poiché non cambiano, possono essere preventivamente fissati nel “corpo” del foglio presenze:

• nome completo dell'azienda;
• il nome dell'unità strutturale (se ce ne sono diverse nell'organizzazione).

La persona responsabile inserisce le seguenti informazioni nelle colonne del foglio presenze:

• colonna 1 - numero di serie, le righe sono numerate per comodità;
• colonna 2 - nome completo dei dipendenti in base alle carte personali mantenute per il personale e titolo della posizione in base alla documentazione del personale;
• 3 colonne: numeri del personale assegnati ai dipendenti.

Attenzione!È necessario prendere una decisione su come inserire le informazioni nel foglio presenze: una fissazione continua sia della presenza che dell'assenza sul posto di lavoro, oppure annotare solo le deviazioni dal programma.

Le seguenti colonne sono divise ciascuna in 2 parti: una per una designazione di codice alfabetico o numerico e la seconda per il numero di ore lavorate.

Sono compilati come segue:

• colonna 4 - suddivisa in celle che denotano ciascun giorno del mese in cui occorre segnare la presenza o l'assenza e le ore occupate dal lavoro (composta da 2 blocchi di 15 giorni ciascuno);
• colonna 5 - calcolo delle ore lavorate in giorni alla data di metà e fine mese;
• colonna 6 - conteggio dei giorni lavorativi al mese;
• la colonna 7 contiene il codice paga;
• colonna 8 - codice contabile;
• colonna 9 - quanti giorni devi pagare per i codici indicati nelle colonne 8 e 9 (possono essere lasciati vuoti se nell'intestazione è registrato un codice unico per tutti i dipendenti);
• colonna 10, 12 - lettera o cifra numerica del motivo della mancata presenza al lavoro;
• colonne 11, 13 - il numero di ore o giorni persi per il motivo indicato.

In fondo alla tabella, il capo dipartimento mette i propri visti, se il foglio presenze è suddiviso in unità contabili, e necessariamente il dipendente responsabile che ha compilato il foglio presenze (funzionario del personale, contabile, ecc.). Ci deve essere una trascrizione della firma e della data di avvistamento.

Codici di base per la compilazione del foglio presenze

Il codice del tipo di remunerazione in pagella ha una doppia forma: cifrario alfabetico e cifratura digitale.

Come compilare un foglio presenze in situazioni specifiche

Alcune sfumature dell'orario di lavoro richiedono un'adeguata riflessione nel foglio presenze e in determinate azioni delle persone responsabili. Prima di essere inclusi nella pagella, tali eventi devono essere giustificati in altri documenti ufficiali che corrispondono alla situazione: un ordine, un atto, un congedo per malattia, ecc.

Consideriamo quanto esattamente sia necessario contrassegnare le ore ei giorni di lavoro nel foglio presenze in situazioni che potrebbero verificarsi in qualsiasi organizzazione.

Il dipendente non si presenta al lavoro

Quando un dipendente non si presenta al lavoro senza preavviso, il motivo della sua assenza non è immediatamente chiaro. In questo caso, il supervisore immediato deve agire in conformità con il regolamento: presentare un memorandum alla direzione superiore e redigere un certificato di assenza firmato da due testimoni.

Come segnare questa situazione nel foglio presenze? Non è ancora noto per quale motivo il dipendente abbia perso più di 4 ore dalla giornata lavorativa, il codice HH è impostato nel foglio presenze (assenza per motivo inspiegabile).

Attenzione! Dopo che il dipendente si è manifestato e ha redatto una nota esplicativa, nella quale sono indicati i motivi dell'assenza, il segno cambierà in quello appropriato. Se le spiegazioni sono ritenute insoddisfacenti o non sono state fornite, l'assenteismo è annotato in pagella. Per quello che può essere un dipendente.

Le vacanze cadevano in vacanza

Se un vacanziere ha avuto giorni durante le sue ferie in cui altri dipendenti hanno avuto giorni non lavorativi per ferie, il cronometrista inserisce la lettera B ("Giorno libero") nelle celle corrispondenti. Questi giorni non sono inclusi nel periodo di ferie. I fine settimana ordinari (non festivi) sono contrassegnati dalle lettere OT ("Vacanze"), poiché vengono presi in considerazione nel numero di giorni di ferie.

Il dipendente si ammala mentre è in vacanza

Il codice del lavoro consente di prolungare il congedo per il periodo di invalidità forzata o di trasferire questi giorni in un altro momento. Ecco perché è importante inserire con precisione le designazioni nella pagella, quanti giorni di ferie il dipendente è stato malato. Naturalmente la malattia deve essere documentata con un foglio illustrativo.

Il cronometrista conta quanti giorni il dipendente ha riposato in buona salute e li contrassegna con il codice OT ("Vacanze"). Quindi le date per le quali è stato rilasciato il congedo per malattia, rispettivamente, sono contrassegnate con "B". Se il congedo dopo la malattia è continuato, questi giorni sono nuovamente contrassegnati "DA", così come il tempo per il quale è stato prorogato o trasferito all'indennità di congedo per malattia.

Il viaggio d'affari è caduto nel fine settimana

Se un dipendente è costretto a trascorrere il fine settimana in viaggio d'affari, ciò crea difficoltà nelle schede attività. Le date del lavoro forzato in trasferta, che cadevano nel fine settimana, durante la compilazione del foglio presenze, sono indicate non dalla lettera B ("Giorno libero"), ma dal codice K ("Viaggio di lavoro"), indipendentemente dal fatto che il viaggio di lavoro fosse occupato quel giorno o riposato.