Распоряжение о внесении изменений в распоряжение образец. Изменения в приказ по основной деятельности

В любой фирме существует специальный документ, регламентирующий должностной состав сотрудников, как правило, это штатное расписание. Пользуясь штатным расписанием, руководство определяет организационную структуру предприятия, устанавливает систему и величину заработной платы работников согласно их должностей и квалификации, численность штатных единиц. В разных производственных ситуациях возникает потребность внести поправки в штатное расписание . В случае небольших корректировок, оформляется приказ о его изменении. Если коррективы существенные и штатное расписание претерпевает многочисленные поправки, то нужно утвердить новый документ.

Подготовка ко внесению изменений в штатное расписание

Сначала руководство анализирует насколько эффективно организована структура предприятия. В ходе подготовки изменений принимают участие различные специалисты, анализируя фонд оплаты труда, структуру подчинения, вакантные должности. Руководитель структурного подразделения должен подать служебную записку руководству с экономическим обоснованием изменений, касающихся его отдела. После завершения проекта изменений руководство даёт сигнал о внесении корректив специалисту, который отвечает за штатное расписание. Как правило, это работник кадровой службы, секретарь или бухгалтер. По устному распоряжению директора специалист готовит приказ, руководитель изучает его содержание, затем утверждает его подписью и печатью.

Приказы по штатному расписанию являются общими по предприятию. Возможно присвоение им специального индекса (ШР), хранятся они в отдельной папке, с целью ограничения доступа к конфиденциальной информации сотрудников.

Причины для внесения изменений в штатное расписание

Причины могут быть самые разные. Особенно это актуально, если вам необходимо:

• переименовать должность или подразделение;
• ввести или вывести из штата должность (должности);
• изменить оклад или тарифную ставку по одной или нескольким должностям;
• заменить оклад тарифной ставкой или наоборот;
• сократить штат.

В зависимости от ситуации, влияющей на характер изменений, может меняться преамбула приказа, которая описывает основания для его составления. Как правило, преамбулу начинают со слов: «В связи с», «В целях», «Во исполнение» и тому подобное.

Ответственный по оформлению штатного расписания

После того как будет принято решение о смене штатного расписания, исполнением корректировок занимается сотрудник, назначенный руководством для выполнения этих задач. Обычно эти обязанности прописывают в должностной инструкции сотрудника или трудовом договоре .

На небольших фирмах функции по составлению, редактированию штатного расписания возлагаются на кадровую или бухгалтерскую службу. На более крупных предприятиях этим занимаются планово-экономический департамент или департамент труда и заработной платы. Индивидуальный предприниматель выполняет такую работу сам, если у него в штате отсутствует бухгалтер или кадровый работник. Как правильно внести изменения в штатное расписание и утвердить новое, описано ниже в нескольких примерах.

Утверждение нового штатного расписания

Новое штатное расписание утверждается и вводится в действие приказом руководства. Выглядит он следующим образом:

«Химреактив»

Об утверждении штатного расписания

ПРИКАЗЫВАЮ:

• утвердить штатное расписание No ШР-1 от 26 декабря 2016 г;
• ввести в действие штатное расписание NoШР-1 от 26 декабря 2016 г. с 1 января 2017 г;
• специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. подготовить необходимую документацию;
• контроль по исполнению приказа возложить на главного бухгалтера Сомову В.В.

Читайте также: Как получить лицензию на образовательную деятельность

Изменение в связи с увеличением окладов

Поскольку Законодательство не допускает уменьшения заработной платы сотрудников, за исключением случаев сокращения штатных ставок, изменения в окладе или тарифной ставке происходят в большую сторону. Одновременно допускается вводить коррективы не только по одному, а сразу по нескольким сотрудникам.

Дата утверждения приказа может не совпадать с днём вступления в силу. Содержание текста приказа условно делится на две части: констатирующую и распорядительную. В первой части обычно обосновывают с какой целью вносят изменения, во второй - конкретные распоряжения. Ниже приведён образец приказа о внесении изменений в штатное расписание:

Общество с ограниченной ответственностью

«Химреактив»

О внесении изменений в содержание штатного расписания No ШР-1, утвержденного Приказом No 145 от 30.12.2016 г.

В связи с увеличением объема выполняемых работ

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести следующие изменения в содержание штатного расписания No ШР-1

1. С 1 апреля 2017 г. установить должностной оклад:
   Начальнику лаборатории Куликову Владимиру Семёновичу в размере 37 000 (тридцать семь тысяч) рублей.
   Специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору.
2. Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Сомову В.В.

Генеральный директор А.Ю. Васильковский

Переименование должности

В случае смены названия должности либо отдела необходимо составить письменное обоснование. Исключение составляет вакантная должность, тогда коррективы обосновывать необязательно. Начинать оформление приказа можно со следующей преамбулы: «В связи с необходимостью приведения наименования подразделения (должности сотрудника)» или «В соответствии с функциональной нагрузкой (указывается должность)».

Оформляется приказ на такие изменения подобно примеру, описанному выше. Распорядительная часть приказа будет приблизительно следующего содержания:

• с 1 мая 2017 г. изменить наименование должности «Инженер» на «Инженер-технолог»;
• специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. уведомить инженера Переверзева И.А. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы.

Выведение должности

Когда длительное время должности или какие-то штатные единицы остаются вакантными, резонно исключить соответствующие позиции из штатного расписания. Сформулировать преамбулу приказа можно подобным образом: «в целях оптимизации организационной структуры», «в связи с производственной необходимостью», «из-за сокращения объемов работ подразделения» и так далее. В распорядительной части пишется текст нижеописанного содержания.

• механик с окладом 28000 (двадцать восемь тысяч) рублей – 1,5 штатных единицы.

Указание суммы оклада или тарифной ставки является необязательным. В случае, если в штате имеются одинаковые должности в разных подразделениях, то нужно дополнительно указать необходимое подразделение.

Введение должности

Подобный предыдущему способ, как внести изменения в штатное расписание при введении новой должности или штатной единицы, используется и здесь. Началом фразы для преамбулы может послужить текст: «в связи с увеличением объема работ», «с целью повышения эффективности предприятия (отдельного подразделения)», «в связи с открытием нового производственного объекта» и так далее. Рассмотрим как может выглядеть распорядительная часть.

• Менеджер по рекламе с окладом 32 000 (тридцать две тысячи) рублей – 1 шт. единица;
• Заведующий складом с окладом 30 000 (тридцать тысяч) рублей – 1 шт. единица.

Порядок внесения изменений в распорядительные документы и правила их оформления должны быть определены нормативно-методическими документами организации. Изменения в распорядительный документ могут вноситься двумя способами. Что это за способы и в каких ситуациях они используются? Составление заголовка к тексту документа о внесении изменений

Распорядительные документы создаются в деятельности каждой организации, и часто наступает момент, когда в силу самых разнообразных причин изданные ею распорядительные документы теряют свою актуальность и нуждаются в изменении. В зависимости от того, насколько значительными являются необходимые изменения, можно либо признать такие документы утратившими силу и издать вместо них новые по тем же вопросам, либо внести в документы требуемые исправления.

К системе распорядительной документации относятся издаваемые действующими на основе принципа коллегиальности органами управления постановления и решения , а также издаваемые в условиях единоличного принятия решений приказы, распоряжения и указания .

Внесением изменений в распорядительный документ считаются любые из следующих действий:

• замена слов, цифр в заголовке, тексте документа или в приложениях к нему;
• исключение слов, цифр, предложений из заголовка, текста документа или приложений к нему;
• исключение или признание утратившими силу структурных единиц документа (пунктов, абзацев и т. д.);
• дополнение заголовка, структурных единиц документа (пунктов, абзацев и т. д.) или приложений к нему в виде слов, цифр, предложений; дополнение документа структурными единицами (пунктами, абзацами и т. д.);
• изложение в новой редакции заголовка документа, его структурных единиц (пунктов, абзацев и т. д.) или приложений к нему и т. д.

Таким образом, внесением изменений в документ является не только замена в нем отдельных слов, цифр или целых предложений на другие, но и исключение из документа каких-либо элементов без замены, а также добавление новых элементов.

Порядок внесения изменений в распорядительный документ

Порядок внесения изменений в распорядительные документы и правила их оформления должны быть определены нормативно-методическими документами организации, при разработке которых следует руководствоваться требованиями, устанавливаемыми федеральным законодательством и законодательством субъектов Российской Федерации к процедуре внесения и оформлению изменений нормативных правовых актов. При разработке собственных нормативно-методических документов организации могут использовать, например:

• Регламент правительства Москвы (утв. постановлением правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП);
• Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов (направлены письмом Аппарата ГД ФС РФ от 18.11.2003 № вн2-18/490).

Основное правило, которое следует помнить при возникновении потребности в изменении распорядительного документа: внесение любых, даже самых незначительных, исправлений непосредственно в текст подписанного документа не допускается. Внесение изменений в распорядительные документы организации возможно только путем издания соответствующих документов.

Как правило, изменения в распорядительный документ вносятся документом такого же вида, т. е. в приказ изменения вносятся приказом, в распоряжение - распоряжением и т. д.

Так же поступают и в том случае, когда изменения вносятся не в сам распорядительный документ, а в утверждаемую им инструкцию, положение, перечень и т. п.

Изменения в распорядительный документ могут вноситься двумя способами:

1. Для этих целей может специально издаваться отдельный документ.
2. В распорядительный документ, издаваемый по какому-либо вопросу, могут включаться положения о внесении изменений в ранее изданные документы.

Первый способ, как правило, используется, если в документ вносятся множественные изменения либо изменить необходимо сразу несколько документов, относящихся к одному и тому же вопросу деятельности организации. Например:

В случае когда необходимость внесения изменений в ранее изданный документ обусловлена изданием нового распорядительного документа, положения о внесении изменений могут включаться непосредственно в разрабатываемый документ. Например:

Для нормативных правовых актов законодательством установлен порядок, в соответствии с которым разработка проекта документа о внесении изменений осуществляется непосредственно органом (структурным подразделением), подготовившим подлежащий изменению документ, либо по согласованию с данным органом (структурным подразделением). Такое положение, содержится, в частности, в Регламенте правительства Москвы (п. 3.2.1).

Использование аналогичного подхода к подготовке проектов документов о внесении изменений в распорядительные документы организации, несмотря на отсутствие подобных требований в законодательстве, также представляется целесообразным.

Составление заголовка к тексту документа о внесении изменении

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28) заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Исходя из данного определения, заголовок документа, посвященного внесению изменений в документы организации, должен отображать данный факт. При формулировании заголовка рекомендуется руководствоваться теми же правилами, которые установлены законодательством для нормативных правовых актов:

• независимо от конкретного содержания документа, т. е. независимо от того, какого рода изменения в ранее изданные документы организации он вносит (заменяет слова или цифры; исключает слова, цифры, предложения; излагает в новой редакции какие-либо структурные единицы документа и т. д.), начинать заголовок следует словами "О внесении изменений в..." (или "О внесении изменения в..." , если изменение одно), после которых необходимо указать вид документа, в который вносятся изменения, его дату и регистрационный номер, например:

• в случае когда разрабатываемый документ признает утратившим силу одну-две структурные единицы ранее изданного документа и никаких других изменений не вносит, заголовок начинается со слов "О признании утратившими силу. " (или "О признании утратившим силу ."), после которых указываются эти структурные единицы;
• в целях повышения информативности в заголовке документа о внесении изменений может указываться также и заголовок изменяемого документа;
• если изменения вносятся в два документа, в заголовке они перечисляются в хронологическом порядке, например:

"О внесении изменений в приказы от 11 августа 2010 г. № 57 и от 18 марта 2011 г. № 32";

• если разрабатываемый документ вносит изменения в три и более документа, заголовок должен формулироваться обобщенно, например:

"О внесении изменений в отдельные приказы в связи с утверждением Правил внутреннего трудового распорядка"

Перечисленные рекомендации следует соблюдать при составлении заголовков к тексту документов, создаваемых исключительно для внесения изменений в ранее изданные документы организации. В том случае, когда внесение изменений не является основной целью издания распорядительного документа и этому вопросу посвящены только некоторые его положения, заголовок должен выражать основное содержание создаваемого документа. Включать в заголовок информацию о том, что документ еще и вносит изменения в какие-либо документы, нет необходимости.

О требованиях к структуре и содержанию документа о внесении изменений читайте в следующем номере журнала.

И.Н. МЕЛЕЩЕНЯ, главный эксперт-методист консалтинговой группы "Термика"

Зачеркивания и исправления в распоряжениях недопустимы, в 2019 году внесение изменений в приказ происходит по-другому. Читайте о том, как правильно оформить изменения и дополнения, скачайте образцы документов

Читайте в нашей статье:

Как внести изменения в приказ

На предприятиях нередки случаи, когда возникает необходимость внести изменения в ранее изданное распоряжение. Обстоятельства бывают разными – меняются условия труда и законодательство, приходят и уходят работники, всплывают допущенные ошибки. В связи с этим документы становятся неактуальными или, как минимум, неточными.

Зачеркивания и исправления в старом варианте распоряжения недопустимы, в 2018 году внесение изменений в приказ происходит по-другому. Руководитель принимает решение, что редакция необходима, издает новый приказ, в котором описывает, какие пункты из старого подвергаются корректировке. Составление распоряжения можно доверить ответственному лицу – секретарю, кадровику, юристу, но визирует его только директор.

Исправления в действующий приказ можно вносить неограниченное количество раз. Но в случае, если все его пункты или большая их часть безнадежно устарели, разумнее будет отменить его и издать новый, если нужно. Если возникнет потребность редактировать распоряжение, корректирующее исходный приказ, это тоже станет поводом для отмены, иначе документооборот на предприятии будет существенно затруднен.

Шаг 6. Указать дату, с которой вышеуказанные правки вступают в силу.

Шаг 7. При необходимости назначить ответственных за исполнение приказа лиц.

Шаг 8. Завизировать личной подписью руководителя организации. Также , если это требуется. Заверить печатью учреждения.

Шаг 9. В книге регистрации приказов в графе «примечание» сделать отметку напротив старого распоряжения – о том, что новым (указать реквизиты) в него внесены изменения, и напротив нового – о том, что он изменяет некоторые пункты старого. Крайне важно не забыть это сделать, во избежание путаницы и для того, чтобы облегчить в будущем поиск необходимой информации.

Шаг 10. Под роспись ознакомить с вновь изданным распоряжением всех сотрудников, которых оно касается.

Как правильно оформить дополнение к приказу

Если действующий приказ не требует исправлений, а нужно лишь дополнить его какими-либо сведениями, издается распоряжение о внесении дополнений в приказ.

Непосредственные правки в подписанном документе не допускаются. Новая бумага будет именоваться «О внесении дополнений в приказ от … № …», а структура его будет аналогична корректирующему распоряжению. Чаще всего дополнения требуются, если по невнимательности была пропущена какая-то часть сведений или с течением времени дополнялся список упомянутых лиц.

Напомним, если в течение года к приказу издавалось много дополнений, то целесообразна будет его полная отмена и составление на начало следующего года нового документа - исправленного и дополненного.

Процедура отмены оформляется похожим образом - изданием нового распоряжения, в котором последний пункт распорядительной части гласит: «Приказ от... № ... «О...» считать утратившим силу». После этого утрачивает силу не только само отмененное распоряжение, но и все последующие, корректировавшие или дополнявшие его.

Сразу после убытия работника в отпуск непосредственный начальник Русского в процессе ведения документации по учету труда обратил внимание на то, что его подчиненному был предоставлен отпуск меньшей, чем это предписано трудовым законодательством РФ, продолжительности и обратился за разъяснениями к начальнику отдела кадров. Начальник отдела кадров, оценив обстановку, обратился к руководителю предприятия с мотивированным ходатайством о внесении изменений в ранее изданный приказ. На основании изложенного в докладной записке начальника отдела кадров руководитель предприятия, руководствуясь ч. 2 ст. 173 ТК РФ, издал приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ - о предоставлении Русскому А.А. отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 15 календарных дней, вменив в обязанность начальнику отдела кадров оперативно проинформировать об этом работника.

Приказ о внесении изменений в приказ

Внимание

ТК РФ. Об этом был издан соответствующий приказ. Однако Рябов обратился к работодателю с заявлением о расторжении трудового договора по собственной инициативе. Принимая во внимание безупречную (до совершения проступка) работу Рябова, руководитель предприятия решил удовлетворить заявление работника и издал приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ о его увольнении. Пример этого приказа приведен в приложении 5. Приложение 2 Открытое акционерное общество «Вега» П Р И К А З 14.07.2004 № 1008-к Екатеринбург О внесении изменений в п.

4 приказа от 10.07.2004 № 1001-к В связи с тем, что в п. 4 приказа по персоналу от 10.07.2004 № 1001-к была неверно указана продолжительность предоставленного лаборанту цеха № 3 Русскому А.А.

Как оформить приказ об изменении приказа

Герб СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Экз. N ПРИКАЗ » » июня 1999 г.N Москва О внесении изменений и дополнений в приказ Генерального директора Судебного департамента от » » 1999 г. N 1.Внести следующие изменения и дополнения в приказ Генерального директораСудебного департамента от » » 1999 г.N: 1.1.

Преамбулу изложить в следующей редакции: «В целях приведения «. 1.2. Ввести пункт 3: «3. Предоставить начальнику «. 1.3. В пункте 5 слова » » заменить словами » «. 1.4. В пункте 7 абзац второй исключить. 2.Ответственностьза организацию исполнения настоящего приказа возложить на управляющего делами Судебного департамента Сидорова И.П.

Генеральный директоринициалы и фамилия Сохраните этот документ сейчас. Пригодится. Вы нашли то что искали? * Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов.

Образец составления приказа об изменении приказа

Инфо

Образец 11к Инструкции о порядке подготовки,оформления, представления на подписьпроектов и регистрации приказови распоряжений…ГербСУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Экз. No. ПРИКАЗ» » июня 1999 г. No. МоскваО внесении изменений и дополненийв приказ Генерального директораСудебного департаментаот » » 1999 г. No. 1. Внести следующие изменения и дополнения в приказ Генеральногодиректора Судебного департамента от » » 1999 г.

No. :1.1. Преамбулу изложить в следующей редакции:»В целях приведения «.1.2. Ввести пункт 3:»3. Предоставить начальнику «.1.3. В пункте 5 слова » » заменить словами» «.1.4. В пункте 7 абзац второй исключить.2.

Образец приказа о внесении изменений и дополнений в приказ

Отмена приказа: В целях регламентирования процессов делопроизводства ООО «АБВ» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отменить приказ от 24.08.2013 «О ведении делопроизводства» с 01.03.2017.

(Этим же приказом можно утвердить и ввести в действие Инструкцию по делопроизводству). Отмена отдельных пунктов приказа: В связи с изменением организационной структуры ООО «АБВ» и объединением филиалов ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отменить п.п. 1.1.1. и 1.1.3. приказа от 17.05.2012 №52 «О назначении ответственных за хранение документов в филиалах».
2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Регистрация изменяющих приказов Приказы, изменяющие ранее изданные – это обычные приказы, в них нет ничего особенного. Регистрируются и хранятся они тоже в общем порядке.

Порядок внесения изменений в ранее изданные приказы по персоналу

Важно

Как внести изменения в приказ? Изменения в приказ вносятся путем издания нового приказа. Оно оформляется и регистрируется в обычном порядке. Привожу примеры. Изменение текста: В связи с уходом в отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет секретаря Западного филиала ООО «АБВ» Селивановой Марии Петровны ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести следующее изменение в приказ от 17.05.2012 №52 «О назначении ответственных за хранение документов в филиалах»:

В Западном филиале – Медведева Ирина Викторовна».

1. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Дополнение текста: В целях оптимизации процедуры проведения экспертизы ценности документов ООО «АБВ» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Дополнить приказ от 15.12.2015 «О создании экспертной комиссии» следующим пунктом:

«2.4. Директор по производству».

Образец приказа об изменении приказа

Внести изменения в приказ, просто переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами – не просто юридически неграмотно, но и наказуемо. Закон в таких случаях предусматривает возможность выдать новый приказ об изменении приказа. В целом приказ об изменении приказа по части оформления мало чем отличается от оформления собственно приказа.
Так, любой образец приказа об изменении приказа предложит вверху документа (по центру или слева) в шапке указать наименование предприятия, его организационно-правовая форма. Ниже по центру указывается вид документа, в данном случае «Приказ», его номер, а также дата и место издания приказа. Далее идет заголовок, в котором обозначается, в какой именно приказ вносятся изменения (также с указанием номера и даты изменяемого приказа).

Как оформить изменения в приказ

Изменения в приказ Чаще изменения вносятся в приказы второго вида: в те, которые озвучивают задания регулярного характера. Изменения в приказ бывают трех видов:

• Изменение текста. Например, ответственной за хранение документов в филиале была секретарь Селиванова, но она ушла в декрет.
  На ее место временно приняли работника Медведеву. Нужно внести изменения в приказ «О назначении ответственных за хранение документов в филиалах», и заменить Селиванову на Медведеву.
• Дополнение текста. Например, в компании действует приказ «О создании экспертной комиссии». В ЭК входят главбух, начальники отделов кадров и делопроизводства.

  
  Но этого мало, потому что эти работники не могут оценить технические документы. Принимается решение принять в ЭК еще и директора по производству. Тогда текст приказа будет дополнен новым пунктом.

• Отмена приказа или отдельных пунктов.

Изменения в приказ по основной деятельности

Время от времени возникает необходимость внести изменения в приказ по основной деятельности. В этой статье рассмотрим на примере такие ситуации, разберем, чем отличаются друг от друга изменение, дополнение и отмена приказа, а также выясним, как именно вносятся изменения в приказ. Как всегда, будут примеры, а также ссылка на фрагмент вебинара по этой теме.
Приказ по основной деятельности Вспомним: приказ по основной деятельности – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в условиях единоначалия с целью донести до подчиненных свое управленческое решение. Или решения. Приказ может содержать задачу с указанным сроком выполнения, например: Инвентаризационной комиссии провести инвентаризацию до 10.03.2017.

Образец приказа о внесении изменений в приказ

Например, в компании действовал приказ «О ведении делопроизводства». Написали Инструкцию по делопроизводству, и ее нужно утвердить и ввести в действие. Если мы просто введем ее, то в компании получатся два одинаковых ЛНА, причем разных по статусу, да еще и Инструкция будет новее и актуальнее, чем старый приказ.

Приказ нужно аннулировать.Что касается отмены ряда пунктов приказа, то вернемся к примеру с назначением ответственных за хранение документов филиалов. Допустим, компания изменила свою оргструктуру, и мелкие филиалы слились с более крупными. Нужно убрать из приказа пункты об ответственных из тех филиалов, которых уже не существует.

Конечно, могут быть еще и комбинации этих трех видов изменений. Бывают и такие приказы, которые одновременно надо и изменить, и дополнить, и частично отменить ряд пунктов. Но способы внесения всех видов изменений от этого не меняются.

Образец приказа о внесении изменений в действующий приказ

ТК РФ издал приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ о приеме Осоргина О.О. на работу. Пример этого приказа приведен в приложении 1. Пример 2 Лаборант Русский А.А. в связи с предстоящим поступлением в образовательное учреждение высшего профессионального образования, имеющее государственную аккредитацию, обратился к работодателю с просьбой о предоставлении ему отпуска без сохранения заработной платы на время сдачи вступительных испытаний, приложив к письменному заявлению вызов, подтверждающий факт допуска к этим испытаниям. Руководитель предприятия, рассмотрев заявление, в резолюции, адресованной начальнику отдела кадров, распорядился о предоставлении Русскому отпуска «в соответствии с законодательством РФ».

С январского номера мы начали публиковать цикл статей, посвященный оформлению и правилам работы с приказами, и получили уточняющий вопрос читателя, который сочли интересным.

Свернуть Показать

Куда: delo@сайт
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

У нас в организации есть приказ о выдаче подотчетных сумм. В нем прописаны все подробности, в том числе указан перечень должностей, которым полагается выдача. А к этому приказу есть лист ознакомления, в нем - дата, должность, подпись каждого, кто ознакомился с приказом.

Сейчас в штатном расписании появилась новая должность, и этому человеку тоже будет разрешено получать подотчетные суммы. Как это оформить? Точнее:

• как оформить дополнение к приказу - как составить и нумеровать?
• как ознакомить нового человека - будет ли правильно вписать его в лист ознакомления первоначального приказа или лучше подпись об ознакомлении нового подотчетника попросить поставить на дополнении к приказу?

Существует ли стандарт, который регламентирует количество дополнений к приказу по основной деятельности?

Приказ об установлении подотчетных лиц, сумм и сроков отчета по ним с 01.01.2012 не является обязательным для издания документом. Подробности - в статье «Подотчетные деньги: получаем, тратим, отчитываемся » журнала № 4’ 2013

Приказ - это документ, в котором, как в зеркале, отражается сложившаяся управленческая ситуация. А в этом мире все течет и изменяется. Поэтому факты, поручения, правила, требования и порядки, изложенные в форме приказа, со временем устаревают, и, естественно, возникает необходимость вносить в него соответствующие изменения или дополнения.

Изменения вносятся в приказ в том случае, если меняется какая-либо изложенная в нем фактическая информация. Например, издан приказ о распределении полномочий между руководителями организации, но позже произошли кадровые перестановки: один сотрудник уволен, а на его место назначен новый. В случае, когда функционал уволенного сотрудника необходимо передать вновь принятому, без изменения «основной» сути большей части текста приказа, издается новый документ, с помощью которого вносятся изменения в уже действующий.

Новый документ издается в форме приказа с очередным порядковым номером , просто в его заголовке следует сделать ссылку на наименование, регистрационный номер и дату изменяемого приказа, а в констатирующей части текста указать причину / основание вносимых изменений; еще можно повторить констатирующую часть основного приказа, в который вносятся изменения.

Пример 1

Изменение к приказу

Свернуть Показать

Если со временем появляются какие-либо новые факты, которые не были учтены в момент издания приказа, то оформляется приказ в дополнение к ранее изданному. Например, приказом утвердили список членов Экспертной комиссии, но возникла производственная необходимость включить в ее состав еще одного члена. В этом случае будет издан новый приказ о внесении дополнений в ранее изданный документ.

Он оформляется аналогично приказу, вносящему изменения (см. Пример 2).

Пример 2

Заголовок и текст приказа, вносящего дополнение в ранее изданный приказ (помещаются на место фрагмента приказа из Примера 1, выделенного оранжевой заливкой)

Свернуть Показать

Какое количество изменений и дополнений можно вносить в один приказ? На государственном уровне это не регламентируется. Да и локальными документами организации сложно установить какие-либо ограничения: 2-3 или 10-20. В любом вопросе должна быть логика.

Если за массой изменений и дополнений уже не видно самого приказа, то пора остановиться и задуматься: может быть, лучше издать новый документ? В этом случае издается новый приказ, в котором последним пунктом распорядительной части обязательно будет: «Приказ от... № ... «О...» считать утратившим силу» . В этой фразе указываются реквизиты только первоначального приказа, в который прежде вносились изменения / дополнения. Этого будет достаточно, чтобы утратили силу он и все корректирующие его документы.

При работе с дополнениями и изменениями к приказам основной сложностью является не их издание, а их учет , который позволил бы потом «найти концы». Современные СЭД позволяют связывать между собой документы по различным параметрам, например, в виде таких «связок»:

• основной документ → изменения к основному документу;
• основной документ → дополнения к основному документу.

И, конечно, в момент регистрации документов необходимо указывать, что новый документ является изменением или дополнением ранее изданного. Однако и здесь мы сталкиваемся с некоторыми подводными камнями. Часто в регистрационных формах, не ставя перед собой далеко идущих целей, регистраторы в графе «Краткое содержание» указывают только:

Если мы говорим об изменениях / дополнениях к приказам, утверждающим распределение полномочий или предоставляющим право подписи какого-либо документа, то можно тихо сходить с ума от такого краткого содержания, которое показано в таблице выше, и потратить уйму своего драгоценного времени на поиск нужного документа. При регистрации подобных документов желательно добавлять какой-либо поисковый «маячок» - см. текст в скобках ниже:

Это кажется элементарным, но сколько раз мне приходилось решать «нерешаемую задачу»: Васильев И.В. заболел, а кто вместо него подписывает счета-фактуры? И начинаешь перелистывать горы бумаг или кБайты электронных страниц. В любом деле нужно рационально смотреть на вещи и думать о последствиях.

Теперь ответим на последний вопрос: как ознакомить новых лиц, появившихся в процессе, изначально регулируемом ранее изданным приказом?

Прежде всего нового участника процесса нужно ознакомить с документом, в котором он фигурирует (т.е. с дополнением или изменением к приказу). С ним же можно ознакомить тех, кто в первоначальном приказе числится в качестве организаторов процесса (например, в ситуации с подотчетными деньгами это могут быть главный бухгалтер и кассир). См. Пример 1.

Если в основном документе есть не только перечень лиц, но и правила организации процесса, в который вводится новый участник, то имеет смысл ознакомить новичка еще и с основным приказом.