Как составить приказ о распределении обязанностей между сотрудниками. Как разделить семейные обязанности по дому

Чтобы компания работала эффективно, обязательным условием является грамотное распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Практический опыт организаций, которые осуществляют деятельность по подбору персонала, показывает, что многие бизнес-структуры не имеют четкого разделения труда между работниками и структурными подразделениями. В результате на вопрос, кто за что должен отвечать, нельзя получить четкий ответ.

При условии разделения труда можно расставить персонал на те участки работы, которые будут отвечать их личностным особенностям, соответствовать профессиональным и деловым качествам. Это в свою очередь не только поднимет работоспособность, но и увеличит трудовую отдачу сотрудников.

Оптимизация и рационализация разделения труда в компании возможна лишь при условии наличия соответствующих документов, которые будут регламентировать эту сферу взаимоотношений в трудовом коллективе. Одним из таких документов является приказ о распределении обязанностей между сотрудниками.

Разделение и кооперация труда

Разделение и кооперация труда – это те понятия, которые являются базисом для его организации. Именно с их помощью определяется место каждого сотрудника в трудовом процессе, распределяются функции и обязанности, устанавливаются требования к квалификации и качеству выполненной работы.

Разделение труда – это разграничение деятельности в ходе совместного производства или выполнения услуг. Если оно выполнено рационально, это значит, что трудящиеся расставлены по рабочим местам оптимально эффективно.

А это повышает не только результаты работы, но и их работоспособность, уровень удовлетворенности и заинтересованности, снижает утомляемость. Как результат – растет уровень профессионализма рабочих, снижаются затраты и улучшается качество работы.

На предприятии выделяют такие основные виды разделения труда:

Разделение труда и его кооперация – два неразрывно связанных понятия. Сложность кооперации определяется глубиной разделения труда. Под кооперацией понимается объединение разных работ и процессов для того, чтобы был достигнут конечный результат совместного труда. То есть это система отношений между исполнителями и подразделениями.

Отечественные предприятия применяют такие виды производственной кооперации:

• межцеховая;
• внутрицеховая;
• внутриучастковая.

Оптимальный вариант разделения и кооперации может быть выбран после анализа производственного процесса и его специфики, содержания работ, которые выполняются, степени загрузки рабочих мест, требований к качеству работы и иных критериев. Цель его внедрения – повышение эффективности труда.

Образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками:

Положение об отделах

Перед любой организацией стоит сложная задача – сформировать оптимальную внутреннюю структуру.

Между отделами должна быть налажена система взаимодействия и четко распределены сферы деятельности и функции. Все отделы должны иметь свое положение, которое является важным документом для кадрового делопроизводства и относится к локальным нормативным бумагам организации.

В нем определяется порядок, по которому создается подразделение, его структура и внутренняя организация, специфика взаимодействия с другими отделами и т.д.

В типовом положении обычно имеются такие пункты:

• общие положения;
• ключевые задания;
• ряд функций, которые выполняет конкретный отдел;
• права, которыми наделен руководитель;
• ответственность;
• внешние связи с другими подразделениями организации.

Особенности в небольших предприятиях

Большинству небольших компаний свойственно строить работу по принципу семейности, это означает, что при том, что обязанности распределены на бумаге, каждый сотрудник выполняет определенный участок работ на конкретном этапе рабочего процесса.

Как следствие – появление бесхозных запущенных участков работы, которыми никто не интересуется. Это приводит к накладкам, неравномерной загруженности работой и прочим неприятным ситуациям, в итоге приводящим к получению низких результатов труда.

Чтобы правильно распределить обязанности, нужно составить список дел, которые каждый выполняет в определенный период времени. Если выделить схожие работы, которые требуют приблизительно одинаковых знаний, возможно понять, какое количество исполнителей должно трудиться на каждом участке работы. Это позволит оптимизировать штат работников.

Делегирование ответственности

Хороший руководитель – это тот, кто способен вести за собой сотрудников. Его опыт и знания позволяют принимать решения, создавать благоприятный микроклимат в коллективе, что в конечно итоге приводит к высоким результатам. Не каждый, кто наделен властными полномочиями, является талантливым руководителем, способным принимать правильные решения и грамотно распределять обязанности.

Верное делегирование отдельной задачи помогает добиться достижения общих целей компании. Неверно поставленная перед исполнителем задача приводит к тому, что руководитель вынужден выполнять ее лично, а это не всегда возможно в силу различных причин. Правильный управленец тот, кто может добиться выполнения работы другими особами, а не взваливает все на себя.

За деятельность подчиненных всегда отвечает руководитель. Чтобы механизм работал исправно, с самого начала должны быть оптимально распределены права и обязанности. Существует две системы, по которым можно распределять обязанности: «елочка» и «матрешка».

В первом случае вышестоящий руководитель может пользоваться лишь частью прав и полномочий руководителя, который ему подчиняется.

Матрешка же – это система с множественным подчинением. При этом вышестоящий управленец полностью поглощает права и полномочия руководителя, который находится на ступень ниже. При этом выполнение новых более сложных задач сотрудниками дает им возможность расти и получать дополнительные навыки.

Нюансы в отделе бухгалтерии

Каждый вид финансовой деятельности предполагает, что им будет заниматься и нести за него ответственность, конкретный специалист.

В связи с этим бухгалтерия должна иметь следующих сотрудников (приведенный перечень не является исчерпывающим):

• главбух;
• его заместитель;
• бухгалтер по расчету заработной платы;
• кассир;
• ревизор;
• бухгалтер по основным средствам.

Главбух подчиняется непосредственно руководителю. Его должностные обязанности состоят в контроле всех финпотоков, соблюдении рациональности при использовании ресурсов компании, обеспечении целостности собственности организации и разработке стратегий, которые повысят уровень доходов.

На подобную должность может претендовать человек с высшим экономическим образованием, имеющий более 10 лет работы в бухгалтерии. Когда главный бухгалтер уходит в отпуск или болеет, выполнение его обязанностей ложится на плечи заместителя, который не только получает полномочия своего непосредственного начальника, но и будет нести ответственность, если допустит в работе промах.

Просто так без проверки уйти с предприятия главный бухгалтер не может. Это позволяет не взвалить всю ответственность на нового сотрудника, устроившегося в организацию. Уволиться работник сможет только после того, как будет проведена полная проверка и подбиты все итоги, а директор поставит подпись под соответствующим документом, тем самым удостоверив его правильность и законность составления.

Остальные специалисты выполняют одинаковые обязанности в своей узкой отрасли, а именно:

• Ведут и учет операций, связанных с . Это предполагает осуществление контроля основных средств и расходов, наблюдение за ходом продаж и производства, недопущение критических ситуаций в компании, которые будут связаны с .
• Контролируют бумаги, которые приходят с производства и проводят их сверку с имеющимися данными.
• Отражают информацию по проведенным операциям на соответствующих счетах учета.
• Составляют отчетность и калькуляцию по продукции, которая производится, для выявления мест, где появляются излишние затраты.
• Подготавливают и все необходимые для этого документы.

Дополнительно работниками этого отдела производится формирование базы, в которой хранится вся финансовая информация. Они отвечают за постоянное наблюдение за тем, как функционирует предприятие. Именно в их обязанности входит отслеживание того, чтобы параметры не выходили за пределы нормы в вопросах количество-качество, а также соблюдение плановых показателей.

Составление и образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками имеет следующую структуру:

• шапка, в которой указывается название компании, наименование документа, дата, когда он был составлен и его номер;
• в преамбуле указывается, о чем будет идти речь в бумаге;
• перечисляются нормативные документы, которые легли в основу издания приказа;
• в основной части указывается, каким образом распределяются обязанности между сотрудниками: их полномочия, направления деятельности, ответственность и права;
• документ подписывает руководитель компании;
• перечисленные в приказе сотрудники ставят свои подписи под документом в знак того, что они ознакомлены с бумагой.

Образец приказа можно найти на специализированных сайтах в Интернете. Составление подобного документа является обязанностью кадровика предприятия. Все проекты приказов до подписания согласовываются с руководителем компании.

Для быстро растущей компании самым сложным может оказаться распределение функциональных обязанностей между должностями. Особенно если компания начиналась с «теплых дружественных отношений» между сотрудниками, по совместительству являющимися старыми друзьями или родственниками. Приведем пример распределения обязанностей для небольшой сети магазинов.

Генеральный директор:

Стратегическое планирование деятельности и развития компании совместно с акционерами;

Организация работы розничной сети для достижения ключевых показателей эффективности;

Вопросы развития сети;

Вопросы финансирования;

Оперативное руководство компанией

Заместитель генерального директора по рознице:

Оперативное управление магазинами розничной сети;

Организация работы магазинов для достижения поставленных плановых показателей эффективности (товарооборот, средний чек, состояние магазинов и т. п.);

Разработка стандартов работы магазинов сети;

Руководство открытием новых магазинов;

Техническое обеспечение работы магазинов (торговое оборудование, ремонт помещений и т. п.);

Вопросы внутренней логистики;

Анализ эффективности магазинов.

Руководитель торгового (коммерческого) отдела:

Разработка ассортиментной и ценовой политики;

Разработка ассортиментной матрицы;

Разработка стандартов мерчандайзинга;

Составление плана и контроль выполнения продаж по группам товаров;

Руководство работой сотрудников торгового отдела;

Анализ тенденций продаж по городу;

Планирование закупок;

Оперативная работа с поставщиками;

Организация работы отдела для осуществления закупочной деятельности;

Обеспечение достижения компанией установленных ключевых показателей эффективности (оборот в разрезе товарных групп, прибыль в разрезе товарных групп, оборачиваемость, соблюдение ассортиментной и ценовой политики, условий закупок и т. п.)

Контрольно-ревизионный отдел:

Контроль работы продавцов и иных сотрудников компании;

Контроль ассортимента и розничных цен на товары в магазинах сети;

Контроль применения ККМ;

Проведение инкассаций;

Контроль наличия товара и соблюдения стандартов мерчандайзинга;

Проведение инвентаризаций;

Контроль наличия необходимых документов торговой точки, продавцов и сертификатов товаров;

Контроль сроков реализации товаров.

Отдел персонала:

Практика кадровых процедур: подбор, обучение, мотивация, оценка;

Планирование и согласование с руководством численности и качественного состава персонала;

Кадровое делопроизводство;

Обучение и контроль соответствия стандартам работы;

Контроль работы персонала (ежедневный, периодический, аттестации);

Планирование и проведение мероприятий и действий по созданию позитивного морального климата в коллективе.

Финансовый отдел:

Управление финансовыми потоками;

Составление бюджета доходов и расходов компании;

Ведение бухгалтерского, налогового и управленческого учета;

Разработка и проведение налоговой политики;

Расчет рентабельности групп товаров, каждого магазина и компании в целом;

Управление кассовыми операциями;

Расчет розничных цен;

Установка порогов: минимальной наценки, минимальной выручки, максимальных сроков окупаемости;

Нормирование затрат: на магазин, склад, офис и т. д.;

Учет и проведение взаиморасчетов с поставщиками;

Учет и проведение взаиморасчетов с сотрудниками;

Учет движения денежных средств;

Контроль учета движения товаров, составление отчетов по продажам по магазинам;

Работа с фискальными органами;

Участие в проведении инвентаризаций.

Оптимизация процесса товародвижения;

Оценка целесообразности заказов, ведение статистики продаж;

Прием и оприходование товаров от поставщиков;

Хранение и обработка товара для выдачи в магазин;

Распределение товара по магазинам по указанию менеджеров торгового отдела;

Возврат товара из магазинов по объективной причине и согласованию с торговым отделом;

Возврат товара поставщикам (на тех же основаниях);

Списание товара.

Магазин (продавцы):

Выкладка товара в торговом зале;

Реализация товара покупателям;

Хранение и учет товара в магазине;

Заказ товаров для продажи (при необходимости);

Распечатка и контроль состояния ценников;

Контроль сроков реализации товаров;

Списание товара.

АХЧ (административно-хозяйственная часть):

Контроль технического состояния электрических, тепловых и телефонных сетей, а также водопроводных коммуникаций;

Контроль работы компьютерной и торговой техники;

Текущий ремонт торговых павильонов и оборудования;

Текущая уборка и облагораживание помещений и территорий;

Подготовка открытия новых торговых точек.

Служба безопасности:

Обеспечение безопасной работы сотрудников компании и сети магазинов;

Обеспечение соблюдения коммерческой тайны;

Контроль трудовой дисциплины в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка;

Качественное и своевременное выполнение заявок на транспортные услуги.

Составление организационной структуры розничной сети обычно не входит в обязанности директора магазина. Тем не менее именно этот вопрос довольно часто задают на наших семинарах. Мы приводим здесь типовую организационную структуру (табл 4. 4.) Надеемся, этот образец, а также приведенный ранее пример распределения функциональных обязанностей помогут вам составить аналог для своих магазинов.

Таблица 4.4. Типовая организационная структура сети магазинов.

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

Стратегические вопросы развития сети магазинов

Вопросы финансирования

Утверждение планов работы подразделений

Прием отчетности от подразделений

Функции контроля

Оперативное руководство в кризисных ситуациях

В заключение приведем некоторые правила формулировки функциональных обязанностей для заданной должности в должностной инструкции.

Функциональные обязанности необходимо формулировать в соответствии с задачами должности.

Функциональные обязанности должны описывать как рутинные, повседневные обязанности, так и стратегические, творческие – те, которые в меньшей степени поддаются формализации.

Помимо непосредственных обязанностей необходимо формулировать и общекорпоративные обязанности сотрудников, связанные с соблюдением корпоративных норм и правил, сохранением коммерческой тайны и прочих особенностей работы.

По возможности функциональные обязанности должны описывать не только «что делать», но и «как делать» (если это не закреплено в стандартах работы).

Необходимо указывать и прилагать основные виды отчетности для данной должности.

Формулировка функциональных обязанностей должна быть понятной для сотрудника любого уровня, но в то же время она не должна содержать профессионального жаргона и просторечных выражений.

При формулировке обязанностей строго регламентированных видов деятельности, а также для формулировки обязанностей низших категорий персонала лучше использовать принцип подробного описания рабочего дня.

Однако помните, что все описать в должностной инструкции невозможно: жизнь сотрудника в компании сложнее и многообразнее.

Профиль должности содержит требования к квалификации сотрудника, занимающего данную должность. Обычно он содержит перечень знаний, навыков и личностных качеств, необходимых для того, чтобы сотрудник успешно выполнял свои функциональные обязанности В кратком виде профиль должности может входить в должностную инструкцию.

Для продавца-консультанта профиль должности может выглядеть так.

Сотрудник знает :

Компанию и сеть магазинов, в которой он работает;

Характеристики бренда;

Товары, которые продаются в магазине;

Правила трудового распорядка;

Правила продажи и обслуживания покупателей.

Сотрудник умеет :

Общаться (говорить связно, логически излагать свои мысли, аргументировать свою точку зрения, слушать и т. п.);

Продавать (расположить к себе, установить контакт, выявить потребности и т. д. в соответствии с этапами продажи);

Работать в команде продавцов (взаимодействовать в ходе парного обслуживания покупателя, оказать помощь, решить конфликтную ситуацию и т. п.)

Сотрудник целеустремленный, нацеленный на результат, ответственный, эмоционально устойчивый и т. п.

Дополнительно профиль должности может включать разделы: сотрудник хочет (особенности мотивации) и сотрудник сможет , если научить (потенциал роста).

Профиль должности составляется не для отчетности руководителя отдела персонала, он представляет собой рабочий документ, с помощью которого директор магазина может оценить соответствие конкретного сотрудника требованиям, предъявляемым к нему должностью Поэтому главное в профиле должности – это оценочные листы соответствия Оценочный лист содержит четкое описание критериев по трем уровням: слабое, хорошее и отличное соответствие.

Примеры оценочных листов приведены в табл 4 5–4 7.

Таблица 4.5. Пример оценочного листа. Умение общаться.

Таблица 4.6. Пример оценочного листа. Умение продавать.

Таблица 4.7. Пример оценочного листа. Статус в коллективе.

Оценочный лист дает возможность:

Выявить расхождение реального портрета сотрудника и идеала;

Провести с сотрудником беседу, опираясь не на собственное мнение о качестве его работы, а на регламентированные критерии;

Разработать план по его дальнейшему обучению и развитию.

На основе профиля должности могут быть составлены вопросы для интервью сотрудника при приеме на работу Вместо типичного «расскажите мне о себе» грамотно составленные вопросы помогут еще на этапе отбора оценить кандидата, а также определить необходимое ему обучение в ходе испытательного срока (табл 4 8)

Таблица 4.8. Образец бланка фиксации ответов кандидата на должность «продавца-консультанта»

Единые стандарты – это корпоративный документ, регламентирующий работу персонала и призванный обеспечить заданный уровень качества Он содержит четко сформулированные требования к персоналу в различных производственных ситуациях и не позволяет кивать на то, что «директор ко мне придирается».

Единые стандарты обеспечивают всем покупателям одинаково высокий уровень обслуживания, так как содержат одинаковые для всех сотрудников правила поведения и конкретные речевые модули для работы с покупателями. По сути, единые стандарты облегчают работу персонала и работу директора по управлению торговым персоналом.

Чаще всего единые стандарты содержат следующие разделы.

Необходимый минимум знаний о компании и товарах. Сюда входит краткое описание компании (магазина), цели и принципы работы, ФИО основных руководителей Хорошо, если информация о компании будет дополнена правилами взаимодействия по принципу «у нас принято». Например, у нас принято общаться на «ты» с коллегами по работе и при разборе конфликтной ситуации выслушивать мнение каждой стороны В информацию о товаре можно включить перечень и краткое описание товарных категорий (коллекций или торговых марок).

Правила трудового распорядка. Перечисляют обязанности сотрудника и правила поведения на рабочем месте. Например, порядок выхода на работу, разрешаемые и не разрешаемые при работе в торговом зале действия, правила ответа на телефонные звонки, правила проведения денежных операций и общения с контролирующими органами Важно, чтобы в этот раздел были включены конкретные фразы, которые нужно использовать в той или иной ситуации. Например, если покупатель просит сходить и обменять для него валюту, нужно сказать: «Извините, правила работы запрещают мне делать это».

Стандарт внешнего вида. Подробное описание внешнего вида сотрудника, включая одежду (летний и зимний варианты), обувь, внешность (лицо, руки, волосы, макияж-маникюр, украшения и парфюмерия) и вопросы гигиены. Пример стандарта внешнего вида приведен далее.

Правила организации торгового процесса. Подготовка магазина к открытию и закрытию. Правила товародвижения (склад – торговый зал – касса), например, для склада – это правила приема и хранения товара, а также подготовки товара к продаже Правила подсортировки товара в торговом зале Правила мерчандайзинга. Правила обмена и возврата товара.

Правила продажи и обслуживания покупателей. Технология работы с покупателями, включая необходимые действия (например, подойти к покупателю в течение одной минуты с момента его прихода в магазин для того, чтобы начать с ним беседу) и конкретные фразы для общения с ним (например: «Спасибо за покупку, будем рады видеть вас снова»).

Большую часть текста стандартов сотруднику придется выучить наизусть. В результате ему не нужно будет думать, как поступить в той или иной ситуации при работе с покупателями. Правильные действия ему подскажут стандарты работы.

1. Выход на работу регламентируется графиком сменности с указанием дней и часов работы каждого сотрудника, составляемым управляющим. Вопросы и пожелания по вашему графику вы можете адресовать управляющему.

Без согласования с управляющим нельзя менять очередность смен по графику и меняться сменами с другими сотрудниками.

2. Рабочий день продавца начинается в ____ часов и заканчивается в ____ часов

Нельзя опаздывать на работу или уходить с нее раньше положенного срока. В случае задержки вы должны позвонить и предупредить управляющего в течение первых 15 минут рабочего времени.

Если вы не можете выйти на работу из-за болезни или по иной уважительной причине, обязательно предупредите управляющего накануне предстоящего рабочего дня. В случае экстренной необходимости допускается оставить подробное сообщение о невыходе на работу с указанием вашей фамилии и уважительных причин на автоответчике по телефону ___________.

При невыходе на работу по болезни вы обязаны предоставить в службу персонала больничный лист.

Отсутствие на работе свыше четырех часов без уважительной причины рассматривается как прогул.

3. Продавец, который согласно графику открывает магазин, приходит на работу к _______ часам. Процедура подготовки магазина к открытию следующая:

1) вытереть пыль со всех поверхностей (полки, плинтуса, картины, светильники и т. п.);

2) провести влажную уборку торгового зала и подсобного помещения;

3) заменить перегоревшие лампы;

4) проверить наличие товара в торговом зале, штрихкодов, ценников, алармов на каждой вещи;

6) поправить презентацию товаров в торговом зале, включая манекены;

7) проверить работу ворот охранной системы;

8) включить CD-проигрыватель и проверить уровень звука.

Дальше предстоит наиболее сложная часть работы – разъяснение и внедрение стандартов В зависимости от уровня профессиональной подготовки персонала и его отношения к происходящему внедрять единые стандарты можно двумя путями.

Если продавцы привыкли работать так, как они лично считают правильным, и с большим опасением относятся к нововведениям, лучше внедрять стандарты через специализированное обучение в виде тренинга На тренинге специалист построит работу таким образом, что эти стандарты окажутся выведенными самими продавцами Например, тренер задает вопрос: «Представьте, что вы разговариваете с человеком, а у него руки скрещены на груди Что вы можете про него подумать? Что он неохотно с вами разговаривает и вообще настроен настороженно А если вы будете стоять со скрещенными на груди руками, что подумает покупатель? Правильно, он тоже может подумать, что вы не очень хорошо к нему относитесь Почему важна открытая поза? Так что же мы запишем в правилах работы с покупателем?»

1. В течение рабочего дня вы обязаны находиться в торговом зале и выполнять одну из обязанностей в соответствии с должностной инструкцией. Если вам кажется, что все обязанности на данный момент выполнены, спросите управляющего, что еще можно сделать.

Помните, что в торговом зале запрещается:

Стоять со скрещенными на груди руками, держать руки в карманах;

Теребить одежду, поправлять волосы, рассматривать ногти и т. п.;

Облокачиваться на кассовый стол или стены;

Рассматривать себя в зеркало;

Жевать жевательную резинку или употреблять любую пищу или напитки;

Иметь при себе и использовать мобильный телефон;

Иметь в подсобке мобильный телефон с включенным звуковым сигналом приема звонков;

Пользоваться городским телефоном на кассовом узле.

2. Одновременно в торговом зале находится определенное количество продавцов-консультантов. Вы должны согласовать между собой ваше местонахождение таким образом, чтобы один продавец был около входа, а другие были равномерно распределены по торговому залу. Продавец у входа встречает посетителя и начинает работать с ним. После его перемещения вглубь зала другой продавец-консультант должен занять его место.

3. Приветствует посетителя тот продавец, который находится ближе всех к входу в торговый зал (даже если он в этот момент занят с покупателем).

Приветствие происходит по следующей схеме:

1) установите визуальный контакт;

2) улыбнитесь;

3) скажите «Добрый день» (утро, вечер).

Дальнейшая работа с покупателем проходит в соответствии с базовыми стандартами обслуживания.

4. Для поддержания чистоты и порядка в торговом зале необходимо следить:

За аккуратностью выкладки товара в соответствии со стандартами мерчандайзинга;

За отсутствием посторонних предметов в торговом зале (мусора, упаковочных материалов, личных вещей продавцов-консультантов и т. п.);

За соответствием вашего внешнего вида стандартам внешнего вида.

5. В течение рабочего дня вам положены три перерыва для принятия пищи и технологические перерывы каждые два часа.

Если вам необходим технологический перерыв, вы обязаны предупредить управляющего (или коллегу по смене) и с его согласия можете отлучиться, но не более чем на 15 минут. Нельзя отлучаться из рабочего зала одновременно с другим продавцом-консультантом. Нельзя отлучаться на перерывы во время наибольшей загруженности магазина.

Прием пищи осуществляется 3 раза в течение дня:

С 10:30 до 12:00 в течение 15 минут;

С 13:00 до 15:00 в течение 30 минут;

С 18:00 до 20:00 в течение 15 минут.

Если прием пищи происходит в подсобном помещении, нужно убедиться, что запах пищи не проникает в торговый зал. Для этого нужно плотно закрыть двери в подсобные помещения и включить кондиционер (если есть) на полную мощность. Запрещены к употреблению сильно пахнущие продукты.

6. Если вы принимаете входящий звонок, скажите:

1) магазин «____________»;

2) ваше имя;

3) добрый день (доброе утро, добрый вечер).

7. Если вы назначены ответственным за склад, следите за тем, чтобы:

Товар был разложен/развешан в соответствии с правилами для склада;

В помещении склада были порядок и чистота;

Дверь на склад была закрыта.

8. При посещении магазина контролирующими органами сразу пригласите в торговый зал директора или лицо, его замещающее.

Если вам будут задавать вопросы, касающиеся работы магазина или компании, или любые иные вопросы, скажите: «Я сейчас приглашу директора, и он ответит на ваши вопросы».

Строго запрещается:

Давать личные телефоны руководителей или их заместителей, если их нет на месте;

Оставлять проверяющих без внимания, разрешать в одиночку передвигаться по помещению магазина;

Отвечать в таком же тоне на провокационные и оскорбительные замечания.

9. Если при выходе покупателя из торгового зала зазвенел аларм, сразу подойдите к покупателю и скажите: «Извините, сработала сигнализация. Давайте убедимся, что кассир снял все алармы с ваших покупок».

Если покупатель отказывается проверить наличие алармов на покупках или отказывается общаться с вами (выходит из магазина), немедленно позовите администратора.

10. Если покупатель просит вас сделать что-то, чего не разрешают правила трудовой дисциплины, скажите: «Извините, правила работы запрещают мне делать это».

Если продавцы проходят обучение регулярно, уровень их подготовки выше среднего, а их количество невелико, можно внедрять стандарты через директоров и администраторов магазина (или наставников, если такая должность имеется). Эта процедура представляет собой совместное чтение и обсуждение стандартов, разъяснение деталей, иллюстрацию текста примерами из практики и ответы на вопросы.

Вне зависимости от выбранного метода нельзя останавливаться на достигнутом. После внедрения необходимо регулярно оценивать уровень знания стандартов, а также их фактическое применение на практике.

Одежда продавца-консультанта содержит следующие элементы.

Рубашка делового стиля, хлопковая, голубая или светло-синяя (образцы цветов прилагаются), длинный рукав, аккуратно выглажена. Стрелки на рукавах рубашки не заглаживаются, на манжетах пуговицы. В кармане рубашки обязательно наличие черной или темно-синей фирменной ручки. Настоятельно рекомендуется смена рубашки один раз в сутки. Запрещаются : закатанные рукава рубашки, короткий рукав, запонки, иные цвета ткани, металлические пуговицы или кнопки.

Брюки делового стиля из тонкой шерсти черные или темно-серые (образцы цветов прилагаются), стрелки обязательны. Отвороты на брюках допускаются. Пояс черный с неброской металлической пряжкой. На поясе брюк отсутствуют аксессуары, как то: сотовый телефон, зажигалка, цепочка для ключей и т. п. Запрещаются : брюки-слаксы, брюки спортивного стиля, иные цвета или виды ткани, массивные металлические пряжки, наличие на поясе или в карманах посторонних предметов.

Фирменный галстук и булавка. Выдаются при поступлении на работу, являются собственностью компании. Рекомендуется химическая чистка галстука один раз в шесть месяцев. Запрещаются : иные другие виды галстуков и булавок. Отсутствие фирменного галстука и булавки рассматривается как суровое нарушение стандартов.

Ботинки и носки черные. Обувь делового стиля с продолговатым (овальным) мыском, из однородной кожи, на шнурках. Зимой сменная обувь обязательна. Запрещаются : ботинки с квадратным мысом, мокасины или ботинки на пряжках, высокие каблуки, наличие узора на коже обуви. Отсутствие зимой сменной обуви рассматривается как суровое нарушение стандартов.

Для того чтобы отношения складывались гармонично, и корабль семейного счастья не разбился о скалы пресловутого семейного быта, очень важен вопрос про Сегодня в женском клубе «Кому за 30» пойдет речь именно об этом.

Все семьи можно условно разделить на три группы:

• патриархальные,
• матриархальные,
• эгалитарные.

В семье патриархального типа разделения обязанностей в семье нет: все дела по дому выполняет жена, то есть готовит, стирает, убирает, детей воспитывает и ухаживает за домашними питомцами. Причем даже если она работает.

В такой семье будет комфортно женщине, которая считает, что так и должно быть, так заведено, а также тем, кто не хочет строить карьеру, а прекрасно себя ощущает в роли «птички», которая вьет свое «гнездо» , создает тепло, уют, а мужчина «приносит мамонта» и обеспечивает путевками на Канары.

В матриархальной семье роли кардинально меняются. Женщина – «добытчик» .

Как правило, это вечно занятая бизнес-леди, именно она решает, что нужно купить в дом, куда вложить средства, как заработать на отдых. Мужчина выступает в качестве «домохозяина» , выполняет все те обязанности, которые отведены женщине в патриархальной семье.

Разделения обязанностей в таких семьях как такового не предполагается. Все (что касается ведения хозяйства) ложится на плечи одного из супругов.

Но в современном обществе можно встретить эгалитарный тип семей. Этот вариант можно назвать самым демократичным, муж и жена как партнеры , работают слаженно на благо общим интересам: оба зарабатывают, сколько получается, вместе занимаются хозяйственными делами – обычно по принципу «мне это не так неприятно» или «у меня есть свободное время».

На каких принципах базируется разделение обязанностей в семье эгалитарного типа?

Решить, кто и что будет выполнять, даже в семьях с «процветающей демократией» бывает не так просто. Но основные принципы сводятся к следующему:

1. Делать то, что больше нравится. Бывают мужчины, которые очень любят готовить, но ненавидят убирать со стола. Или наоборот. Конечно, здесь можно поспорить, ведь иногда не хочется делать вообще ничего. Тогда нужно разделять обязанности по договоренности: кто-то один готовит, значит, другой моет посуду. Если у вас есть дети, то можно доверить им мытье посуды, а также приучать к тому, чтобы они помогали готовить. Это окажется полезным воспитательным методом и в будущем они скажут вам спасибо.
2. Не разделение, а чередование обязанностей в семье . Это означает, что не нужно разграничивать четко: жена – готовит, моет посуду, протирает пыль; муж – стирает, выносит мусор, чистит картошку. Здесь предлагается меняться ролями. Это позволит немного отвлечься и не воспринимать какую-то обязанность как рутинную. Еще один вопрос встает – как можно чередовать домашние дела, если, например, мужчине совсем не нравится возиться у плиты. Можно сделать исключение для какой-то одной работы. И отсюда – следующий принцип.
3. У кого что лучше получается. Бывает так, что один человек просто идеально гладит рубашки. И совсем не обязательно, что это женщина. Возможно, ваш благоверный отлично справляется с этим трудным делом. Может, его приучили родители или он долгое время жил холостяком. В общем, как бы то ни было, такой принцип тоже неплохо работает.

(function(w, d, n, s, t) { w[n] = w[n] || ; w[n].push(function() { Ya.Context.AdvManager.render({ blockId: "R-A-141708-2", renderTo: "yandex_rtb_R-A-141708-2", async: true }); }); t = d.getElementsByTagName("script"); s = d.createElement("script"); s.type = "text/javascript"; s.src = "//an.yandex.ru/system/context.js"; s.async = true; t.parentNode.insertBefore(s, t); })(this, this.document, "yandexContextAsyncCallbacks");

Как схитрить?

Многим женщинам вопрос про разделение обязанностей в семье буквально покоя не дает. Это бывает, когда мужчина считает, что он «не должен» делать «женские дела». И полагает, что может просто прийти домой, растянуться на диване и смотреть телевизор.
А вы, вымотавшись на работе, приступаете к уборке, готовке, проверяете уроки у детей, в общем, крутитесь, как белка в колесе. Понятно, почему вы становитесь раздражительной, можете даже затеять скандал. Только это ни к чему не приведет. Ни к чему хорошему.

Здесь нужно действовать хитро. И слов про разделение обязанностей в семье даже не нужно говорить. Просто попытайтесь, например, в выходной день затеять какой-нибудь «пир», если у вас есть дети. И готовьте что-нибудь всей семьей. Превратите это в игру.

А если детей пока нет, можете предложить ему вместе приготовить какое-нибудь супер-эротичное блюдо на ужин. А потом при случае похвалите его, что у него намного лучше получалось что-то, чем даже у вас!

Не нужно приказывать, достаточно при помощи «пряника» умело воздействовать – и тогда хотя бы раз в неделю сможете отдыхать от готовки.

Многие мужчины к разделению обязанностей в семье относятся крайне негативно. Не хотят ничего делать из «женского», но при этом свои «мужские» тоже забывают. Забить гвоздь, прибить полку, передвинуть мебель.

Конечно, многие «отчаянные домохозяйки» и на такое способны без мужских рук, но это точно неправильно. И не кричите на него, а просто притворитесь, что попытались передвинуть кресло и потянули спину. Конечно, это не лучшая шутка, зато мужчина точно поймет, что это – явно не женское дело.

Итак, главное в деле разделения обязанностей не начать ругаться друг с другом . Вы ведь, как никто, знаете своего супруга. Выбирайте наиболее подходящий способ в соответствии с особенностями его характера.

Кому за 30 – клуб для женщин после 30.

yandex_partner_id = 141708; yandex_site_bg_color = "FFFFFF"; yandex_ad_format = "direct"; yandex_font_size = 1; yandex_direct_type = "vertical"; yandex_direct_limit = 2; yandex_direct_title_font_size = 3; yandex_direct_links_underline = true; yandex_direct_title_color = "990000"; yandex_direct_url_color = "333333"; yandex_direct_text_color = "000000"; yandex_direct_hover_color = "CC0000"; yandex_direct_sitelinks_color = "990000"; yandex_direct_favicon = true; yandex_no_sitelinks = false; document.write(" ");

Два подхода к формированию отдела документационного обеспечения управления. Как определить объем документооборота и динамику его роста? Приведение численности персонала службы ДОУ в соответствие с нормами. Распределение функций между сотрудниками. Планирование взаимозаменяемости работников

Залог полноценно работающей службы документационного обеспечения управления компании - правильная организация отдела и грамотное распределение обязанностей между его сотрудниками. В настоящей статье рассматриваются подходы к анализу и пересмотру выполня­емых службой ДОУ функций, определению численности персонала путем расчетов, распределению задач и организации взаимозаменяе­мости работников службы как в общем, так и на примере условной компании.

Евгения Кожанова,

эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела

© Е. Кожанова, 2013

Традиционно существуют два подхода к формирова­нию отдела документационного обеспечения управ­ления.

Первый - когда отдел планируется заранее, а количество и функционал работников, должностные инструкции разраба­тываются до того, как подразделение будет создано. Но этот подход встречается нечасто, не говоря уже о том, что проек­тирующий должности менеджер не застрахован от ошибок, исправление которых в уже готовом отделе всегда занимает много сил, времени и средств.

Второй подход куда более распространен: здесь отдел раз­вивается спонтанно, часто «вырастая» из одного секретаря. Компания не стоит на месте, и однажды секретарь перестает справляться с объемом работы. Тогда нанимается делопроизво­дитель, который берет на себя часть его функций. Через неко­торое время в компании появляется еще один делопроизво­дитель, затем еще один... Недостатком этого подхода к формированию канцелярии является то, что функции между работниками отдела распределяются неравномерно, часто пере­секаются, и порой трудно определить, кто за какой участок работы отвечает. Нельзя не согласиться, что таким образом формируются отделы в подавляющем большинстве предприятий.

Между тем численность сотрудников службы ДОУ и рас­пределение функций поддаются расчету, в основе которого лежит, во-первых, количество делопроизводственных процессов и объем документооборота компании, во-вторых, затраты вре­мени на то или иное действие.

Работу по распределению обязанностей лучше всего про­изводить поэтапно, разделив весь процесс на пять шагов:

Шаг 1 - определение процессов делопроизводства, при­меняемых в организации.

Шаг 2 - определение объема документооборота и дина­мики его роста.

Шаг 3 - приведение численности персонала службы ДОУ в соответствие с нормами.

Шаг 4 - распределение функций между сотрудниками.

Шаг 5 - планирование взаимозаменяемости работников.

Определение процессов делопроизводства, применяемых в организации

Начать следует с перечисления общего круга задач отдела ДОУ Какие именно функции выполняют его работники? Здесь же целесообразно подумать, какие процессы делопроизводства не выполняются в компании, но их явно не хватает, а также какие из процессов являются лишними и могут быть упразднены.

Результаты проведенного исследования можно свести в простую таблицу. Для примера возьмем самые основные про­цессы:

Как видно из примера, в канцелярии нашей условной ор­ганизации работают секретарь и делопроизводитель. Большин­ство функций поделены между ними, кроме регистрации до­кументов и разработки номенклатуры дел. Конечно, такой подход к регистрации некорректен, плохо поддается контролю и неудобен как самим специалистам, так и их коллегам-испол­нителям. В будущем эту проблему нужно устранить.

Допустим, перечисленных процессов организации недо­статочно. Менеджер хочет добавить к ним еще несколько:

Наконец, руководитель принимает решение исключить из перечня существующих процессов делопроизводства отправку документов факсимильной связью, а также создание копий, не требующих заверения, и возложить эти функции на исполни­телей.

Таким образом, наша задача - распределить между работ­никами канцелярии условной компании следующие функции:

1. Прием и предварительное рассмотрение входящих документов.

2. Регистрация входящих документов.

3. Контроль оформления исходящих документов.

4. Регистрация исходящих документов.

5. Отправка документов по почте.

6. Регистрация внутренних документов.

7. Контроль оформления документов, представляемых на подпись руководителю.

8. Представление документов на подпись руководителю.

10. Контроль исполнения документов.

11. Заверение копий документов.

12. Разработка номенклатуры дел.

13. Организация хранения документов.

14. Разработка, внедрение и ведение Табеля и Альбома унифицированных форм документов.

15. Разработка и внедрение локальных нормативных актов, регламентирующих процессы делопроизводства.

* См.: статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», вступившего в силу с 01.01.2013.

Определение объемов документооборота и динамики его роста

После того как все процессы делопроизводства, актуальные для конкретной организации, выявлены, нужно определиться с объемом документов относительно каждого из них.

Приведение численности персонала службы ДОУ в соответствие с нормами

Традиционно предлагаются две методики расчета численности работников отдела ДОУ. Первая, разработанная НИИ труда, более проста и определяет оптимальное количество сотрудников в за­висимости от объема документооборота и количества исполнителей.

Рассчитаем количество персонала отдела ДОУ в компании по формуле:

0,00016 х Д 0,98 х Р 0,1 ,

где 0,00016 - постоянный коэффициент, отражающий средний уровень производительности труда работников де­лопроизводства,

Д - объем документооборота, подсчитанный нами выше,

Р - количество работников организации.

Допустим, Р = 100, тогда:

0,00016 х 13270 0,98 х 100 0,1 = 0,00016 х 10975 х 1,6 = 2,8.

Таким образом, при существующем объеме документо­оборота количество работников в отделе ДОУ условной ком­пании - три человека.

Вторая методика изложена в Межотраслевых укрупнен­ных нормативах времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Министерства труда России от 25.11.1994 № 72) и ставит количество персона­ла в отделе в зависимость от норм времени, необходимого на совершение одной операции. Нормы времени можно найти также в следующих документах:

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23);

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспе­чению управления (утв. постановлением Министерства

труда РФ от 10.09.1993 № 152).

Конечно, нормы времени, затрачиваемого на выполнение делопроизводственных операций, предлагаемые перечислен­ными документами, весьма усредненные, поэтому следовать им бездумно не стоит. Один и тот же процесс в одной орга­низации может занимать 2 мин, а в другой - 10 мин. Кроме того, указанным документам уже довольно много лет, и тех­нологии работы канцелярий за это время существенно из­менились. Поэтому при проектировании функционала ра­ботников не обойтись без собственного исследования.

Если фактически в отделе работает больше человек, чем получилось в результате расчетов, рекомендуем обратить вни­мание на загруженность каждого из них. Проанализировать этот фактор помогут такие методы исследования, как фото­графия рабочего дня, не стоит сбрасывать со счетов и момент-ные наблюдения. Возможно, нагрузка среди работников рас­пределена неравномерно, или же работы попросту на всех не хватает (бывает и такое). Так или иначе, чтобы не потерять людей, отделу придется позаботиться о расширении круга сво­их обязанностей.

Распределение функций между сотрудниками

Приступая к распределению функций между работниками от­дела, следует учитывать их квалификацию, опыт, умения и навыки, а также знание деловых традиций конкретной компа­нии. Также не будем забывать и о том, что служба ДОУ может быть «рассыпана» по всей организации: в нее входят секретари, чье место в приемной руководителя, а не в канцелярии. В свя­зи с этим специфика работы делопроизводителя и секретаря будет существенно отличаться, и это тоже нужно учитывать.

Например, если секретарь часто отлучается по заданию директора, то не стоит передавать ему функцию приема и регистрации документов - ведь эта работа должна быть выполнена здесь и сейчас. Зато всю систему контроля ис­полнения документов секретарь может взять на себя, со­кратив тем самым путь документа от директора к испол­нителю.

Вернемся к нашему примеру. Итак, в службе ДОУ условной организации согласно нормам должны работать три человека. Двое у нас уже есть - это секретарь и делопроизводитель.

Секретарю целесообразно передать:

контроль оформления документов, представляемых на подпись руководителю;

представление документов на подпись руководителю;

направление документов на исполнение;

контроль исполнения документов.

Вся эта деятельность связана с работой с директором и исполнителями, которых назначает директор. Кроме того, эти задачи не требуют немедленного исполнения, и секретарь смо­жет сам планировать свой день, оставив время для приема посетителей, организации совещаний, выполнения поручений руководителя и прочих обязанностей, напрямую не связанных с делопроизводством.

Делопроизводитель получит в сферу своей ответственности следующие процессы:

прием и предварительное рассмотрение входящих документов;

регистрация входящих документов;

контроль оформления исходящих документов;

регистрация исходящих документов;

отправка документов по почте;

регистрация внутренних документов;

заверение копий документов.

Таким образом, третьему работнику отдела достанутся следующие функции:

разработка номенклатуры дел;

организация хранения документов;

разработка, внедрение и ведение Табеля и Альбома унифицированных форм документов;

разработка и внедрение локальных нормативных актов, регламентирующих процессы делопроизвод­ства.

На заметку!

Нельзя забывать, что вы­полнение обязанностей отсутствующего работника -оплачиваемая деятельность, регулируемая Трудовым кодексом. Согласно ст. 151 ТК РФ, за это полагается доплата, размер которой устанавливается по соглаше­нию сторон.

Очевидно, что эта работа требует специальных знаний и опыта. Исходя из этого, менеджер должен разработать профиль должности, определить компетенции будущего работника, ини­циировать внесение изменений в штатное расписание и запус­тить процесс подбора персонала.

Планирование взаимозаменяемости работников

Распределяя задачи между работниками отделов, обязательно следует подумать и о взаимозаменяемости работников на слу­чай командировки, отпуска или больничного кого-либо из них. В случае отсутствия на работе каждого из работников его функ­ции берут на себя коллеги по отделу. Не обязательно в полном объеме: возможно, решаться будут только оперативные задачи, но простоев быть не должно. В идеале каждый работник должен точно знать, кто и в какой степени в экстренном случае вре­менно возьмет на себя обязанности отсутствующего.

Работа по распределению обязанностей между работника­ми службы ДОУ на этом не завершается. В течение некоторого времени после того, как переформированный отдел приступит к своим обязанностям, за ним следует пристально наблюдать: все ли было учтено, нет ли перегибов, не получилось ли так, что кто-то из сотрудников «зашивается», а у другого сплошные простои. Кроме того, с ростом компании растет и объем дело­производства, за этим тоже надо следить и вовремя реагировать, корректируя функционал и численность работников.

Как просто жилось в те времена, когда главной задачей мужчины было «притащить мамонта», а на женские плечи ложились все заботы о домашнем очаге. В наши дни дамы нередко «ходят на охоту», то есть работают, не меньше своих супругов. А это значит, что старая система давно не актуальнат. В противном случае, если женщина впридачу к работе еще и домашний очаг целиком на себя возьмет… Безусловно, она выдержит, не зря о силе духа представительниц прекрасного пола слагаются легенды. Но вот будет ли мир в такой семье, где один ее член, выбиваясь из сил, выполняет больше дел, что остальные, вместе взятые? Думается, что такой союз вряд ли можно назвать полноценным и счастливым. Поэтому распределение домашних обязанностей в семье просто необходимо. К тому же бытовые хлопоты позволяют ее членам сблизиться. Ведь семье, где постоянно присутствуют взаимопомощь и взаимовыручка, ничего не страшно!

Распределение обязанностей в семье

Распределение обязанностей в семье дело очень полезное. Вы когда-нибудь задумывались почему возникают ? Нередко ошибка семей заключается в том, что они изначально не договариваются, кто чем должен заниматься. В итоге и получается, что один человек добровольно берет на себя львиную часть работ и обижается на отсутствие инициативы со стороны остальных. И если ни у кого нет конкретных обязанностей, очень сложно разобраться, кто прав, кто виноват. Поэтому необходимо как можно быстрее разделить «зоны ответственности». Ведь наличие понятия «мои обязанности» дисциплинирует человека, который начинает без напоминаний выполнять то, что за ним закреплено. А если дела абстрактны, и ими можно заниматься, а можно и не заниматься, ответственность снижается.

Как распределить обязанности в семье? Если вы ждали конкретной схемы, наглядно повествующей о том, кто чем должен заниматься, то спешим вас разочаровать – ее нет и не будет. Ведь в каждой семье свои порядки и правила. А значит, и обязанности должны распределяться исходя из конкретного случая. Но как это сделать, мы разберемся.

Для начала вам придется потратить несколько вечеров, чтобы составить подробный список всех домашних дел. Это может показаться устрашающим, но если сначала расписать все бытовые заботы «по темам», то становится значительно легче. Так, например, категории домашних дел могут быть следующими:

• продукты (покупка, ревизия, запасы и т.д)
• порядок в квартире (ежедневная и , мелкие дела по поддержанию порядка, мытье посуды, ремонт)
• приготовление пищи
• ремонт бытовой техники
• стирка и глажка
• дети (контроль их , приготовление с ними домашних заданий, прогулки и игры, сопровождение чада в детский сад/школу, родительские собрания в учебном учреждении)
• домашние животные (уход за ними, кормление, прогулки, посещение врача и т.д)

Это примерный список. Если в вашей семье существуют бытовые хлопоты, которые бы можно было выделить в отдельную категорию, вы можете дополнить перечень.

Также следует отметить, что домашние дела бывают регулярными (мытье посуды, готовка и т.д) и временными (генеральная уборка, ремонт). Таким образом, заботы в каждой категории будут поделены на две группы.

И теперь необходимо начинать распределение домашних обязанностей. Вряд ли можно встретить семью, в которой вообще никто ни за что не отвечает. Наверняка и в вашей за каждым ее членом уже закреплены какие-то дела – можете смело вносить пометки в список. Осталось лишь разделить оставшиеся обязанности. Здесь нужно учесть два фактора:

• интерес к тому или иному делу

Согласитесь, что обязанности жены в семье должны все же подразумевать преобладание сугубо «женских дел». Как и мужчина вряд ли захочет выполнять откровенно «немужскую» работу. Поэтому начать распределение нужно именно по половому признаку. Не забудьте закрепить какие-то дела по дому (и регулярные, и временные) и за детьми! В данном случае, помимо пола, необходимо учитывать и возраст.

У вас остался список «общих» дел, которыми могут заниматься и мужчина, и женщина, и дети. Распределите их между членами семьи.

Важно учитывать, насколько та или иная работа по дому приятна конкретному человеку. Например, если тот или иной член семьи терпеть не может дело, которое ему хотят поручить, лучше его не неволить. В конце концов, список большой, и он может выбрать для себя заботы, которые если и не приносят ему огромного удовольствия, то хотя бы не противны. И не бойтесь споров во время составления «графика домашних дел» - они наверняка будут. Это не страшно. Зато это избавит вас от разногласий в будущем!

Необходимо понимать, что у каждого человека бывают форс-мажоры. И если ваш супруг вынужден несколько дней подряд пахать на работе в две смены, вы вполне можете в это время взять обязанности мужа в семье на себя. Как и жена, если она лежит с температурой под 40, не должна бегать по квартире с пылесосом. Но причина кратковременной невозможности выполнять свои обязанности действительно должна быть уважительной.