В принципе, те специалисты, которые оформляют приказы на фирменных бланках (сверху красивая «шапка» с указанием логотипа, адреса, статистических кодов, ИНН, расчетного счета и проч.), не делают ошибки, ведь ГОСТ — только ориентир.

Я, например, сторонница использования фирменного бланка только для составления писем. В приказах (любых) я такой бланк не использую.

Обязательными в приказе по ОД должны быть следующие реквизиты:

• наименование компании (полное и краткое для организаций или ФИО предпринимателя);
• дата издания (правильный формат – 8 цифр, например: 15.08.2016);
• регистрационный номер (правильно – вписывать от руки при регистрации в журнале);
• место (населенный пункт) составления;
• вид (слово «Приказ») и наименование (о чем);
• основное содержание приказа (если текст большой, то разбиваем на пункты);
• список приложений (если приказ утверждает какой-либо локальный акт, то этот ЛА и будет приложением к приказу);
• подпись руководителя (или ИП);
• визы согласования (если нужны);
• отметка об исполнении (в какое дело помещен документ и подпись исполнителя).

Нумерация приказов по ОД

Приказам присваивают регистрационные номера, начиная от №1 каждый календарный год и продолжая нумерацию по порядку до окончания года. Так сложилось в делопроизводстве (не буду утомлять вас историей), что буквенные индексы к номерам приказов по ОД не добавляются. А чтобы не путать их с приказами других типов, буквенные индексы добавляются к приказам по личному составу и к приказам по АХД.

На сегодняшний день нет действующего документа, который бы устанавливал обязательный порядок присвоения рег.номеров. Каждая компания придерживается своего порядка. И если вы регистрируете приказы по ОД «с буковками» (например, №25-ОД, 26-ОД), то это не является ошибкой. Кстати буквенный индекс может быть любой, какой вам удобно использовать.

Замечу еще, что приказы с разными сроками хранения нужно помещать в разные папки – «дела». Поэтому не стоит вместе хранить и регистрировать приказы по ОД и приказы по АХД, даже если ваша компания совсем маленькая и приказов очень мало.

Хранение приказов по ОД

У нас в стране действую специальные правила, которые определяют порядок работы всех уровней архива, начиная с архива маленькой организации до Госфонда РФ:

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830).

Как мы уже знаем, хранить приказы по ОД нужно «постоянно» . Что это значит? Уж точно эти документы не обладают ценностью, чтобы хранить их «вечно». Срок хранения «постоянно» означает, что эти приказы хранятся столько же, сколько существует сама организация, т.е., выкидывать их нельзя до самой ликвидации компании. Если компания реорганизуется (а не ликвидируется), то архив документов передается на хранение организации- преемнику.

Но даже если организация ликвидируется, то документы не уничтожаются автоматически. Сначала муниципальный архив отберет документы, которые целесообразно хранить и дальше, а остальные документы будут выделены для уничтожения. Этот отбор называется «экспертиза ценности документов».

Ответственность за несохранность

Есть 2 статьи за нарушение хранения документов. Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает просто смешной штраф — до 500 руб. — за нарушение правил хранения документов. По этой статье могут наказать директора организации или ИП за отсутствие архивных документов или их неправильное хранение. А вот статья 13.25 КоАП РФ уже более серьезная, штраф по ней — от 200 тыс. руб. до 300 тыс. руб. Эту статью применяют в отношении ООО или акционерных обществ, если у них отсутствуют документы по основной деятельности, предусмотренные законом.

Так что, храните приказы правильно и столько, сколько нужно 🙂 Почитать другие статьи об архивном хранении документов в компании можно

Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

• Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
• Подготовка проекта приказа
• Согласование проекта со специалистами
• Подписание приказа руководителем

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

• Наименование вида документа – ПРИКАЗ
• Дата (датой приказа является дата его подписания)
• Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
• Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
• Текст

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей , указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной , начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:

• «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
• «что сделать» (указывают конкретную работу)
• «в какие сроки»

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

• Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
• Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
• Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Образец приказа:

«АБСОЛЮТ» П Р И К А З 20.05.2001 № 23 __ Об образовании юридической В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе: Главного юрисконсульта – 1 штатная единица Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы 2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001. Главный бухгалтер Помощник генерального директора по коммерческим вопросам Главный юрисконсульт Антонова 265 76 88

Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.

Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

• Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
• Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»

Образец указания:

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» УКАЗАНИЕ _______________№______________ О введении в эксплуатацию автоматизированной системы документационного обеспечения управления На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)» ПРЕДЛАГАЮ: 1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001. 2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы. 3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001. Генеральный директор В.С.Семенов Руководитель службы ДОУ В.Н.Кораблева Смирнова 233 45 80

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности фирмы

Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.

Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

• Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
• Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»

С приказа начинается любое управленческое действие. Приказ – некий распорядительный документ, который подобен выстрелу из стартового пистолета. Издается он с целью решения управленческих, административных задач организации или ее подразделения. Приказ является стандартным документом, поэтому имеет четко регламентируемую структуру, правила оформления согласно ГОСТу Р 6.30-2003 .

Приказы могут касаться деятельности организации, взаимоотношений в трудовом коллективе, порядка работы с документацией, наложения взысканий, поощрений. Условно все приказы можно разделить на две группы: по делопроизводственным процессам (основные вопросы деятельности), по личному составу (вопросы кадров). В зависимости от назначения приказа возлагается и ответственность за его издание на разных исполнителей. Для составления приказа нужен специальный бланк учреждения установленной формы. На бланке могут использоваться: герб РФ (учреждение федерального уровня), товарный знак, эмблема. Обязательные реквизиты приказа: организационно-правовая форма организации, ее полное наименование, регистрационный номер – порядковый номер, под которым приказ зарегистрирован в журнале регистрации, дата издания – дата подписи руководителем.

Можно скачать.

По правилам деловой переписки на листе бланка оставляют поля справа – 10 мм, сверху и снизу по 20 мм. Если текст приказа занимает несколько листов, то их нумеруют. Начинается нумерация со второго листа. Номера ставят по центру верхней строки. Наименование документа – «ПРИКАЗ» пишется полностью прописными буквами. Тексту приказа предшествует заголовок, он кратко отвечает на вопрос «о чем приказ?», пишется без кавычек. Следующая часть приказа – изложение его основания. Здесь записывается преамбула, то есть причина, которая вызвала издание приказа, события, ему предшествовавшие. Чаще всего начало звучит так: «В соответствии …», «В целях …», «Во исполнение …», «В связи с …». В этой части возможна ссылка на официальный документ, послуживший основанием приказа. К примеру, «В соответствии с приказом Министерства образования от 5.05.2014 №711 «…название документа». Завершается преамбула словом «Приказываю:».

Распорядительная часть. В этой части важна конкретика – описание предписанных действий и возложение контроля на исполнителя. Если в распорядительной части описывается ряд действий, то их можно пронумеровать, но это не обязательно. В качестве исполнителей могут фигурировать конкретные люди или подразделения предприятия. Если назначаются сроки исполнения, то их надо указать. Если распоряжение носит регулярный характер – сроки не определяются. Можно назвать ответственного за исполнение распоряжения в последнем пункте. В заключение ставится подпись руководителя: название должности, подпись, расшифровка подписи.

У нас можно скачать:

В приказе не пишут слова «Довести до сведения …». Приказ сопровождает лист рассылки, в нем в произвольной форме излагается суть приказа и перечисляются лица, которые должны быть с ним ознакомлены. Приказ – это не тайный документ для хранения в сейфе. Есть в делопроизводстве организации люди, обязанностью которых является дальнейшая работа с приказом после его подписания. Лист рассылки не готовится, если сотрудники не возражают против необходимости расписаться без формальностей в том, что их с приказом ознакомили.

– скачайте здесь.

Иногда к приказу оформляются приложения. Делают это в случае, когда есть большой массив информации, сопровождающей приказ. Это могут быть: штатные расписания, схемы, графики, положения, инструкции. Каждое приложение нумеруют. Номер приложения записывают в правом верхнем углу листа. Например, – «Приложение №2».

Оригиналы приказов хранятся в течение пяти лет. Приказы о приеме на работу и увольнении – 75 лет. Если организация ликвидируется, а срок хранения документов не истек, то их передают в городской архив.

Оформляются с использованием унифицированных форм первичной учетной документации. Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации, они позволяют достичь единообразия в составлении и оформлении .

Вы можете вносить в стандартные формы дополнительные реквизиты, но изменять реквизиты форм, установленных Госкомстатом, или удалять что-либо из них вы не имеете права. Внесенные предприятием изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом.

В крупных организациях, как правило, в графе «Дата» сотрудниками кадровой службы указываются только месяц и год издания приказа. Датирует документ руководитель.

В приказе (распоряжении) обязательна подпись . Наличие печати не обязательно, так как приказ (распоряжение) – документ внутреннего пользования. Многие формы приказов (распоряжений) предполагают ознакомление работника с содержанием, следовательно, игнорировать отсутствие подписи работника тоже не следует.

Приказы , не связанные с работой кадровой службы, оформляются на чистом листе формата А4. Также допускается использовать логотип предприятия и указывать его наименование в верхней части бланка. В документе обязательно должны содержаться данные, позволяющие определить когда, кем и для каких целей был издан тот или иной приказ (распоряжение).

Для ускорения процесса создания приказа и упрощения восприятия необходимой информации используют заранее подготовленные бланки . Бланк - это лист бумаги с реквизитами, которые содержат постоянную информацию об организации, издающей приказ.

Инструкция

Подготовьте лист чистой бумаги. Для бланков приказов, как правило, используют бумагу формата А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм). Выберите один из возможных вариантов расположения реквизитов, предусмотренных государственным стандартом.При выборе продольного размещения реквизитов располагайте вдоль верхней границы и выравнивайте его либо по ширине страницы, либо по ее середине.Если вы выбрали угловое расположение, то размещайте информацию в верхнем левом углу листа, выравнивая ее либо по крайнему левому полю, либо по середине специально отведенной площади.

Запишите коды организации: по Общероссийскому

Поэтому очень важно знать, как правильно написать приказ по тем или иным направлениям работы компании. По статистике от правильности функционирования формализованного администрирования зависит успешность работы компании. К нему относится, в том числе, правильное составление приказов и других документов.

Приказ – это официальное распоряжение руководителя или уполномоченных на издания документа, который обязателен для исполнения всеми подчиненными.

Сложность составления данного бланка в том, что в нем нужно четко прописывать все моменты: сроки выполнения, ответственных лиц, а если это не сделано, чем часто грешат отечественные руководители, то и спроса быть не может.

Важно! В подобном документе должно быть четко обозначено что, кому, в какие сроки следует сделать, задача должна быть конкретизирована, а также описаны ресурсы для ее исполнения. Если такого нет, то наказывать за невыполнение не представляется возможным.

Существует несколько разновидностей приказа, среди них:

• административно-хозяйственные;
• основной деятельности, затрагивающие основное положение деятельности любого производства;
• по личному составу: наем работников, увольнения, отпуска, командировки и т.д.

Правила создания бланка

Для издания любого типа такого документа необходима определенная подготовка, которая состоит из таких шагов:

• инициирование издания;
• сбор информации;
• создание проекта;
• согласование;
• правильность оформления;
• подписание;
• доведение до сведения исполнителей и ответственных лиц.

Текст приказа должен включать 2 основных блока.

1. Констатирующий – здесь указывается суть документа, то есть то, что нужно сделать. Тут также описываются причины, которые послужили поводом для его издания. Если основание для издания – это новоизданный закон, то указывается дата его издания и собственно его название. В отдельных случаях эта часть может вовсе отсутствовать, если разъяснять причины издания документа не нужно.
2. Распорядительный – в этом блоке определяются ответственные лица, сроки выполнения сформированной ранее задачи. Понять, где эта часть, можно по обязательному глаголу «приказываю». Данная часть разделяется на пункты и подпункты с указанием ответственного лица и исполнителя. В роли исполнителей могут быть: , целые структурные подразделения и филиалы, а указанные сроки должны быть реальными и достижимыми.

Правила создания:

• приказ может быть написан, как от руки, так и создан на компьютере и распечатан;
• необходимый формат документа А4;
• проект, подготовленный к одобрению, обязательно подписывается: «проект»;
• согласование осуществляется методом визирования. Если проект не прошел одобрение, то обязательно описывается причина отказа.

Обратите внимание! По указанным параметрам форсируют приказы по основной деятельности и административно-хозяйственым направлениям.

По личному составу

Эта группа занимает отдельную нишу. Тут есть свои правила составления, более того, существуют унифицированные формы подобных документов, которые сейчас должны использоваться повсеместно. Оформляться они могут на одно единственное действие и касаются: оформления на работу, перевода, увольнений и командировок. Вместе с тем количество человек, которых касается данное действие, не ограничивается.

Структура подобного документа по личному составу:

• название организации;
• составитель документа;
• название «Приказ»;
• дата и номер создания;
• место издания и заголовок;
• текст в двух блоках;
• подпись;
• визы руководителя в основном – это заместители руководителя по кадрам;
• отметка об ознакомлении с приказом. За это отвечает сотрудник по кадровым вопросам;
• отметка об ответственном лице.

Такие обязательно нумеруются в течение всего года, номер указывается с пометкой «к» - это означает кадры или «л/с» что можно расшифровать как личный состав.

Другие особенности или что еще нужно знать о том, как правильно написать приказ

Любой документ такого рода вступает в силу с момента издания. В отдельных случаях, возможно, вступление в силу позже даты издания, что обязательно указывается в самом тексте, например: вступает в силу с 30 апреля.

Абсолютно все приказы хранятся в архиве. Если вопрос касается основной деятельности, срок их сохранности отмечается как «постоянно», касательно личного состава – 75 лет, административно-хозяйственные – 5 лет.

Для отдельных приказов составляются приложения, необходимость в них возникает, если нужно внести большой объем информации. Если их несколько, то обязательно нужно их нумеровать.

Вывод

Если знать все правила составления приказа, любого вида проблем в их издании не будет. Конечно, очень важно научиться правильно формулировать ключевые блоки документа. Только в этом случае исполнители и ответственные лица смогут действительно выполнить, то что от них требуется.